STRUKTUR FUNGSI TEKNOLOGI INFORMASI

Perusahaan yang dikelola secara terpusat memiliki admin database yang bertanggung jawab dalam menjaga keamanan dan integrasi data.

Bagian pemrosesan data mengelola sumber daya komputer, yang digunakan untuk melakukan pemrosesan harian berbagai transaksi. Bagian ini terdiri atas fungsi organisasional berikut ini : pengendalian data, konversi data, operasi komputer dan perpustakaan data.

Pengendalian data

Bagian data control yang berfungsi sebagai penghubung antara pengguna akhir dengan pemrosesan data

Konversi Data

Bagian yang bertugas untuk menginput data transaksi dalam bentuk fisik kedalam komputer sehingga dapat diproses nantinya

Mengetik data pesanan ke dalam aplikasi pesanan penjualan dalam sistem yang modern atau mendeskripsikan data ke dalam media magnetis yang sesuai dengan pemrosesan komputer dalam sistem berjenis lama.

Operasi Komputer

File elektronik yang berisikan informasi transaksi yang akan diproses pada komputer pusat dengan menggunakan beberapa aplikasi akuntansi seperti MYOB, Zahir dll

Perpustakaan Data

sebuah ruang yang berada disebelah pusat komputer yang digunakan untuk tempat penyimpanan aman berbagai file data off-line dimana file tersebut dapat berupa salinan cadangan atau file data terkini

Perpustakaan data dapat menggunakan DVD, CD-ROM, Pita (Tape), atau alat tempat penyimpanan lainnya untuk menyimpan salinan cadangan

Alternatif A

Alternatif B

Melakukan penilaian resiko atas fungsi TI DDP

Memverifikasi bahwa unit – unit TI yang terdistribusi menggunakan berbagai standar kinerja keseluruhan perusahaan yang mendorong kesesuaian antara peranti keras, aplikasi perati lunak dan data

Memverifikasi bahwa berbagai kebijakan dan standar perusahaan untuk desain sistem, dokumentasi dan pengadaan peranti keras dan lunak telah dikeluarkan dan disebarluaskan ke berbagai unit TI.

Mengkaji struktur organisasional, misi dan deskripsi pekerjaan terkini berbagai fungsi yang utama, untuk menentukan apakah ada karyawan atau kelompok yang melakukan pekerjaan yang tidak saling berkesesuaian.

Memverifikasi bahwa ada pengendalian pengganti seperti supervisi dan pengawasan manajemen dilakukan etika pemisahaan pekerjaan yang tidak saling berkeseuaian secara ekonomi tidak mungkin dilakukan.

Mengkaji dokumentsai sistem untuk memverifikasi bahwa berbagai aplikasi, prosedru dan basisi data di desain dan berfungsi sesuai dengan standar perusahaann.

Memverifikasi bahwa tiap karyawan diberikan izin akses sistem ke berbagai program dan data sesuai dengan deskripsi pekerjaannya

PENGEMBANGAN SISTEM

Profesional Sistem

Bagian ini meliputi analisis sistem, desainer basis data, dan programmer yang mendesain dan membangun sistem. Para professional sistem mengumpulkan berbagai fakta mengenai masalah pengguna, menganalisis fakta-fakta tersebut, dan merumuskan sebuah solusi

Pengguna Akhir

bagian ini meliputi para manajer yang menerima laporan dari sistem tersebut, dan personel operasional yang bekerja secara langsung dengan sistem tersebut, dan personel operasional yang bekerja secara langsung dengan sistem tersebut sebagai bagian dari pekerjaan harian mereka.

Pemegang Kepentingan

Bagian ini meliputi orang-orang yang berada didalam atau diluar perusahaan dan memiliki kepentingan atas sistem tersebut, tetapi bukan pengguna akhirnya. Mereka meliputi para akuntan, auditor internal, auditor eksternal, dan mereka yang mengawasi pengembangan sistem.

PEMELIHARAAN SISTEM

PEMISAHAN BERBAGAI PEKERJAAN YANG TIDAK SALING BERSESUSAIAN

Memisahkan Pengembangan Sistem dari Operasi Komputer

Memisahkan Administrasi Basis Data dari Fungsi Lainnya

Memisahkan Fungsi Pengembangan Sistem dari Pemeliharaan Sistem

Memperbaiki Dokumentasi

Mencegah Penipuan

Pengembangan Sistem Baru

Memiliki Nilai Positf

Standar dokumentasi akan lebih baik karena kelompok pemeliharaan akan membutuhkan adanya dokumentasi untuk melakukan pekerjaan pemeliharaannya.

