Ciclo de Contratación Administrativa

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Ciclo de Contratación Administrativa

Evaluación Posterior

En esta etapa se valorará el grado de satisfacción en la cobertura de la necesidad que se pretendía satisfacer, es decir consideraremos si hemos logrado atender con la eficiencia y eficacia que se preveíamos de acuerdo a la planificación inicial. Tambien nos permitirá identificar las necesidades pendientes de satisfacer. De la valoración de la gestión de contratación podremos documentar las lecciones aprendidas.

Administración del Contrato.

Cierre Contractual El cierre contractual se realiza antes del que el proyecto sea finalizado por completo,se puede hacer múltiples veces, se lleva acabo habitualmente antes del cierre administrativo

Documentación de eventos relevantes a) Estudios , diseños o proyectos c) Certificación presupuestaria para el objeto de contratación correspondiente; d) Convocatoria o invitación para participar en el proceso, según el caso; e) Pliego; f) Resolución de aprobación de pliego e inicio del proceso; g) Preguntas, respuestas y aclaraciones correspondientes al proceso; h) Ofertas técnicas emitidas con firma electrónica, si la tuvieren, salvo la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme al pliego; i) Acta de apertura de las ofertas presentadas por los oferentes; j) Acta que detalle los errores de forma de la ofertas y por lo cual se solicita la convalidación de errores, así como el acta por la cual se han convalidado dichos errores, de ser el caso; k) Informe de evaluación de las ofertas realizadas por las subcomisiones de apoyo a la comisión técnica y/o por la comisión técnica, de ser el caso; l) Informe de evaluación de ofertas realizadas por la comisión técnica, de ser el caso; m) Cuadro resumen de calificación de las ofertas presentadas; n) Informe de la comisión técnica en la cual recomienda a la máxima autoridad o su delegado la adjudicación o declaratoria de desierto, según corresponda, del proceso de contratación; ñ) Garantías presentadas antes de la firma del contrato; o) Cualquier resolución de delegación emitida dentro de esta fase por la entidad contratante; p) Resoluciones de cancelación o declaratoria de proceso desierto, según el caso y de existir; y, q) Cualquier reclamo o recurso presentado dentro de esta fase, así como los actos emitidos por la entidad contratante con ocasión de su tramitación.

El pago del precio podrá realizarse de una sola vez o mediante pagos parciales, de acuerdo con lo que se pacte en el contrato. Cuando se trate de licitaciones para la adquisición de bienes, el pago sera igual que para los proveedores que ofrezcan bienes importados. Si se trata de bienes que deban ser importados, los precios se cotizaran puestos en el lugar donde se indique el Pliego de Condiciones de la Licitación, con exclusión de los impuestos aduaneros de importación. (Art.91 RLCE). El pago podrá pactarse en base a cantidades de obras y precios unitarios fijos, precio global o precio alzado, costo mas honorarios fijos u otras formas de pago. Art.73 LCE

Supervision La Administración por medio de su personal o de consultores debidamente seleccionados, supervisará la correcta ejecución del contrato. Las órdenes de los supervisores formuladas por escrito, deberán ser cumplidas por el Contratista, siempre que se ajusten a las disposiciones de la LCE su Reglamento o de los documentos contractuales. (ART. 82 LCE; ART. 2215,216,217,218,219 RLCE). Las funciones de supervision del contrato se ejercerán, en el caso de obras publicas, por medio de Supervisor designado por la Administración y en sus funciones deberá oír al contratista aptar las decisiones o recomendaciones que correspondan, llevaran a cabo una bitácora donde se anoten las incidencias que ocurran durante la ejecución de las obras.

 Ejecución de las prestaciones contractuales. Una vez suscrito el contrato El Contratista estará obligado a iniciar las obras contratadas al recibir la orden de inicio la cual será emitida por la Administración dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de entrega del anticipo a cuenta del precio total, si así se hubiere pactado, siempre que se cumpla con los demás requisitos previstos en el Artículo 68 de la LCE (art. 63,68 ,72).

