1. PLAN D'ACTION 2022_ARCHIVES

La solution devra obligatoirement être agréée pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique (conformément aux articles L212-4 et R212-19 à R212-31 du Code du patrimoine). Cet agrément est fondé sur le respect de la norme NF Z 42-013 sur l’archivage électronique, qui garantit l’intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, la sécurité du système et la traçabilité des événements, et ce tout au long du cycle de vie des documents. Liste des prestataires agréés : Si l’AFD décide à terme d’acquérir un SAE, il faudra qu’il soit certifié par la marque NF 461, basée sur cette norme NF Z 42-013, pour répondre à l’obligation de démontrer l’intégrité de ses données vis-à-vis de tiers.Listes des solutions certifiées : · L’hébergement des serveurs de la solution doit être dans l’Union Européenne, et ce dans la mesure où l’AFD exportera dans le SAE des données à caractère personnel ou sensible. Les données sensibles de l'AFD ne doivent pas faire l'objet de divulgation non autorisées du point de vue du droit français et européen, pouvant résulter de l'application de réglementations extraterritoriales non-européennes.En raison de la sensibilité des données et du contexte réglementaire actuel en matière de protection des données personnelles, il est exigé qu'aucun transfert hors UE, au sens de l'article 44 du RGPD, ne soit réalisé dans le cadre des services d'archivage électronique (hébergement, accès à distance, etc.). · Le SAE permet de s'appuyer sur le SEDA 2.1. · A l’issue du sort final, l’AFD doit être en mesure de verser ses archives historiques dans le SAE ARCADE du SAEF (Service des Archives Économiques et Financières).

Les contenus des SI sont des archives au sens de la loi (L 211-1 du Code du patrimoine) : données, documents nativement numériques ou dématérialisés.L'écrit électronique (natif ou dématérialisé via une copie fiable), a la même force probante que l'écrit sur support papier, à condition que l'on garantisse sa fidélité et sa fiabilité, d'où la nécessité de sécurisation des informations engageantes dans un SAE.Dans un contexte de dématérialisation accélérée des processus et d’obligations liées au code du patrimoine, et suite à des recommandations IGE, ont été élaborés :•     Une Politique d’archivage Groupe AFD, qui fixe les enjeux d’une gestion raisonnée du patrimoine informationnel de l’AFD tout au long de son cycle de vie, précisant les rôles et responsabilités de chaque acteur (services archives, services producteurs, applications métiers)•     Un référentiel de conservation des documents produits et gérés par chaque structure, en définissant notamment les durées de conservation et sort final à appliquer•     Des fiches pratiques : gestion des espaces numériques, gestion et archivage des emails, projet de refonte d’une arborescence de fichiers sur serveurs partagés au sein d’une structure

En complément de la GED (ROME, La Ruche…), le SAE apporte une conservation normée, certifiée et reconnue par la justice pour préserver la trace de l’activité et les documents probants

norme Schéma issu de la norme ISO 14721 (dite OAIS - Open Archival Information System)

La solution retenue reposera sur une architecture cloud avec des services d’archivage procurés par un tiers-archiveur (scénario retenu et validé en COSI le 14/10/2020). Elle sera basée sur un progiciel qui ne comportera que du paramétrage sans développement spécifique. Cette solution présente l’avantage de :·        Pouvoir être disponible plus rapidement qu’une solution de type « on premise », ·        Ne pas nécessiter un redimensionnement du Système d’Information de l’AFD pour assurer la redondance et l’exploitation des équipements sur des sites physiques distincts,·        Monter en compétences sur les technologies et techniques d’archivage numérique qui sont nouvelles pour la DSI.

L’archivage électronique sera déployé de manière progressive dans le Groupe AFD, au siège et dans le réseau. Dans un premier temps, seuls sont concernés les entités et les processus métiers pour lesquels la réflexion en matière d’archivage électronique est la plus aboutie. Chacun six métiers pilote qui se sont portés candidats pour la reprise de leurs fonds documentaires s’inscrira dans un lot (au sens métier, non au sens du marché publié qui n’en comporte pas). L’ordonnancement de ces lots est défini avec les métiers concernés en anticipant le plus possible afin d’identifier et planifier la charge des ressources nécessaires, qu’elles soient internes ou externes.Ces six fonds pilote initieront la réflexion sur la structuration de l’information de l’AFD (plan de classement macro). La démarche retenue pour le développement du projet est une démarche itérative de préparation, de paramétrage, puis de :·        Reprise manuelle pour les fonds documentaires bureautiques actuellement sur des serveurs partagés et sur Crédit Expert ;·        Mise en œuvre d’un dispositif d’interface pour exporter les données de ROME et les importer dans le SAE, en s’appuyant sur les fonctionnalités d’import standard.

Etant donné l’importance de l’appropriation de la solution par les utilisateurs, un POC (Proof of Concept) sera organisé dans le cadre de l’appel d’offre afin de tester l’ergonomie de la solution et les principaux services attendus (versement manuel, consultation, fonctionnalités d’administration simples telles qu’éliminations ou modification d’un référentiel, etc.).

Afin d’assurer le bon déroulement du projet :·        Une prestation d’AMOA est en appui des métiers ainsi qu’une prestation d’AMOE en expertise technique à la DSI pour la génération de flux xml ; ·        Les fonds seront migrés successivement, ce qui permettra une relation rapprochée et un suivi dédié avec chacune des équipes métier correspondantes. Le projet comprend deux aspects :1/ Mener un appel d’offre européen avec procédure négociée :·        Consulter le marché, émettre le CCTP, ·        Evaluer les offres,·        Contractualiser avec le fournisseur choisi. 2/ Préparer la mise en place et le paramétrage du SAE Les paramètres sont de 2 niveaux :·        Transverse (paramètre généraux, modèles de profils d’archivage, méthodologie) ·        Métier (métadonnées métier, profils et droits d’accès métier, etc.) Les aspects transverses comprennent :Définir les métadonnées transversesDéfinir un modèle de profil SEDA pour les versements dans le SAE, en préparant des exemples de flux XML,Décrire la méthodologie d’archivage à travers les règles d’application pour chaque type d’archivage (manuel unitaire, manuel groupé, automatique…). Au niveau métier on distinguera : les fonds objets d’un versement manuel, qui nécessiteront les étapes suivantes :o  Analyse et préparation du fonds documentaire identifié par le métier,o  Définir les paramètres d'archivageo  Préparer le stock pour l'archivageo  Paramétrer le SAE et recetter le serviceo  Préparer le flux SEDAo  Réaliser la reprise du stock les fonds demandant la mise en œuvre d’une connexion entre une application et le SAE, qui se traduira par les activités suivantes :o  Analyse et préparation du fonds documentaire identifié par le métier ;o  Définir les paramètres d'archivageo  Concevoir l'interface d’export de l’application vers le SAEo  Réaliser la demi-interface côté applicationo  Mettre en place l'archivage du stocko  Mettre en place l'archivage du fluxo  Paramétrer le SAE et valider le service Des REX seront établis pour les fonds pilote, ils serviront non seulement d’un fonds sur l’autre, mais également pour la prise en charge des fonds ultérieurs à l’AFD.

ContexteEngagée dans une démarche de dématérialisation de ses processus, l’AFD produit et gère des documents numériques à forte valeur juridique, stratégique et patrimoniale, qu’il est indispensable de maîtriser et sécuriser. L’AFD évolue dans un environnement règlementaire auquel elle doit répondre : autorités de contrôle bancaire et gestion des archives publiques. Le projet de GED ROME incluait à l’origine un second volet archivage électronique qui n’a jamais été mis en œuvre.  Un audit IGE a pointé de nouveau en 2018 le besoin criant de gérer le cycle de vie complet des données et documents et de démarrer un projet d’archivage électronique. L’élaboration de la politique d’archivage à l’échelle du groupe AFD est en cours de finalisation. Elle se traduit en particulier par la constitution d’un référentiel de conservation, qui décrit les règles de gestion de l’archivage et en particulier la durée de conservation des informations gérées par l’ensemble des métiers. Enfin, un chantier Gouvernance de l’information a été institué en 2020 et a été intégré au projet d’entreprise. La politique d’archivage est partie intégrante de ce chantier, au même titre que la gestion des connaissances, la gouvernance des données, la protection des données personnelles, la confidentialité de l’information, la gestion des ressources documentaires et la veille, ainsi que la gouvernance du système d’information.

ObjectifsLe projet s’est fixé pour objectifs de favoriser la gouvernance de l’information par une gestion rationnalisée de la production documentaire. Celle-ci se décline dans les axes suivants :·        Garantir les droits et obligations du Groupe AFD par la conservation sécurisée de son information à valeur probante (garantie de l’intégrité) et des données personnelles.·        Pallier l’obsolescence technologique pour une conservation pérenne de l’information (au-delà de 10 ans).·        Assurer la traçabilité des actions réalisées sur les documents.·        Faciliter la recherche et l’accès à l’information de référence.·        Favoriser la constitution d’une mémoire de l’AFD.

EnjeuxLes principaux enjeux relatifs à la maîtrise du patrimoine documentaire se décomposent en quatre groupes :·        Enjeux légaux et réglementaires : respect des obligations de conservation en droit français, y compris pour répondre aux exigences des autorités de contrôle internes (IGE) et externes (Codes du travail, du commerce, du patrimoine, RGPD, ACPR, AMF, fonds délégués, etc.).·        Enjeux en termes de risques : préservation des intérêts de l’AFD au regard des risques juridiques, financiers et d’image qu’elle encourt : contentieux, contrôles extérieurs, etc.·        Enjeux patrimoniaux : constitution et valorisation de la mémoire institutionnelle au service du projet d’entreprise, matériaux disponibles pour les historiens et générations futures.·        Enjeux de services rendus et de développement durable : accès facilité à l’information de référence, gain en temps passé à son traitement, rationalisation et réduction des coûts liés à la gestion des espaces de stockage papier et informatique. Les archives définitives ont vocation à être versées au service des archives économiques et financières (SAEF), autorité de contrôle scientifique et technique de l’AFD en matière d’archives publiques, qui dispose d’un SAE (ARCADE). A ce titre, il a notamment en charge la validation du/des référentiel(s) de conservation de l’AFD et notamment des durées de conservation des archives et doit viser les éliminations d’archives. Afin de répondre à ces objectifs et enjeux, le projet vise à mettre à disposition des métiers une solution d’archivage électronique au profit du groupe AFD.