Menolak akses programmer sistem untuk masa selanjutnya ke program akan mencegah penipuan melalui program. Kode yang digunakan untuk penipuan, yang yang dulu disembunyikan dalam sistem, tidak berada dalam kendali programmer, dan mungkin nantinya dapat terungkap sebagai kondisi yang meningkatkan resiko penipuan dengan program.

Pemiliharaan Sistem

Kebutuhan akan Analisis yang Cermat

Mengimplementasikan Fungsi TI Perusahaan

Pengujian Terpusat atas Peranti Lunak Komersial dan Peranti Keras

Layanan Pengguna

Lembaga Pembuat Standar

Kajian Personel

Perpustakaan data biasanya berada dalam ruang yang bersebelahan dengan pusat komputer dan berfungsi sebagai tempat penyimpanan yang aman berbgai file dan data off-line, seperti pita megnetis dan removable disk dalam sistem tradisional.

Pustakawan data (data librarian) adalah orang yang bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, penarikan dan pengamanan berbagai file data dan harus mengendalikan akses ke perpustakaan tersebut.

Potensi eksposure dapat digambarkan dalam tiga scenario

Pusat komputer kadang sangat sibuk

Orang yang tidak berpengalaman melakukan fungsi pustakawan dalam waktu sibuk mungkin mengembalikan sebuah pita ke dalam lokasi penyimpanan yang salah di perpustakaan.

Pustakawan secara langsung bertanggung jawab atas implementasi kebijakan perusahaan tentang pita yang akan didaur ulang.

Risiko yang berkaitan dengan DDP

Ketidakefisienan Penggunaan Sumber Daya

Risiko terjadinya kesalahan manajemen atas sumber daya keseluruhan perusahaan terutama oleh pengguna akhir.

Risiko peranti keras dan lunak tidak sesuai satu sama lain terutama di tingkat pengguna akhir

Risiko terjadinya pekerjaan yang rangkap berkaitan dengan aktivitas dan taggung jawab pengguna terakhir

Kerusakan jejak audit

Penggunaan DDP dapat mempengaruhi secara negatif jejak audit. Karena jejak audit dalam sistem modern cienderung bersifat elektronik, merupakan hal biasa jika sebagian atau seluruh jejak audit berada dalam berbagai komputer pengguna terakhir

Pemisahaan Tugas yang Tidak Memadai

Distribusi layanan TI ke para pengguna dapat menghasilkan terciptanya banyak unit kecil yang tidak memungkinkan adanya pemisahan berbagai fungsi yang tidak saling berkesesuaian. Contohnya dalam satu unit yang sama dapat menulis program aplikasi, melakukan pemeliharaan program, memasukkan data transaksi ke dalam komputer kondisi ini akan menjadikan pelanggaran pengendalian internal.

Memperkerjakan Profesional yang Berkualitas

Manajer pengguna akhir dapat saja kurang memiliki pengetahuan dalam mengevaluasi kualifikasi dan pengalaman terkait beberapa kandidat yang melamar untuk posisi sebagai profesional komputer.

Kurangnya Standar

Kelebihan DDP

Penurunan Biaya

Data dapat dimasukkan dan di edit diarea pengguna, hingga meniadakan pekerjaan terpusat untuk pembuatan dan pengendalian data.

Kerumitan aplikasi dapat dikurangi, yang akhirnya akan mengurangi biaya pengembangan serta biaya pemeliharaan.

Peningkatan Tanggung Jawab Pengendalian Biaya

Manajer yang jiga pengguna akhir memiliki tanggung jawab atas kenerhasilan keungan dari berbagai operasi mereka. Tanggung jawab ini mengharuskan para manajer diberdayakan secara tepat dengan otoritas untuk membuat keputusan mengenai sumber daya yang mempengaruhi keberhasilan mereka secara umum.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Para pengguna ingin mengendalikan sumber daya yang mempengaruhi profitabilitas mereka.

Para pengguna menginginkan profesional sistem (analis, programer dan operator) yangresponsif terhadap situasi khusu mereka.

Para pengguna akan lebih secara aktif dilibatkan dala pengembangan dan implementsai sistem mereka sendiri

Para pengguna akan lebih secara aktif dilibatkan dala pengembangan dan implementsai sistem mereka sendiri

Fleksibilitas Cadangan

Kemampuan untuk membuat cadangan fasilitas komputer agar terlindung dari potensi bencana seperti kebakaran, banjir, sabotase dan gempa bumi. Satu – satunya cara bagi sebuah pusat komputer untuk mengatasi berbagai bencan semacam itu adalah dengan menyediakan fasilitas komputer ke dua.