Las obras se ejecutarán con apego estricto al Contrato y a sus anexos, incluyendo eventuales modificaciones, y a las instrucciones por escrito que fueren impartidas al Contratista, por el Supervisor designado por la Administración. (ART.71 LCE)

Contratación

Presentación de garantías contractuales: Garantía de mantenimiento de la oferta. Los interesados en participar en una licitación pública o privada, deberán garantizar el mantenimiento del precio y las demás condiciones de la oferta mediante el otorgamiento de una garantía equivalente, por lo menos, al dos por ciento (2%) de su valor.  Garantía de cumplimiento. El particular que contrate con la Administración deberá constituir una garantía de cumplimiento del contrato en el plazo que se establezca en el Pliego de Condiciones; equivalente al quince por ciento (15%) de su valor y las demás garantías que determinen los documentos.  Garantía de calidad. El Contratista sustituirá la garantía de cumplimiento del contrato por una garantía de calidad de la obra o de los bienes suministrados, con vigencia por el tiempo previsto en el contrato y cuyo monto será equivalente al cinco por ciento (5%) de su valor.  Garantía por anticipo de fondos. Cuando se pacte un anticipo de fondos al Contratista la cuantía será no mayor del veinte por ciento (20%), éste último deberá constituir una garantía equivalente al cien por ciento (100%) de su monto. El anticipo será deducido mediante retenciones a partir del pago de la primera estimación de obra ejecutada, en la misma proporción en que fue otorgado  Garantía en los contratos de consultoría. En los contratos de consultoría la garantía de cumplimiento se constituirá mediante retenciones equivalentes al diez por ciento (10%) de cada pago parcial por concepto de los honorarios (Artículos 99,100,104,105,106 LCE)

 Elaboración y Firma del contrato. El órgano contratante elaborara el contrato, el que deberá sujetarse a lo dispuesto en la Resolución de Adjudicación, así como lo establecido en el pliego de condiciones en lo referente al contrato y la oferta seleccionada, este se deberá firmar por las partes en el tiempo estipulado para ello se utilizará papel simple con el membrete del organismo competente, sin timbres de ningún tipo y sin requerir escritura pública. Se procederá a su firma dentro de los treinta días calendario siguiente a la notificación de la adjudicación, a menos que el pliego de condiciones dispusiere otro plazo mayor, según la naturaleza de la prestación.

 Recepción de documentación adicional requerida para contratar. Una vez notificada la resolución de adjudicación el oferente en el término indicado en el pliego de condiciones previo a la firma deberá presentar lo siguiente: 1. Constancia de No haber sido objeto de sanción administrativa firme en dos o más expedientes por infracciones tributarias durante los últimos cinco años; 2. Constancia No haber sido objeto de resolución firme de cualquier contrato celebrado con la Administración; 3. Constancia de encontrarse al día en el pago de sus cotizaciones o contribuciones al Instituto Hondureño de Seguridad Social, de conformidad con lo previsto en el artículo 65 párrafo segundo, literal b) reformado de la Ley del Seguro Social.

Estas constancias deberán ser expedidas por la Dirección Ejecutiva de Ingresos, Procuraduria General de la República y el Instituto Hondureño de Seguridad Social. Si fuere sociedad mercantil, mediante certificación expedida por el órgano societario correspondiente.

Selección

Recepción y Apertura de Sobres: las ofertas se presentaran escritas en idioma español, los pliegos de condiciones deberán incluir formularios con este objeto. el original y las copias que se soliciten serán firmadas en todas sus hojas por el oferente o por quien tenga su representación legal. los sobres o paquetes que las contienen se dirigirán al órgano responsable de la contratación, con indicación del numero de la licitación, fecha y hora previstas para su apertura, y con indicación que no se abra sino hasta ese momento; se indicara el nombre, razón o denominación social del proponente y su dirección. (Art. 111RLCE). La apertura de los sobres e hará en audiencia publica en el lugar, día y hora señalados en el aviso de licitación y en el pliego de condiciones, los oferentes podrán asistir al acto verificando que los sobres no han sido objeto de violación o hayan sido abiertos. La audiencia sera presidida por el titular del órgano responsable de la contratación o por el Gerente Administrativo. (Art. 122RLCE). Lo actuado se consignara en acta firmada por quienes representen a la Administración, en la que se incluirá el numero y designación de la licitación, lugar, fecha y hora de la apertura, monto de las ofertas, monto y tipos de las garantías acompañadas.

