Decreto 2609 de 2012
Decreta (Capitulo I)
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Comprende
Artículo 1°: Ámbito de aplicación
la Administración Pública en sus diferentes niveles
Nacional
Distrital
Departamental
Municipal
Artículo 2°: Tipos de información
Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas
se conserva en
Documentos de Archivo (físicos y electrónicos)
Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
Sistemas de Información Corporativos
Sistemas de Trabajo Colaborativo
Sistemas de Administración de Documentos
Sistemas de Mensajería Electrónica
Portales intranet extranet
Sistemas de Bases de Datos
Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc
Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
Uso de tecnologías en la nube
Artículo 3°: Responsabilidad
Está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado
Por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas
Artículo 4°: Coordinación
Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos
Deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
Artículo 5°. Principios del proceso
La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.
A) Planeación
B) Eficiencia
C) Economía
D) Control y seguimiento
E) Oportunidad
F) Transparencia
G) Disponibilidad
H) Agrupación
I) Vínculo archivístico
J) Protección del medio ambiente.
k) Autoevaluación
l) Coordinación y acceso
M) Cultura archivística
N) Modernización
O) Interoperabilidad
P) Orientación al ciudadano
Q) Neutralidad tecnológica
R) Protección de la información y los datos
Artículo 6°: Componentes de la política
Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.
A) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
B) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte
C) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación
D) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad
E) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información
Artículo 7°: Etapas de la gestión
Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.
A) Creación
B) Mantenimiento
C) Difusión
D) Administración
Artículo 8°: Instrumentos archivísticos
La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.
A) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
B) La Tabla de Retención Documental (TRD)
C) El Programa de Gestión Documental (PGD)
D) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)
E) El Inventario Documental
F) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
G) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
H) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad
I) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
Artículo 9°. Procesos de la gestión
La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
A) Planeación
B) Producción
C) Gestión y trámite
D) Organización
E) Transferencia
F) Disposición de documentos
G) Preservación a largo plazo
H) Valoración
