作者：Simon Xiao 16 年以前
1047
行政工作项目明细图
在公司内部，行政部门承担着多项重要职责，涵盖对外关系、科技交流、法律事务、办公室管理、总务后勤管理等方面。对外关系的管理包括宾客接待、公共关系协调等，主要由前台和行政经理负责。科技交流活动的管理涉及协会入会和会议报名等事项。法律事务方面，行政经理负责法律咨询、合同审查和诉讼案件的处理。办公室管理则包含设备采购维护、办公用品申购和IT管理等内容，由行政主管和IT管理员负责。
行政工作项目明细图
行政经理工作要素
适时变化
合理评估下属工作很重要
不断提升下属能力
提倡团结协作
勤检查，奖罚及时
规范化：制度和流程的完善，工作标准的建立
IT管理员工作规范
IT管理员容易忽略的工作要点：1、机房管理规划好机房内的电源、电缆、机柜、设备、储物柜、办公桌、抽屉的布局和摆放规则，力求布线合理（安全、整洁、易于排查故障）、物品分类摆放。每周打扫机房卫生。物品摆放整齐，地面、桌面无杂物，柜子、抽屉内整洁。2、UPS机房内的设备必须配备UPS。按照UPS的保养规则定期充、放电。3、台帐管理所有采购和领用有台帐。所有维护有台帐。台帐分类合理。（采购台帐、领用台帐、维护台帐、卫生台帐等）设计设备编号，所有设备有唯一编号。随时可以根据台帐找到任何设备。
技能要求
管理技能 * IT管理制度的制订和执行； * IT知识的培训； * 承担行政部其它工作的能力。
进阶 * 建网站； * 信息系统的开发； * 编程应用； * 采购技能：选型、选择供应商、议价； * 新技术的应用。
公司特殊应用 * 熟练掌握xoops系统的架设、配置； * 熟练掌握erp系统及相关的业务、管理流程； * 对公司各网站的维护和扩展； * 资产管理。
网络应用 * 能熟练应用软、硬件设备组网； * 能使用Widows和Linux架设打印服务器、Web服务器、Ftp服务器、代理服务器、DHCP服务器、NAT服务器、数据库服务器； * 能维护网络服务器的正常运行； * 掌握php、asp，能编辑网页。
网络设施 * 熟悉HUB、交换机、路由器、防火墙等设备的连接、安装、配置； * 熟悉主要的设备厂商，熟悉市场行情； * 能诊断和修复各类网络故障； * 能熟练制作网络连接线； * 熟练掌握网络设施的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率。
Windows和Linux系统 * 能熟练安装 Windows、Linux操作系统； * 能诊断和修复 Windows、Linux的各类软故障，能保障操作系统的正常运行； * 熟练掌握Windows和Linux下的系统操作，可以实现操作系统各项功能； * 能熟练地在操作系统上安装和卸载各类软件； * 熟练掌握单机系统防病毒机制，对各类杀毒软件熟悉。
台式机、笔记本与服务器 * 熟悉计算机的基本组成，熟悉各部件的功能； * 能够用散件组织台式机和服务器，能熟练拆机和装机； * 能够熟练拆装笔记本硬盘、电源等部件； * 能够诊断台式机、笔记本、服务器的硬件故障，能够修复非损坏性故障； * 熟悉主要的整机厂商和零配件厂商，熟悉市场行情； * 熟练掌握计算机的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率。
电话机、传真机、打印机、复印机 * 熟悉电话机、传真机、打印机、复印机的基本原理； * 熟练拆装电话机、传真机、打印机、复印机； * 熟练掌握公司使用的电话机、传真机、打印机、复印机的维护保养，知道如何延长设备使用寿命及降低故障率； * 能够诊断电话机、传真机、打印机、复印机的故障，对基本故障可以修复。
岗位说明的解释1、管理的设施包括：复印机、传真机、电话机、办公微机（含笔记本电脑）、显示器、键盘鼠标等配件、交换机、路由器、防火墙、工具、耗材；2、负责的业务：所有上述设备的采购、出入库、维护保养、报废，信息系统的建设、维护、管理，公司网站维护。3、IT管理员最需要的能力是学习能力。
前台工作要点
前台岗位工作的要点可以概括成两个字，就是“记录”。做不好记录，就无法做好前台工作。1、工作成果有记录：接待、收发邮件、重要电话有记录。2、公司领导交办事宜有记录：交办人、完成要求、过程跟踪、即使汇报、事后总结。3、小车里程、车况、油耗、司机工作时间有记录。4、保洁员的工作成果有记录：那些地方是卫生死角，容易疏忽，搞卫生的最优流程，地面清洗。5、管理的物品有记录：出入库记录、使用效果记录。6、重要客人的资料。7、各种服务、物资供应商的采购记录，能支持对供应商的评估和选择。8、员工们（包括各级领导）对前台工作的反馈。每一位前台的记录方法可以有区别，但是检查前台的工作，只要检查前台的各种记录就可以基本看出工作成效，每一位前台熟悉自己工作后，改进的重点也是在记录上。而且这种记录的思路是通用的，可以说，做好前台的记录工作，可以在很多岗位胜任。
行政管理人员必备知识技能及工作要点
工作要点：1、管理规范化-有法可依；2、管理依据透明化--各项制度要让被管理者了解；3、管理依据不可一成不变，当适时调整；4、及时反馈被管理者意见；5、做好各自台帐；6、勤记录；7、行政工作分工不分家，各岗位人员应通力协作。
必备技能：熟练操作Office软件，熟练运用互联网
必备知识：熟记《员工手册》及各项行政管理制度和流程
制度及协调管理