Notificación de resolución. La resolución que emita el órgano responsable de la contratación adjudicando el contrato, será notificada a los oferentes, dejándose constancia en el expediente. La publicación deberá incluir como mínimo la siguiente información: a) El nombre de la entidad; b) Una descripción de las mercancías o servicios incluidos en el contrato; c) El nombre del proveedor al cual se adjudicó el contrato; d) El valor de la adjudicación (Art. 142 RLCE).

Emisión de resolución de adjudicación Las licitaciones se adjudicarán dentro del plazo de validez de las ofertas, mediante resolución motivada dictada por el órgano competente, la adjudicación se hará al licitador que cumpliendo los requisitos de participación, incluyendo su solvencia económica y financiera y su idoneidad técnica o profesional, presente la oferta de precio más bajo o, cuando el pliego de condiciones así lo determine, la que se considere más económica o ventajosa como resultado de lo evaluación objetiva del precio y de los demás factores previstos en la Ley (Art. 51.52, LCE; 139 RLCE). Los registros e informes relacionados con los procedimientos de contratación y adjudicación de contratos deberán mantenerse durante al menos tres (3) años después de la fecha de adjudicación de un contrato.

Análisis de oferta. Para cada procedimiento de contratación el titular del órgano responsable de la contratación designará una Comisión para el análisis y evaluación de las ofertas, la cual será integrada por tres (3) o cinco (5) funcionarios de amplia experiencia y capacidad, la cual formulará la recomendación de adjudicación correspondiente. No podrá participar en esta Comisión, quien tenga un conflicto de intereses que haga presumir que su evaluación no será objetiva e imparcial; quien se encontrare en esta situación podrá ser recusado por cualquier interesado (Art. 33 LCE, Art. 53 RLCE). Las recomendaciones de la Comisión se decidirán por mayoría de votos, procurándose el consenso en cuanto fuere posible, debiendo quedar constancia en acta. Para los fines de la evaluación se hará un análisis comparativo de las ofertas, preparándose un cuadro que muestre, además de los datos sustanciales previstos en el artículo 115 y 126 del RLCE. a) Como resultado de la evaluación, la Comisión Evaluadora presentará al titular del órgano responsable de la contratación, un informe, debidamente fundado, recomendando, en su caso, cualquiera de las siguientes acciones: Declarar fracasada la licitación, si las ofertas presentadas no son admisibles por encontrarse en cualquiera de las situaciones previstas en los artículos 57 de la Ley y 172 de este Reglamento; b) Declarar la inadmisibilidad de las ofertas que se encuentren en cualquiera de las situaciones previstas en los artículos 131, 132 párrafo final, 135, 139 literal c) y 141 párrafos segundo y tercero de este Reglamento; c) Adjudicar el contrato al oferente que, cumpliendo los requisitos establecidos, presente la mejor oferta, de acuerdo, con los criterios previstos en los artículos 51, 52 y 53 de la Ley y 135 y 139 del presente Reglamento; d) Determinar a los oferentes que ocupen el segundo y tercer lugar y así sucesivamente, para decidir la adjudicación si el adjudicatario o, en su caso el calificado en los lugares inmediatos siguientes, no aceptaren el contrato. ( Art. 136. 117 RLCE)

Solicitudes de aclaratorias a documentos de selección. El pliego de condiciones deberá estar disponible para cualquier interesado desde la fecha inicial de publicación del aviso de licitación (Art. 107RLCE). Los potenciales oferentes en un procedimiento de contratación, podrán solicitar aclaraciones al Pliego de Condiciones dentro del plazo que para tal efecto se establezca, debiendo obtener pronta respuesta del órgano responsable de la contratación, la cual será comunicada a todos los interesados mediante circular con omisión de la identificación del solicitante, con suficiente anticipación antes de la fecha límite de presentación de ofertas (Art.142 LCE).

