GESTION DOCUMENTAL DEL APROVISIONAMIENTO

Se contacta con los proveedores  para solicitar su catálogo de productos y el listado de precios, así como las condiciones de entrega y de pago, entre las condiciones principales.

Se comparan las condiciones y precios de los distintos proveedores consultados y se selecciona aquel que se adecúe mejor a los baremos establecidos por la empresa.

Se negocian de forma concreta las condiciones de compra.

Los nuevos sistemas GPS y el software especializado de gestión de mercancías permiten localizar cada pedido en tiempo real.

Al llegar al almacén se somete al correspondiente control de calidad, comprobar lo solicitado y confirmar los requisitos establecidos.

el proveedor emitirá la correspondiente factura con la obligación de pago en las condiciones pactadas.

El servicio posventa es el encargado de solucionar estas cuestiones y garantizar la calidad del proceso, lo que fortalece la relación entre proveedor y cliente.

El proveedor transmite su oferta mediante un presupuesto, en el que detalla toda la información.

Es necesario formalizar un contrato de compraventa que recoja todas las condiciones de la compra, como el pago, la entrega, el seguro y las especificaciones, según los productos objeto de la operación

Debe ser contrastado con la mercancía en el control de calidad y con el pedido para comprobar que todo coincide.

Este documento es expedido por la empresa de transporte, justifica la recogida de la mercancía y garantiza su entrega al comprador.

Tras ser recepcionada y una vez superado el control de calidad, la mercancía se registra en el sistema para ser identificada, catalogada y enviada a su posición dentro del almacén.

Finalizado el proceso de recepción, comprobación y control de la mercancía, el proveedor emite el documento que recoge la obligación de pago: la factura.

 Documento en el que se expresa la disconformidad del cliente con la mercancía recibida y se hace constar la infracción de las condiciones acordadas en el pedido o en el contrato de compraventa.

El factoring consiste en traspasar las facturas de una empresa a una entidad financiera (factor) para obtener de manera inmediata el dinero, con lo que será esta la encargada de la cobranza futura de las mismas.En cuanto al confirming, equivale a un pago certificado, con la diferencia respecto al facto ring de que en esta modalidad el banco avala el pago al proveedor. Se puede decir que es un «factoring inverso», ya que lo inicia el cliente para poder adaptarse a las condiciones de pago del proveedor, siendo la entidad financiera quien gestiona el pago de sus compras.

Es una factura sin validez fiscal ni contable que acompaña a la mercancía con el fin de facilitar el cálculo de aranceles y de las distintas tasas en función del valor de la mercancía.

Es la autorización para la retirada o el embarque de las mercancías.

Es un documento justificativo del origen europeo para exportar a aquellos países con los que la Unión Europea mantiene acuerdos preferenciales. De este modo, si la mercancía se acompaña del correspondiente DUA, puede acogerse al régimen arancelario preferencial y pagar menos derechos de aduana.

Certificado emitido por la Cámara de Comercio y utilizado por las empresas vendedoras para acreditar el origen de una mercancía.

Documento de transporte marítimo o aéreo con las mismas funciones que la carta de porte en el transporte terrestre. Sirve de contrato de transporte de mercancías en buque o avión entre el cargador, el consignatario de la carga y el transportista.

Se trata de la gestión de medios de cobro entre entidades en el ámbito internacional. Los inconvenientes de esta modalidad de pago (remesa documentaria o carta de crédito) son el nesgo de aceptar una documentación falsa o una mercancía dañada o que no se corresponde con lo solicitado, al no poder ser examinada antes de efectuar el pago.

Sistema telemático de compraventa para gestionar todo el proceso de aprovisionamiento, automatizando sus etapas, desde la emisión del pedido hasta el servicio posventa, y posibilidad de realizar de forma automática el reaprovisionamiento.

El E-Sourcing funciona como una plataforma de comercio electrónico en la que se gestionan y negocian ofertas con los proveedores y se participa en subastas de artículos o servicios.El comprador informa sobre su necesidad de adquirir determinado producto o servicio bajo una serie de condiciones. A partir de esta demanda, los proveedores de un mercado determinado reciben un aviso y comienza el proceso de negociación y selección del proveedor.

Una vez seleccionados los proveedores óptimos gracias a las herramientas de ESourcing, a través del sistema E-Tendering se envía la solicitud de información (RFI) y la solicitud de cotización (RFQ) vía Internet. Esta herramienta reduce el tiempo dedicado al proceso de comunicación entre comprador y proveedor.

El sistema EDI o Electronic Data Interchange, que permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de los participantes en una relación comercial.

El coste de pedido comprende los gastos administrativos en los que incurre el departamento de compras por emitir la orden de compra y hacerse cargo de la expedición.

El almacenamiento de la mercancía supone gastos para la empresa, ya que requiere de insta- (aciones, equipos y mano de obra para manipular y mantener en adecuadas condiciones las materias y los productos. Estos costes incluyen el importe de las inversiones, alquileres, amortizaciones, tributos, suministros, mantenimiento y gastos de personal que, al Igual que en el coste de pedido, se imputarán a las unidades compradas y almacenadas.

Si la empresa utiliza medios propios para transportar la mercancía, el coste de la distribución comprenderá el importe de la compra de vehículos, los costes de amortización, los seguros, los tributos, los gastos de personal, el mantenimiento y las reparaciones. En el caso de subcontratar la distribución con otra empresa, igualmente se tendrá que hace frente al coste del transporte y al pago de un seguro.

Para medir el grado de calidad de desempeño de los objetivos establecidos por las empresas.

Analiza los recursos invertidos para evaluar si cumple con los objetivos marcados.