Ley General de archivos 594 de 2000 (Julio 14)

Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

Documentos históricosLa salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridadMotivos legalesProcesos técnicos Exposiciones culturales

El Archivo General de la Nación podrá, adelantar visitas de inspección a los Archivos de las Entidades del estado, con el propósito de verificar su reglamentos y Normas.

El Estado, a través del Archivo General de la Nación,ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural.

Archivo General de la Nación, dará normas para que sea efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos.

Prevención y Sanción:Emitir las órdenes necesarias que vulneren la Integridad de los ArchivosLas faltas contra el patrimonio documental Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos,éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura.

Archivo privado es un conjunto de documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas de derecho privado.

Asistencia a los archivos privados: El Estado se encarga de la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. El AGN brinda especia protección y asistencia a los archivos de diferentes instituciones.

Registro de archivos: Las personas que tengan en su poder Documentos que sean de mucha importancia para la historia deberán ser inscritos en el Registro del Archivo General de La Nación.

El Archivo General de la Nación puede declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos forman parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

Para los Archivos Privados declarados de Interés Cultural, el Gobierno Nacional dará presentes no monetarios, como premios Anuales y Asistencia Técnica.

Prohibiciones: Se prohíbe a los organismos que posean documentos de Interés cultural:El traslado de Archivo fuera del territorio Nacional, sin pedir autorización al Archivo General de la Nación.

Obligatoriedad de la cláusula contractual: Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos.

Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial .

Donaciones: El AGN y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

Adquisición y/o expropiaciónLos archivos privados históricos de interés publico podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofrece en venta.

Conservación de documentosPara la conservación del ciclo vital del Documento,Los Archivos deberán realizar mecanismos para dicho proceso.

Calidad de los soportesLos Documentos de Archivo que sean originales o copias deben elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad.

Conservación de documentos en nuevos soportesEl AGN da pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo los documentos en nuevos soportes.

"En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

EstímulosEl Gobierno Nacional premia a las instituciones que con sus acciones contribuyan al incremento del patrimonio documental, Los premios son básicamente en, Becas, publicaciones, capacitaciones y diferentes honores.

Apoyo de los organismos de controlLa Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestan todo el apoyo en lo de su competencia al AGN, para el cumplimiento de lo escrito y planteado en esta ley.

Vigencias y derogatoriasEsta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos.

La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición pero el documento solo por esto no es tomado como de carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano.

Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, las instituciones mediante un sistema conservaran el documento certificando su autenticidad.

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documento, contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes.

La gestión de documentación comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Según el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en:Archivo de gestiónArchivo centralArchivo histórico

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

Con los documentos contables, notariales y otros, se llevara a cabo la reglamentación con el tiempo de permanencia de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales.

Obligación de las entidades de la Administración Pública: Elaborar inventarios de los documentos, para tener un control de los mismos por el paso de los diferentes procesos.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos.

La Administración publica se hará responsable de Administrar y a la gestión de la Documentación y Archivo.

La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

La Obligación de los servidores públicos sera entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, cuando su función haya terminado.

La obligación de los funcionarios de las entidades publicas cuyo a cargo estén los archivos públicos, será velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos.

Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional'' Artículo 15''

Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

Las Entidades del estado podrán someter tecnología avanzada en la administración y conservación de su archivos.

Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones la cual hayan estado adscritas.

Los archivos se clasifican en:-Archivo General de la Nación-Archivo General del Departamento-Archivo General del Municipio-Archivo General del Distrito

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:-Archivos de entidades del orden nacional-Archivos de entidades del orden departamental-Archivos de entidades del orden distrital-Archivos de entidades del orden metropolitano-Archivos de entidades del orden municipal-Archivos de entidades del orden local-Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley-Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle

Los archivos según la organización del Estado.-Archivos de la Rama Ejecutiva-Archivos de la Rama Legislativa-Archivos de la Rama Judicial-Archivos de los Órganos de Control-Archivos de los Organismos Autónomos

Los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos serán de carácter obligatorio.

El Sistema Nacional de Archivos:Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos.lo integran el archivo general de la nación, los archivos de las entidades del Estado.

Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ámbito de aplicación: La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.-Archivo público-Archivo privado de interés público-Archivo total-Documento de archivo-Función archivística-Gestión documental-Patrimonio documentalTabla de retención documentalDocumento original

Principios generales.-Fines de los archivos-Importancia de los archivos. -Institucionalidad e instrumentalidad-Responsabilidad-Dirección y coordinación de la función archivística.-Administración y acceso-Racionalidad-Modernización-Función de los archivos-Manejo y aprovechamiento de los archivos-Interpretación