Etapas de la metodología administrativa descriptiva con finalidad propositiva

Presentación formal (personal y grupal) del equipo de trabajo que efectuará el relevamiento en la organización a analizar.

Finalidad: dar a conocer las cualidades del equipo (junto con sus motivaciones y modalidades de trabajo) a las autoridades de la organización en cuestión.

Primer acercamiento o toma de contacto con la organización bajo la forma de un relevamiento preliminar.

Finalidad: la descripción general (global y luego focalizada) de las características constitutivas de la organización que se analizará.

Comienzan a analizarse (aunque sin profundización) ciertas dimensiones organizacionales (formales).

Estructura formal: como fuente se recurre al sitio web de la organización, así como al marco normativo (tanto de creación como de regulación) y a los canales de comunicación organizacional (como lo son las redes sociales). Siendo el organigrama (formal) la herramienta que se utiliza para el análisis.

Sistema teleológico (objetivos): la información provendrá del marco normativo y del sitio web de la organización. Para ello se hará uso del análisis documental como herramienta de recolección de datos.

Contexto: oficiarán como fuente las publicaciones en los medios de comunicación masiva (como diarios, revistas y televisión) que reflejen lo que se dice de la organización en la comunidad. A su vez, la herramienta que se utilizará será la matriz FODA.

Implica el relevamiento propiamente dicho, mediante el cual se examinará tanto lo visible y observable como lo invisible e inobservable (subyacente). Como fuente de información, resulta imprescindible el contacto directo con el quehacer cotidiano de la organización.

Finalidad: la profundización en el diagnóstico administrativo, para así lograr una visión integral de la organización (en cuanto a sus planes, niveles y dimensiones). Para tal efecto, este relevamiento está compuesto por tres etapas, a saber:

Una primera etapa de análisis vertical de la organización, mediante la cual se hace foco en la ubicación, composición y estructura jerárquica de áreas estudiadas; así como en fines, dimensiones y funciones organizacionales.

Se focaliza el análisis de la estructura jerárquica (mediante un organigrama real) y se efectúa una indagación detallada de las funciones (diferenciando entre formales y reales), apelando a la entrevista como herramienta.

Una segunda etapa de análisis horizontal (sistémico) de la organización, indagando los procesos de transformación (de inputs en outputs) y la aplicación de la dimensión tecnológica a la modernización de tales procesos.

Para examinar los procesos, las herramientas a emplear serán la ficha de relevamiento de procesos, junto con el flujograma.

En cuanto a la dimensión tecnológica, se le presta atención al estado de digitalización, despapelización, reducción de etapas, eliminación de trámites y automatización de procesos.

Finalizando con una tercera etapa de análisis de la cultura y el clima organizacional (incluyendo la comunicación interna), en pos de descubrir los valores y principios endógenos.

Para reconocer la cultura y clima organizacional, las herramientas de utilidad consisten en la observación directa, la encuesta online (formulario) para abordar el clima laboral y la entrevista semiestructurada con los colaboradores/as y referentes de área(s).

Se trata de la fase conclusiva-propositiva, a través de la cual se procede a la identificación de problemas y al consiguiente diseño de estrategias de acción (alternativas de solución) para poder corregir las desviaciones o anomalías detectadas. Lo cual se presenta a la misma organización mediante un informe final.

Finalidad: construir propuestas de mejoras a partir de las dificultades organizacionales relevadas, elevando lo analizado y sugerido a las autoridades para la consecuente toma de decisiones.

Desde el enfoque del comportamiento organizacional, complementariamente, se analizan fenómenos sociales dentro de la organización (producto de las redes de relaciones entre sus miembros). Así es que se analizan los aspectos informales y ocultos (invisibles y encubiertos; afectivos y emocionales), centrándose en la cultura, el clima laboral, el liderazgo, la motivación, la comunicación y el cambio organizacional.

Desde el abordaje sistémico, se analizan los aspectos formales y abiertos (es decir, los visibles y observables públicamente), orientados a los aspectos operacionales y de tareas: explicitación de objetivos, estructura conferida sobre la base de jerarquías, especialización funcional, especificidad de roles, entre otros.