RESPONSABILIDADES
EFICIENCIA
ORDEN
Información
iso 15489
METODOLOGÍA
Revisión posterior a
la implementación
Implementación de un
sistema de gestión
de documentos de archivo
Diseño de un sistema
de gestión de documentos
de archivo
Identificación de estrategias
para cumplir los requisitos
Evaluación de los
sistemas existentes
Identificación de los requisitos
Análisis de las actividades
de la organización
Investigación preliminar
ETAPAS DEL DISEÑO
IMPLEMENTACIÓN
Conservación
Disposición
Decisiones
relativas
En cualquier
momento
Acceso-Recuperación
Uso
Modo eficaz
Plazo oportuno
Conversión y
migración
Diseño que
garantice
Aunque
Halla cambios
en el sistema
Gestión
distribuida
Diversas opciones
de ubicación de doc.
Contar con
soportes
Protección
Almacenamiento
Documentación
Operaciones
realacionadas
CARACTERISTICAS
CARACTER
SISTEMATICO
EXHAUSTIVIDAD
Gestionar
documentos
Procedentes de
todas las actividades
de la organización
CONFORMIDAD
Cumplir todos
los requisitos
derivados de las
actividades
TERMINOS
TRASLADO
Movimiento de
ubicación a otra
TRANSFERENCIA
Cambio de custodia
responsabilidad-propiedad
TRAZABILIDAD
Creación-incorporación
conservación información
sobre uso y movimientos
REGISTRO
Atribución de
identificador unico
en el sistema
SISTEMAS DE
GESTIÓN DE DOC
S.I que gestiona
y facilita acceso
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Area responsable
gestión-creación-
recepción-mantenimiento
-uso-disposición y procesos
DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS-RECORDS-
Información creada
producida conservada
como prueba de actividades
u obligaciones legales
CONSERVACIÓN
Procesos y operaciones
que garantizan permanencia
intelectual y técnica de los doc
MIGRACIÓN
Trasladar documentos
de un sistema a otro
Manteniendo
Disponibilidad
Utilizable
puede ser
Interpretado
Presentado
Recuperado
Localizado
Fiabilidad
Representación
completa y precisa
Hechos
Actividades
Operaciones
Integridad
Caracter
completo e
inalterado
Protegido contra
modificaciones no
autorizadas
Autenticidad
Creado o
enviado
En el momento
que se afirma
Persona que
afirma haberlo
creado o enviado
Es lo que
afirma ser
Que se puede
probar
METADATOS
Datos que
describen
Estructura
Contenido
Contexto
INDIZACIÓN
Proceso que
establece puntos
de acceso para recuperar
la información del doc
DOCUMENTO
Información u
objeto que puede
ser tratado como unidad
DISPOSICIÓN
Procesos aplicados a
Destrucción
Transferencia
DESTRUCCIÓN
Proceso
Borrado
Eliminación
CONVERSIÓN
Cambio de
Formato
Soporte
CLASIFICACIÓN
Identificación
Sistematica
Categorias
Reglas
Métodos
Convenciones
AUTORIDAD
ARCHIVÍSTICA
Concesión de
autorizaciones
Institución
Servicio o
programa responsable
Conservación
Adquisición
Selección
TRAZABILIDAD DE
LAS ACCIONES
Controlar e imponer
Plazos
Etapas
Asuntos a
quienes
realizan una
actividad
RESPONSABILIDAD
Explicación a los
responsables por
sus acciones
ACCESO
Derecho-Modos-
Medios
Recuperar
Usar
Localizar
ASIGNACIÓN
RESPONSABILIDADES
Documentos
IMPLEMENTACIÓN
SISTEMA G
POLITICAS
APROBADA
Nivel más
alto de decisión
Creación
ORGANIZACIONES
Documentar
Definir
BENEFICIOS
Integración
Procesos
Gestión en sistemas
Sistemas especializados
Administración
Implementación
Diseño
Servicios
Uso
Gestión
Fijación
Procedimientos
Asignación
Competencias
Responsabilidades
Establecimiento
Normas
Politicas
GESTION DE
DOCUMENTOS
REGULACIÓN
TODOS LOS
SOPORTES
FORMATOS
PRINCIPIO
RELACIONADOS
ISO 14001
Sistemas de
Gestión Medioambiental
Directrices
Especificaciones
ISO 9001
Sistemas de
Gestión de calidad
Requisitos
ISO 5127
Documentación
e información
Vocabulario
ORGANIZACIÓN
INTERNACIONAL
NORMALIZACIÓN
Subcomite SC 11
Archivos/Gestión de registros
Comité Técnico ISO/TC 46
Información y
Documentación
Federación
Mundial