Publicación de anuncio o Entrega de invitaciones. La invitación será pública o privada según los montos que se establezcan en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República. La invitación a presentar ofertas cuando se trate de contrataciones públicas se hará mediante avisos que se publicarán en el Diario Oficial La Gaceta, y por lo menos en un diario de circulación nacional durante dos días hábiles, consecutivos o alternos, pudiendo utilizar también otros medios de comunicación, incluyendo medios telemáticos. La última publicación se hará, como mínimo, con quince días calendario de anticipación a la fecha límite de presentación de las ofertas; este plazo y la frecuencia de los avisos podrán ampliarse considerando la complejidad de las obras o de los suministros u otras circunstancias propias de cada licitación, apreciadas por el órgano responsable de la contratación. En las licitaciones de obras públicas, en todo caso, el plazo que medie entre la invitación y la fecha de presentación de ofertas no será inferior a quince (15) días calendario. Si la licitación fuere internacional, el aviso de precalificación y el aviso de invitación a presentar ofertas se publicará también en el extranjero (Art. 46LCE, Art.106 RLCE). Cuando la licitación fuere privada, el órgano responsable de la contratación cursará invitación a participar a, por lo menos, tres (3) oferentes potenciales inscritos en el registro correspondiente (Art. 59 LCE).

Autorización de inicio de la contratación. Una vez verificados los requisitos previos, se dará inicio al procedimiento de contratación mediante decisión de la autoridad competente (Art. 26 LCE, 37,38, 78 RLCE). • Información reservada: Se considera información reservada aquella que puede colocar a un oferente en posición de ventaja respecto de otro, o la relacionada con el conocimiento anticipado, previo al inicio oficial del procedimiento, de cualquier dato relevante relativo al objeto y condiciones especiales de contratación, la divulgación del conteproduzcanido de cualquier oferta antes del acto oficial de su apertura y cualquier otra información que el efecto anormal indicado. • Tampoco podrán divulgarse otros documentos o datos que puedan menoscabar intereses comerciales legítimos de los oferentes o que impliquen competencia desleal y, por consiguiente, se consideren de acceso confidencial, según disponga el correspondiente pliego de condiciones.( Art. 6 LCE, Art. 10, 12 , 124 RLCE ).

Autorización de inicio de la contratación. Una vez verificados los requisitos previos, se dará inicio al procedimiento de contratación mediante decisión de la autoridad competente (Art. 26 LCE, 37,38, 78 RLCE). • Información reservada: Se considera información reservada aquella que puede colocar a un oferente en posición de ventaja respecto de otro, o la relacionada con el conocimiento anticipado, previo al inicio oficial del procedimiento, de cualquier dato relevante relativo al objeto y condiciones especiales de contratación, la divulgación del conteproduzcanido de cualquier oferta antes del acto oficial de su apertura y cualquier otra información que el efecto anormal indicado. • Tampoco podrán divulgarse otros documentos o datos que puedan menoscabar intereses comerciales legítimos de los oferentes o que impliquen competencia desleal y, por consiguiente, se consideren de acceso confidencial, según disponga el correspondiente pliego de condiciones.( Art. 6 LCE, Art. 10, 12 , 124 RLCE ).

Actividades previas

Elaboración de Criterios de Calificación y Evaluación: El órgano encargado de las contrataciones analiza las propuestas presentadas por los postores para definir a cual de ellas contratar. Los requisitos de calificación sirven para determinar si los postores tienen la capacidad necesaria para ejecutar la prestación.

Autorización de inicio de la contratación. Una vez verificados los requisitos previos, se dará inicio al procedimiento de contratación mediante decisión de la autoridad competente (Art. 26 LCE, 37,38, 78 RLCE). • Información reservada: Se considera información reservada aquella que puede colocar a un oferente en posición de ventaja respecto de otro, o la relacionada con el conocimiento anticipado, previo al inicio oficial del procedimiento, de cualquier dato relevante relativo al objeto y condiciones especiales de contratación, la divulgación del conteproduzcanido de cualquier oferta antes del acto oficial de su apertura y cualquier otra información que el efecto anormal indicado. • Tampoco podrán divulgarse otros documentos o datos que puedan menoscabar intereses comerciales legítimos de los oferentes o que impliquen competencia desleal y, por consiguiente, se consideren de acceso confidencial, según disponga el correspondiente pliego de condiciones.( Art. 6 LCE, Art. 10, 12 , 124 RLCE ).

