Gestión de la información
para el mantenimiento

Es el conjunto de actividades que permiten identificar y adquirir bienes y servicios que la empresa requiere para su operación, ya sea fuentes internas o externas, su misión es suministrar estos recursos por lo que adquiere una importancia fundamental en el desempeño de la organización.

1. Mantener la continuidad de abastecimiento
2. Evitar deterioros, suplicaciones, desperdicios, buscando la calidad adecuada
3. Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales
4. mantener bajos costos para la producción

Ciclo de abastecimiento
1.-Proveedores
2.- Recepción

3.- Almacenamiento
4.- Control de stock
5.- Inventarios
6.- Compras

Jefe de inventario
1. Idear formas para optimizar los procedimientos de control de inventarios
2. Inspeccionar los niveles de suministros y materias primas de la empresa para detectar si existe desabastecimiento
3. Garantizar que las existencias de productos sean adecuadas para todos los canales de distribución y puedan cubrir la demanda de los clientes

4. Registrar entregas y envíos diarios para conciliar el inventario
5. Usar software para supervisar la demanda y documentar las características del inventario
6. Cursar pedidos para reponer existencias evitando insuficiencias o un excedente excesivo

Factores a considerar para el control de inventarios.
1. ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?
2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
3. ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

Organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado comparando la línea base para la medición del desempeño. Los informes deben suministrar información sobre el avance y el estado, con el nivel de detalle que requieran los diferentes interesados

Un informe de estado simple puede mostrar información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área (por ejemplo, el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).

Subtopic

¿Qué es?

Es el órgano auditor de Mantenimiento, reporta
directamente al jefe sé encargada de planificar
,programar, coordinar y documentar los eventos de
mantenimiento y sus costos de equipos.

Ordenar: la información técnica e histórica del equipo para
efecto de tener la data completa y clasificada cuando se requiera.

Registrar: cualquier tipo de información relacionada a los equipos
(características, ordenes de trabajo, repuestos, etc).

Planificar: según la criticidad, prioridad o la disponibilidad de los recursos logísticos o de mano de obra, las tareas de mantenimiento preventivo, correctivo, inspecciones, lubricación, etc.

Programar: todas las tareas a ejecutarse entregando al área operativa de mantenimiento listados detallados

Analizar: obtener una serie de reportes y kpi´s generales o especializados, estos deben ser analizados con el fin detectar errores y de elaborar planes para la rectificación.

Reportar y comunicar: reportar a la gerencia o superintendencia de mantenimiento sobre las situaciones anormales encontradas a fin de darle elementos de juicio necesarios para la toma de decisiones.

Ficha técnica: técnica es un documento en el que se detallan las características o funciones de un determinado objeto, producto o proceso. Funciona como una herramienta para trasmitir los datos más relevantes sobre un tema específico.

Contiene información resumida y de utilidad, que varía según la finalidad y tipo de ficha. Existen fichas técnicas de: películas, alimentos, países, modelo de automóviles, medicamentos, personas.

Es importante que contenga información que aporte datos claros y exactos. Puede contar con datos duros como estadísticas, fechas, códigos; o datos blandos como la descripción de un objeto, el color, las comodidades.

Uno de los retos de la gestión de proyectos es la gestión de tareas, o sea gestionar en cada momento lo que el equipo del proyecto debe hacer y hacer seguimiento del avance de este trabajo

El objetivo la orden de la orden de trabajo es servir como documento base sobre el que sustentar cualquier actividad operativa.

El jefe de mantenimiento tiene que crear métodos de mantenimiento adecuado, asegurar el correcto funcionamiento de la maquinaria, instalaciones y herramientas de trabajo, coordinar las acciones del mantenimiento preventivo.

El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial para suministrar a la unidad de planificación la información necesaria . El sistema de información debe contener información referente a: nombre del personal, fecha de contratación, especialidad, salario, cargo, código de la especialidad, estado de la especialidad (asignación, vacaciones, médico, en servicio), entre otras.

Los resultados del estudio muestran una escasa inclinación hacia el registro de la información de los trabajadores por parte de la gestión de mantenimiento, ya que esta responsabilidad se considera propia del departamento de recursos humanos, lo cual desde el punto de vista del manejo de la información para la planificación y el control de las actividades de mantenimiento representa una gran debilidad, dado que de la administración apropiada de este recurso depende en gran medida la eficiencia de la gestión de mantenimiento.

Una base de datos (database) almacena datos y los conecta en una unidad lógica junto a los metadatos necesarios para su procesamiento. Las bases de datos son instrumentos de gran utilidad para gestionar grandes ficheros y facilitar la consulta de información.

La busqueda rapida: La búsqueda de información o relaciones dentro de una gran cantidad de datos es típicamente mucho más rápida, utilizando una base de datos en vez de Excel o algún otro software de hoja de cálculo.

Varios Usuarios: Una base de datos puede ser accedida por múltiples usuarios al mismo tiempo. Esto es especialmente beneficioso para las grandes empresas con muchos empleados, quienes necesitan acceso a los mismos datos al mismo tiempo

Portabilidad Una base de datos con la configuración adecuada, se puede acceder desde cualquier parte del mundo a través de Internet, permitiendo a los empleados que viajan a acceder a los datos necesarios fuera de la oficina.

Longevidad Los datos almacenados en una base de datos electrónica se pueden utilizar en un nuevo sistema de gestión de bases de datos (DBMS, por sus siglas en inglés) de software en cuanto se publique. Con muy pocas excepciones, todos los nuevos software de DBMS funcionarán en las bases de datos existentes

Flexibilidad: Con el uso de diferentes vistas, que son representaciones de datos personalizadas, cada usuario tiene la posibilidad de ver los datos de la manera que mejor los beneficie. Además, los datos pueden ser referenciados por muchas aplicaciones diferentes.

DESVENTAJAS DE LAS BASESDE DATOS:
1.Tamaño, espacio. Una BD suele requerir mucho espacio en disco, suelen volverse pesadas.

2. Son un producto complejo, por lo que no toda persona será capaz de manipularla y/o ponerse al cargo de su mantenimiento.

3. Costo. Algunos gestores y productos de bases de datos suelen ser costosos. Tales como Oracle, DB2, Etc.

4. Requieren de capacitación, asesoría y acompañamiento para enseñar su manejo.

5. Se requiere de una persona para que esté al tanto del mantenimiento o de fallos.

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS:
1. Las bases de datos permiten obtener información en forma más sencilla.

2. Obtener información estructurada.

3. Compartir información en forma simultánea con otros usuarios o con otras bases de datos.

4. Facilita la estandarización de procesos, nombres de registros, etc.

5. Permite controlar la duplicidad de datos (redundancia)