LEY 594 DE 2000 "Ley general de archivos"

TITULO I

La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.

La presente ley comprende a la administración pública en
sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente ley.

1.Archivo.
2.Archivo público.
3.Archivo total.
4.Documento de archivo.
5.Función archivística.
6.Gestión documental.
7.Patrimonio documental.
8.Tabla de retención documental.

A)Fines de los archivos.
b) Importancia de los archivos.
c) Institucionalidad e instrumentalidad.
d) Responsabilidad.
e) Dirección y coordinación de la función archivística.
f) Administración y acceso.
g) Racionalidad.
h) Modernización.
i) Función de los archivos.
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos.
k) Interpretación.

TITULO II

Buscará esencialmente la modernización y homogenización
metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.

Las entidades integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y
programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

TITULO III

a) Archivo General de la Nación.
b) Archivo General del Departamento.
c) Archivo General del Municipio.
d) Archivo General del Distrito.

a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
h) Archivos de los territorios indígenas.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva.
b) Archivos de la Rama Legislativa.
c) Archivos de la Rama Judicial.
d) Archivos de los Órganos de Control.
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

La creación de los archivos
contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

TITULO IV

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá
el pleno control de sus recursos informativos.

Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos,
tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo

Actuarán siempre guiados por los valores de una
sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su
labor.

Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.

Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULO V

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La gestión de documentación dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

a) Archivo de gestión.
b) Archivo central.
c) Archivo histórico.

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales.

Es obligación de las entidades de la Administración
Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases

TITULO VI

Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

"La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el
carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo,
las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII

Sólo por motivos legales las entidades del Estado
podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

a) Motivos legales.
b) Procesos técnicos.
c) Exposiciones culturales.

TITULO VIII

Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

El Estado, a través del Archivo General de la Nación,
ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para
hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a
prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias

TITULO IX

Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.

Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico.

El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un
régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural.

Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar
proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula.

Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo
General Notarial del respectivo círculo.

TITULO X

El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

TITULO XI

Los archivos de la Administración Pública deberán
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.

Los documentos de archivo, sean originales o copias,
deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo
relativo a los documentos en nuevos soportes.

"En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII

Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

TITULO XIII

La Procuraduría General de la Nación y la
Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo
General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.