iso 15489

Federación
Mundial

Comité Técnico ISO/TC 46

Información y
Documentación

Subcomite SC 11

Archivos/Gestión de registros

ISO 5127

Documentación
e información

Vocabulario

ISO 9001

Sistemas de
Gestión de calidad

Requisitos

ISO 14001

Sistemas de
Gestión Medioambiental

Especificaciones

Directrices

PRINCIPIO

REGULACIÓN

TODOS LOS

FORMATOS

SOPORTES

Establecimiento

Politicas

Normas

Asignación

Responsabilidades

Competencias

Fijación

Procedimientos

Directrices

Servicios

Gestión

Uso

Sistemas especializados

Diseño

Implementación

Administración

Integración

Gestión en sistemas

Procesos

ORGANIZACIONES

Definir

Documentar

Creación

Gestión

APROBADA

Nivel más
alto de decisión

SISTEMA G

ORGANIZACIONES

Documentos

Politicas

Procedimientos

Procesos

ACCESO

Derecho-Modos-
Medios

Localizar

Usar

Recuperar

RESPONSABILIDAD

Explicación a los
responsables por
sus acciones

TRAZABILIDAD DE
LAS ACCIONES

Controlar e imponer

Etapas

Asuntos a
quienes
realizan una
actividad

Plazos

AUTORIDAD
ARCHIVÍSTICA

Servicio o
programa responsable

Selección

Adquisición

Conservación

Concesión de
autorizaciones

Institución

CLASIFICACIÓN

Identificación
Sistematica

Categorias

Convenciones

Métodos

Reglas

CONVERSIÓN

Cambio de

Soporte

Formato

DESTRUCCIÓN

Proceso

Eliminación

Borrado

DISPOSICIÓN

Procesos aplicados a

Transferencia

Destrucción

Conservación

DOCUMENTO

Información u
objeto que puede
ser tratado como unidad

INDIZACIÓN

Proceso que
establece puntos
de acceso para recuperar
la información del doc

METADATOS

Datos que
describen

Contexto

Contenido

Estructura

MIGRACIÓN

Trasladar documentos
de un sistema a otro

Manteniendo

Autenticidad

Que se puede
probar

Es lo que
afirma ser

Creado o
enviado

Persona que
afirma haberlo
creado o enviado

En el momento
que se afirma

Integridad

Caracter
completo e
inalterado

Protegido contra
modificaciones no
autorizadas

Fiabilidad

Representación
completa y precisa

Operaciones

Actividades

Hechos

Disponibilidad

Utilizable

puede ser

Localizado

Recuperado

Presentado

Presentado

Interpretado

CONSERVACIÓN

Procesos y operaciones
que garantizan permanencia
intelectual y técnica de los doc

DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS-RECORDS-

Información creada
producida conservada
como prueba de actividades
u obligaciones legales

GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

Area responsable
gestión-creación-
recepción-mantenimiento
-uso-disposición y procesos

SISTEMAS DE
GESTIÓN DE DOC

S.I que gestiona
y facilita acceso

REGISTRO

Atribución de
identificador unico
en el sistema

TRAZABILIDAD

Creación-incorporación
conservación información
sobre uso y movimientos

TRANSFERENCIA

Cambio de custodia
responsabilidad-propiedad

TRASLADO

Movimiento de
ubicación a otra

CONFORMIDAD

Cumplir todos
los requisitos
derivados de las
actividades

EXHAUSTIVIDAD

Gestionar
documentos

Procedentes de
todas las actividades
de la organización

CARACTER
SISTEMATICO

Creación

Conservación

Gestión

Documentación
Operaciones
realacionadas

Contar con
soportes

Almacenamiento

Protección

Gestión
distribuida

Diversas opciones
de ubicación de doc.

Conversión y
migración

Diseño que
garantice

Autenticidad

Aunque

Halla cambios
en el sistema

Fiabilidad

Acceso-Recuperación
Uso

Plazo oportuno

Modo eficaz

Conservación
Disposición

Decisiones
relativas

En cualquier
momento

Investigación preliminar

Análisis de las actividades
de la organización

Identificación de los requisitos

Evaluación de los
sistemas existentes

Identificación de estrategias
para cumplir los requisitos

Diseño de un sistema
de gestión de documentos
de archivo

Implementación de un
sistema de gestión
de documentos de archivo

Revisión posterior a
la implementación