参谋职能：公司领导交办事情的调查研究、组织协调等工作。
提案管理：公司创意提案、合理化建议管理工作。
行政监督：制度执行过程的监督、检查、协调；会议决议执行情况的检查落实；经营方针目标、工作计划执行过程的指导、检查、监督、协调。
制度建设：组织建立健全公司管理制度、工作流程
企业文化建设
文化设施建设：图书馆管理；文体活动管理；民间文体组织的管理。
管理依据：缺，《图书管理规定》
沟通：搭建领导与部门、基层员工间沟通的桥梁，准确传达领导意图，及时反映基层意见。
管理依据：缺。
宣传：企业愿景、企业文化的宣传；政策、制度的宣传；内部刊物的编辑出版。
管理依据：《员工手册》、公司使命、愿景、价值观、战略
对外关系管理
公共关系：对外宣传；宾客来访的接待；电话转接：邮件收发；礼品管理；公共关系协调；与相关业务单位的联络沟通、交涉、传达等工作。
管理依据：《接待费用管理规定》、xr012招待申请流程、xr013招待流程、xr024访客接待流程
负责人：宾客来访接待及礼品管理由前台负责；其余行政经理负责。
科技、业务交流活动管理：协会、学会入会审批；会议报名，会务费用审批。
法律事务：法律、法规宣传教育工作，公司法律咨询服务；负责公司各类合同的法律性审查；公司级或重大诉讼案件办理；公司的商标注册及管理。
管理依据：缺，与法律顾问的协议
总务后勤管理
福利管理：福利物品计划、审批、采购、发放；福利项目计划、实施。
管理依据：缺
员工标配物品管理：考勤卡、出入证、饭卡、手机卡等标准配置物品的管理。
管理依据：《通讯管理制度》、《员工手册》、员工入职离职的管理规定
安全保卫环保：公司安全、保卫、环保、职业卫生、劳动保护管理。
管理依据：缺，目前可用《值班管理制度》
财产管理：建立健全公司财产处理（废旧物资、积压物资、财产损失等）管理制度，并组织实施；组织对公司财产的集中管理与处理；公司财产处理的监督、检查。
管理依据：《非经营（生产）性商品管理办法》
考勤管理：考勤登记，员工出入管理。
管理依据：《员工手册》
物业管理：员工宿舍管理，日常照明、空调、电器管理，水电费、租金结算。
管理依据：《集体宿舍管理办法》、xr021物业管理费用报销流程
车辆管理：公司办公用车的购置、调度、行车记录、油耗统计、维修、保养、违规与事故的处理、赔偿处理等管理，以及证件办理、年审、保险等有关规费办理工作，司机管理。
管理依据：xr014车辆调度流程、xr022车辆维修流程、车辆维修合同
出差管理：火车、轮船、飞机票预订，酒店预订。
管理依据：《出差管理制度》
财务管理：报销单据的收集、汇总、审核、送达；驻外办事处固定费用统计。
管理依据：《日常费用报销制度》、xr020司机报销流程、xr021物业费用报销流程
行政文秘工作
档案管理工作：公司文书档案、技术档案、声像档案、实物档案、科技文件档案、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料、设备档案及其他档案管理；健全档案管理制度和保密制度；收集、整理、积累、汇编公司有关历史资料；公司各种荣誉奖项记录和奖品保管等。
管理依据：《档案管理制度》、《档案分类编号细则》、xr006档案收集流程、xr007档案调用流程、xr008档案销毁流程
文件管理：上级主管机关来文及所有公司函件收发、报批转等管理工作；公司对内对外发放文稿（新闻和宣传类除外）审核、打印、邮寄等工作；拟定公司年、季度行政工作计划和工作总结；组织撰写、处理各类公文、汇报材料；文稿复印审核和复印工作。
管理依据：xr009发文流程
负责人：行政经理
会务管理：公司级会议的准备、组织、服务、记录及会议纪要的整理、会签、发放。
管理依据：xr011会务流程
印鉴及证明管理：公司印鉴、印章管理；专用印鉴制作审核、建帐管理工作；公司介绍信等公司对外证明开具工作。
管理依据：xr010用印流程
办公室管理
IT管理：IT设施的采购、维护、管理。
管理依据：《IT管理制度》、《xr015IT管理流程》《IT管理员工作规范》
负责人：IT管理员。
办公用品管理：办公用品的申购、领用。
管理依据：《办公用品管理办法》xr016办公用品申购流程
负责人：前台
办公设施管理：传真机、复印机、打印机等设备以及办公桌椅等器具的采购、建档、调配、维修维护。
管理依据：《非经营（生产）性商品采购管理办法》
权限：提出办公设施采购、调配的申请，督促IT管理员进行设备维护。
管理要求：保障办公设施的正常运行，降低故障率和维护成本。按照资产管理的办法管理办公设施。
办公环境管理：公司办公区分配和调整；办公环境的布置、清洁。
权限：提出办公区域分配方案。签订卫生服务、绿植租摆合同。
管理要求：合理分配资源，环境整洁有序。
负责人：行政主管
岗位隶属关系：行政经理直接上级为人力行政人力，行政主管、前台、IT管理员、行政文员、小车司机的直接上级均为行政经理，保洁员由前台管理，小车由前台调度，行政经理可以委派行政主管承担部分内部管理工作。行政主管、前台、IT管理员、行政文员、保洁员独立负责所承担的职责，向各自的上级汇报。直接上级对下属进行任务委派、工作指导、工作检查、工作评估。小车司机的任务委派、工作指导、工作检查、工作评估由前台负责。
岗位设置：行政经理一名，行政主管一名，前台一名，IT管理员一名，行政文员一名，保洁员一名，小车司机若干（其中一名小车班长）。目前行政文员的职责由个人分担。各岗位职责的工作说明请见岗位说明书。
