PLAN DE CONTINGENCIA.

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PLAN DE CONTINGENCIA.

Estructura de un plan de contingencia.

8. Transición a la normalidad. El plan de contingencia también debe incluir los pasos a tomar una vez que la contingencia se ha disipado, porque habrá un proceso de transición que también puede afectar a la empresa, por las medidas extraordinarias que ha debido tomar. Deberá incluirse una línea de tiempo que considere una fecha aproximada para la reanudación de la rutina anterior a la contingencia, y la manera en que se iniciará la recuperación de actividades pospuestas, del contacto con los clientes, de la totalidad del personal, por mencionar algunos aspectos.

7. Protocolos y responsables. Saber qué hacer y quién tiene que hacerlo deben ser procesos claros. Conocer los pasos a tomar, los involucrados y la forma en que la jerarquía pasa de mano ayuda a remediar malentendidos o complicaciones que pueden entorpecer las acciones. Cuando ocurre una emergencia,el tiempo es parte de un buen resultado. ¿Quieres comprobar que tu plan de contingencia funcionará? Lleva a cabo simulacros controlados, como cuando se hacen en un edificio para saber qué hacer en caso de un incendio o un sismo.

6. Recursos para llevar a cabo las medidas. Hablamos de los recursos financieros, materiales, humanos y de organización con los que la empresa cuenta para afrontar las contingencias previstas. Una de las razones por las que es importante revisar cada cierto tiempo este plan es mantener esta lista de recursos actualizada y en forma, pues si se nota que algún recurso no existe en la empresa, no se consideró o cambió por otro, se tomen las acciones pertinentes antes de que sea necesario poner en práctica el plan.

5. Medidas a tomar. Aquí se expondrán las acciones que hacen de este plan de contingencia una gran herramienta para aminorar daños en la empresa a causa de una crisis. Por eso es importante que sean tan detalladas como sea posible y que se designe, sin lugar a dudas, a los responsables de cada etapa y lo que se espera que se logre al final de ellas.

4. Análisis de su impacto. El paso anterior ayudará a comprender todavía mejor todas las áreas que podrían quedar afectadas de manera negativa y por qué es necesario detener la reacción lo más pronto posible. Este análisis deja como resultado una visión más clara de cómo la cadena de valor podría deteriorarse, de menor a mayor, si no se actúa de manera eficiente y rápida.

3. Listado de contingencias. Aquí se explicarán la forma en que esas amenazas se convierten en contingencias. Es decir, se debe desarrollar el resultado que se desencadena a partir de un riesgo o vulnerabilidad, y cómo impacta en la empresa en sus distintas actividades.

2. Riesgos y amenazas. Los riesgos y amenazas de esta sección afectan de manera directa o indirecta, pero sí de forma importante,a los recursos y capacidades clave de la empresa. Nos referimos a todo lo que es probable que impacte negativamente en sus principales funciones: desastres naturales, accidentes en las instalaciones, escasez de materia prima o proveedores principales, crisis económica, ataque informático a la base de datos de los clientes, etcétera.

1. Recursos y capacidades clave de la empresa. En esta sección se explicará de manera detallada aquello que debe preservarse de la empresa para que se asegure su continuidad, en caso de una emergencia o una crisis. Desde instalaciones y puestos de trabajo hasta herramientas informáticas o de operación sin las cuales una organización podría detenerse y, de no corregirse la situación, arriesgar su permanencia.

Topic principal

Un plan de contingencia empresarial es una estrategia de respaldo para tu equipo u organización. Define cómo responderás si eventos imprevistos te hacen desviar de tu plan original.

Para elaborar un plan de contingencia se debe conocer a fondo la empresa,cómo funciona, de qué depende,sus puntos fuertes y también los débiles.

4. Compartirlo con los involucrados. Tanto los directivos como las personas consideradas para tomar las riendas durante una contingencia deben estar al tanto de este plan, para que sepan lo que se espera de ellos. Además, es una buena oportunidad de conocer la retroalimentación de los equipos y personal que estará de cerca en la toma de decisiones y ejecución de las medidas contempladas, pues podrían aportar ajustes o actualizaciones que no se consideraron en un principio.

5. Revísalo, discútelo y actualízalo. Finalmente, recuerda que un plan de contingencia de una empresa debe revisarse de manera continua, aunque ya se haya llegado a una estrategia definida, ya que cualquier cambio en la operación, administración y atención de la compañía requerirá un ajuste en el resto de sus actividades y, por lo tanto, de sus riesgos

2. Planifica. Una vez que ya se tiene una evaluación que te permite entender lo que la empresa necesita (y lo que todavía no está en sus recursos) para garantizar su continuidad durante una crisis o emergencia, entonces es momento de pensar en las acciones que se deberán tomar al presentarse este tipo de situaciones. Siempre hay que recordar que el propósito principal de la planificación es encontrar cómo aminorar el daño que podría sufrir la empresa, por lo que se recomienda que se piense en acciones eficientes que deberán aplicarse durante, al menos, unos tres meses seguidos.

3. Garantizar su viabilidad. Para cumplir con lo anterior, se deberá contar con un fondo monetario que se adapte a ese tiempo, talento humano que se encargue de llevar a cabo la estrategia, los materiales,y herramientas que cubran la actividad principal de la empresa o negocio. De nada sirve idear un gran plan de contingencia si no hay manera de llevarlo a cabo.

1. Evalúa. Aunque todas las etapas de un plan de contingencia son importantes, la de evaluación es la que yace en el centro de todo, pues es donde se encontrarán los elementos clave: desde los riesgos que son parte habitual de la empresa hasta los recursos con los que se cuenta para sobrellevar una crisis y continuar con la organización.

Por lo tanto se deberá poner mucha atención a: : Los escenarios de riesgo: desastres naturales, desabasto de materia prima, fallas en las herramientas y sistemas que mantienen en óptimo funcionamiento a tu empresa, crisis de relaciones públicas, entre otros. Las actividades prioritarias: es decir, lo que debe mantenerse en funcionamiento y en operación para cumplir con los compromisos de clientes, proveedores,inversionistas y colaboradores. Los recursos necesarios y existentes: se tendrá que hacer un inventario de las herramientas, personal recursos financieros y estrategias con las que ya cuenta la empresa, para así tener una idea de lo que se carece. Gracias a esto, se podrá comenzar a buscar lo que hace falta para cuando sea necesario aplicar el plan de contingencia. Las personas que deberán tomar un papel de liderazgo: sabrás cuáles equipos y personas son idóneas para dirigir los esfuerzos de tu plan de contingencia, y a su vez, toda esa gente estará preparada con anticipación.