ACUERDO 04 DE 2019
TÍTULO1: DISPOSICIONES LEGALES
Artículo1: AMBITO DE APLICACIÓN
La administración pública
Entidades territoriales que se creen por LEY
Entidades privadas que cumplen con funciones públicas
Los organismos regulados por la Ley 594 de 2000
Artículo 2: ALCANCE
Las tablas de retención documental se deben aplicar en los documentos con soporte de: PAPEL O ELECTRÓNICO
Las tablas de valoración se deben aplicar a fondos documentales acumulados
ARTÍCULO 3: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
Está a cargo de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en la archivista, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.
Artículo 4: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La elaboración de las TRD Y TVD debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura orgánico- funcional de la empresa
El principio de procedencia el proceso de gestión documental de la entidad
TÍTULO 3: PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN
Artículo 9: PRESENTACIÓN
La publicación de las TRD Y TVD no solo se debe hacer internamente, también a publicarse en la página web
Artículo 10: PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES
Debe hacerse dentro de los 30 días el organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentaran las TDR para evaluarse por el secretario general
Si la publicación no es satisfactoria o no cumple con los requisitos se darán 30 días más para su arreglo; se haran SANCIONES y se deben someter de nuevo al CONSEJO DEPARTAMENTAL O DISTRITAL
TÍTULO 4: EVALUACIÓN Y CONVALIDACIÓN
Artículo 11: EVALUACIÓN TÉCNICA Y AJUSTES
En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las tablas para evaluarlas
Con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expendidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente
Artículo 12: OBLIGATORIEDAD PARA LA REALIZACIÓN DE AJUSTES
Las entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para presentar la revisión y convalidación de conformidad
Los ajustes y modificaciones son de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran sanciones
TÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Artículo 13: IMPLEMENTACIÓN
Una vez aprobadas y convalidas las entidades deberán proceder a su implementación es obligatorio que se haga de esta forma
Artículo 14: ACTUALIZACIÓN
Existen cambios en la estructura orgánica de la entidad
Existen cambios en las funciones
La entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación
Se producen cambios en el marco normativo del país
Se trasforman tipos documentales físicos en electrónicos
Se generan nuevas series y tipos documentales
Se hacen cmabiso de criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de documentos
Artículo 15: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
La eliminación de documentos ya sean físicos o electrónicos se debe hacer teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las tablas, si el AGN lo considera puede revisar las tablas en cualquier momento y modificarlas si detecta que hay errores
TÍTULO 6: DISPOSICIONES FINALES
Artículo 16: INSPRECCIÓN Y VIGILANCIA
El AGN podrá revisar las tablas en cualquier momento así ya hallan sido aprobadas por el Comité Interno de Archivo y convalidas por el consejo Departamental o Distrital de archivos
Artículo 17: SANCIONES
Si no se siguen las normas del acuerdo se harán sanciones de acuerdo con el artículo 35 de la Ley 594 de 2000
Artículo 18: USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de tal forma que facilite el control y registro de las series y tipos documentales
Artículo 19: OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS
Es responsabilidad de las superintendencias en los distintos sectores, solicitar la conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos
La elaboración de las TRD y las TVD para lo cual deberán coordinarse con el Archivo General de la Nación
Artículo 20: TRANSITORIO
Las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas
Cumplen con sus tablas debidamente aprobadas por el Cómite Evaluador del AGN o por los consejos territoriales de Archivos antes del Decreto 2578 del 2012
Artículo 21
Es importante saber que el presente acuerdo rige a partir de su publicación y las normas
En especial los acuerdos; 09 de 1995, 06 de 1996, 02 de 1997, 09 de 1997 y 039 de 2002
TÍTULO 2: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TRD Y TVD
Artículo 5: ELABORACIÓN
La elaboración de las TRD Y TVD se debe elegir por el "Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental" aprobado por el AGN
Artículo 6: CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
Se debe reflejar criterios como la idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma mas transparente posible.
Artículo 7: FIRMAS RESPONSABLES
Las tablas deberán se suscritas por el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía
Artículo 8: APROPIACIÓN
La apropiación debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD