ANÁLISIS DE UN TRÁMITE OPA O CAIP
Trámite
Requisitos y acciones para ejercer derechos o cumplir obligaciones.
OPA o CAIP
Digitalizados
Solicitud y gestión completamente digital.
Dispuesto por una autoridad a través de las sedes electrónicas en el cual el solicitante puede realizar por medios digitales la totalidad del conjunto de pasos necesarios, hasta obtener el servicio requerido.
Automatizados
Respuesta automática al usuario.
La gestión al interior de la entidad se realiza haciendo uso de las TIC, sin requerir la intervención humana.
Proceso regulado por el Estado.
Digitalización y automatización del tramite.
Implementación a través de canales digitales.
Objetivo de facilitar y agilizar el acceso a los tramites con el estado.
Trámite Otro procedimiento administrativo - OPA
Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional para permitir el acceso gratuito de los ciudadanos o usuarios a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.
Trámite en línea el cual puede ser realizado por el solicitante a través de las TIC.
Trámite Consulta de Acceso a la Información Pública - CAIP
permite a los ciudadanos acceder digital y gratuitamente a información pública del estado para ejercer derechos o cumplir obligaciones, con o sin autenticación.
Trámite en línea el cual puede ser realizado por el solicitante a través de las tecnologías de las TIC.
Información contenida en bases de datos o repositorios digitales relacionadas a trámites a la cual puede acceder la ciudadanía de manera digital, inmediata y gratuita para el ejercicio de un derecho, una actividad u obligación
Nivel de transformación
Transformación digital que comprende seis (6) niveles, los cuales han sido definidos procurando generar cada vez un mayor impacto positivo al usuario.
Nivel 1 de Transformación Digital: Informativo-Presencial
Se realiza de manera presencial y no hay ningún tipo de interacción del usuario de manera digital distinta a consultar los aspectos relacionados con la orientación para realización del trámite de manera presencial
Nivel 2 de Transformación Digital:
Informativo Actualizado -
Descarga Formularioso
La información general del trámite está disponible y actualizada para ser consultada por el usuario en el Portal – GOV.CO.
Los formularios que la entidad diseñó y definió para que el usuario registre los datos requeridos, pueden ser descargados por medios digitales para su impresión y diligenciamiento previo a realizar la solicitud de manera presencial o su envío por medios digitales.
Nivel 3 de Transformación Digital:
Parcialmente digital
Permite realizar en línea algunas actividades mientras que otras también requeridas para realizar el trámite; aún se deben realizar de manera presencial.
Nivel 4 de Transformación
Digital: Totalmente digital
La totalidad del trámite se realiza de manera digital en todas sus actividades, desde la solicitud hasta la entrega del resultado
Nivel 5 de Transformación
Digital: Interoperable
El trámite, además de estar totalmente en línea, interopera internamente con otras dependencias de la misma entidad y con otras entidades, habilitando el flujo por medios digitales para todo el conjunto de documentos y/o de datos requeridos para la realización del trámite.
Nivel 6 de Transformación
Digital: Automatizado y Proactivo
Este nivel, incluye las características del nivel 5, y adicionalmente incorpora procesos automatizados para la solución del trámite, especialmente en las actividades que se realizan al interior de la entidad, los cuales deben ser ejecutados haciendo uso de las TIC, sin requerir la intervención humana.
Implementación
Requisitos, pasos, procedimientos, y demás elementos requeridos por la entidad que el usuario debe tener en cuenta durante el proceso, permitiendo conocer previamente aspectos para la realización de tramite.
Dónde se realiza, qué documentación necesita, qué requisitos tiene que cumplir, formas habilitadas para la ejecución del trámite, costos, tiempos de espera, cuál es el resultado, a qué usuarios aplica, entre otros.
2. Hago mi solicitud
•Radicado.
•Documentos.
•Datos.
•Pago.
Corresponde a todas las actividades que debe realizarse para solicitar formalmente el resultado correspondiente al trámite.
3. Procesan mi solicitud
•Validaciones.
•Requisitos adicionales.
•Gestión interna de la autoridad.
La entidad responsable del trámite, OPA o CAIP determina los datos, los documentos y archivos que el usuario debe suministrar de acuerdo con lo que considere necesario para realizar el proceso de atender la solicitud recibida.
4. Respuesta
•Resolución.
•Resultado.
•Notificación.
Corresponde al resultado formal que la entidad genera a partir de la solicitud del usuario de la cual emite la notificación que contiene el sentido de la solución del trámite.
Atributos
Usabilidad
Se deben presentar los tramites de forma clara y efectiva la información sobre sus contenidos
utilizando un lenguaje claro.
Interoperabilidad
Las entidades deben implementar un plan de estandarización para formularios e intercambio de información, asegurando que los procesos y la infraestructura tecnológica estén equipados para compartir e integrar datos eficientemente entre diferentes entidades.
Accesibilidad
facilitar los contenidos para que los usuarios puedan disfrutarlos a través de su visualización o escucha.
deben estar preparados para operar de manera adecuada en dispositivos móviles.
Seguridad
Las entidades deben contar con soluciones de seguridad que se adecuen a su
infraestructura tecnológica, con el fin de fortalecer la seguridad de los
trámites.
Disponibilidad
Las entidades debe determinar y asegurar el nivel de disponibilidad requerido para todos los trámites, OPA y CAIP el cual debe ser igual o superior al 98% mensual.
Neutralidad
Todos los trámites, deben estar dispuestos e implementados con independencia de los navegadores para computadores personales y dispositivos móviles utilizados por el usuario para no afectar su experiencia.
Calidad de la información
La información publicada debe estar actualizada con el propósito
de evitar la entrega información errada a los usuarios.
La información producida, gestionada y difundida deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable, y estar disponible en
formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella.
Aspectos importantes
Brindan servicios al ciudadano por medios digitales de manera ágil y flexible
El sujeto obligado debe integrar estos trámites con el Portal Único del Estado colombiano - GOV.CO, para dar cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2106 del 22 de noviembre de 2019 y en la Directiva Presidencial 02 de 02 de abril 2019 y demás guías y normas relacionadas
Busca optimizar la colaboración entre los sujetos obligados, para mejorar la vida ciudadana y fomentar la transformación digital.