Dictamen legal de los pliegos La correspondiente Asesoría Legal deberá examinar la congruencia de estos documentos con la Ley y el presente Reglamento, así como con cualquier otra norma legal o reglamentaria aplicable; si fuere necesario, deberán introducirse las modificaciones correspondientes asegurándose que los pliegos de condiciones no incluyan condiciones o restricciones excluyentes no derivadas de los citados requisitos o de especificaciones objetivas y técnicas según el objeto de la contratación (Art. 51 RLCE).

Estimación de la contratación  De acuerdo al art. 24 de la LCE para los fines de determinar el procedimiento correspondiente, el órgano responsable de la contratación tomará en cuenta el monto, en el momento de la convocatoria, de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal y el valor de los fletes, seguros, intereses, derechos o cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación esto ayudara a la identificación de previa de los precios de mercados y servirá de insumo para la comisión evaluadora y evitar adjudicaciones con sobreprecios. Se aplicaran tecnicas para estimacion como ser reuniones de trabajo, analisis de mercado y de datos, consulta a expertos

Preparación de Pliegos o Pedidos de Propuestas. La Gerencia Administrativa de cada Secretaría de Estado, las unidades ejecutoras o el órgano que desempeñe estas funciones en los organismos de la Administración Descentralizada o en los demás entes públicos a que hace referencia el artículo 14 de la LCE, preparará el pliego de condiciones los cuales serán preparado, especificando las obras, bienes o servicios que constituyen el objeto de la licitación, las instrucciones a los licitantes para preparar sus ofertas, los requisitos que éstas deben cumplir, las bases del procedimiento hasta la adjudicación y formalización del contrato, los plazos de cada una de sus etapas y los criterios para evaluación de las ofertas; también incluirán las condiciones generales y especiales del contrato y cualquier otro requisito que se estime de importancia. En su preparación se observará el principio de no discriminación previsto en el artículo 40 de la Ley, siendo prohibida la inclusión de condiciones o requisitos que sean contrarios al mismo.(Art.98 LCE) La Administración cobrará a los interesados, un precio por la entrega de los Pliegos de Condiciones y demás documentos anexos de las licitaciones y concurso, el cual se determinará para cada caso. Este precio no podrá ser superior al costo de producción o impresión ( Art. 53 LCE).

Elaboración de especificaciones técnicas  La Administración deberá contar con los estudios, diseños o especificaciones generales y técnicas, cantidades, normas de calidad y características especiales relativas a la contratación.  Los planos y las especificaciones técnicas de las obras formarán parte de los Pliegos de condiciones; también formarán parte, en el caso de suministro, las especificaciones técnicas de los bienes o servicios, incluyendo planos de instalación cuando fuere necesario. Los planos y las especificaciones técnicas deberán consignar en forma clara las características de las prestaciones requeridas.  Estas deberán ser objetivas propias del objeto licitado, y no podrán hacer referencia a marcas o modelos específicos, números de catálogo u otras denominaciones específicas para describir los bienes licitados; salvo que se trate de la adquisición de materiales para mantenimiento o repuestos de equipo ya existente o si por razones técnicas o científicas propias del objeto licitado se justificare la inclusión de cualquiera de estas referencias, lo será únicamente para señalar sus características generales o para aclarar una especificación concreta que de otra manera no podría describirse, debiendo indicarse esta circunstancia expresamente, agregando la frase “o su equivalente” u otra similar, de manera que los pro ponentes puedan ofrecer bienes que tengan características similares de diferente marca y cuya calidad y funcionamiento sean sustancialmente iguales o superiores.( art. 102 . 103 RLCE).

-Planificación • La planificación es la descripción anticipada y detallada de todos los bienes y servicios o de las obras que requerirá el Órgano Contratante durante un periodo de tiempo determinado, es decir el conocimiento previo sobre que necesidades debe atender, como las atenderá y cuando deberá iniciar sus proceso de adquisición o contratación a fin de atender dichas necesidades de forma oportuna y haciendo un mejor uso delos recursos del Estado ( Art. 78, 79, RLCE). Para hacer una planificación adecuada, se debe conocer todas necesidades de la institución, estas deberán documentarse mediante los formularios y seguir los lineamientos establecidos en el Instructivo para elaborar un Plan de Compras, que para tal efecto la ONCAE publica en el Sistema Honducompras.