DOCUMENTOS ORGANIZACI0NALES EN LAS MIPYMES

Son comunicaciones escritas

Características

Dar a conocer información de carácter general.

La circular interna se usa para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas.

La circular externa se usa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Tratar un solo tema.

Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

Redactar en forma concreta.

Usar un tratamiento respetuoso.

Emplear un estilo gramatical sencillo.

Usar los formatos normalizados de cada organizacion.

Distribuir el texto de acuerdo con su extension.

Tipos

Circular general.

Se dirige a un grupo especifico de personas.

Partes

Encabezado.

Código.

Lugar de origen y fecha de elaboración.

Encabezamiento y destinatarios.

Asunto.

Saludo.

Texto.

Despedida

Remitente y firmas responsables.

Líneas especiales.

Identificación de paginas subsiguientes.

Tipos

Oficiales.

Personales.

Organizacionales.

Lo redactan los funcionarios o empleados.

Recomendaciones para elaborarlas

Logo

Formato carta, oficio u A4

Pie de página.

Membrete.

Partes

Código.

Lugar de origen y fecha de elaboración.

Destinatario.

Denominación o título acádemico.

Nombre del destinatario.

Cargo.

Organización.

Dirección.

Nombre del lugar de origen.

País.

Asunto.

Saludo.

Texto.

Despedida.

Remitente y firmas responsables.

Lineas especiales.

Copias.

Identificación del transcriptor.

Páginas subsiguientes.

Características

Tratar un solo tema.

Redactar en forma concreta.

Usar expresión respetuosa.

Redactar en primera persona del plural y usar la expresión de usted en plural o singular.

Usar estilo gramatical sencillo.

Usar los formatos normalizados de cada organización.

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Usos

Se informa un hecho.

Regular o aclarar una situación.

Tramitar un asunto.

Dar respuesta a una comunicación recibida.

Reiterar una información.

Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

Impugnar o corregir una situación.

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.

Subtopic

Felicitar, invitar o convocar.

Hacer llamados de atención, entre otros.

El certificado es un ocumento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de

-Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos

-Registro civil.

-Becas, donaciones, exenciones, etc.

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para

-Tiempo de servicio

-Experiencia

- Salarios u honorarios

- Clases de trabajo

-Jornada laboral

-Cumplimiento de comisiones

-Comportamiento del trabajador, entre otros.

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.

Características

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;

c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;

e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;

f) suministrar la información en forma personalizada,

g) expedir siempre en original.

Partes

Código

Es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:

- En el papel sin membrete,

- de la zona 1 sí tiene membrete, o

- del encabezado dado por el procesador de texto.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto.

- Cuando la fecha se ubica al comienzo

- Cuando la fecha se ubica al final

Cargo

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida.

Identificación del documento

Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:).

Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

Texto

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.

Remitente y firmas responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados.

Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos,

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto

Características

Tratar un solo tema por informe.

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

Usar tratamiento respetuoso y cortés.

Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).

Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.

Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.

Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

Usos

Regular o aclarar una situación.

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

Impugnar o corregir una situación.

Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

Tipos

a) Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas

Usos

Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.

Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.

Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.

Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.

Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.

Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.
Se recomienda que el resumen incluya:

-Encabezamiento.

-Autoría del resumen ejecutivo.

-Objetivos.

-Numerales o temas.

-Páginas subsiguientes.

-Conclusiones y recomendaciones

-Nombres, cargos y firmas

-Rúbricas.

-Líneas especiales y otros documentos esenciales
para la documentación organizacional.

b) Informe corto, que consta de una a 10 páginas.

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento.

-Encabezamiento

-Autoría del informe.

-Objetivo.

-Capítulo.

-Conclusiones.

-Firmas, nombres y cargos.

c) Informe extenso, de 11 páginas en adelante.

El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.

-Generalidades.

-Elementos finales.

-Firmas, nombres y cargos.

-Rúbric.a

-Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.

Qué es

Es un escrito que se encuentra en las oficinas y otros contextos laborales. Se emplea para informar algo o dar instrucciones a miembros concretos de una organización.

Características

- Es una carta simplificada. Su función es comunicativa y busca recordar acciones, actividades o establecer sanciones.

- Su texto es corto y trata sobre un único asunto.

- Su uso es interno en la organización.

- Los memorandos llevan membrete.

- Su redacción es lo más simple posible y se suprimen las palabras de cortesía.

- No puede sobrepasar una cuartilla.

- Lleva como título: Memorando.

Partes

- Encabezado.

- Denominación del documento.

- Se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

- Bodigo

- Fecha.

Subtopic

Como hacer

- Lugar y fecha.

- Para: El nombre en cuestión.

- De: Quien lo envía.

- Asunto: El motivo del documento.

Usos

- Informar sobre un hecho en forma breve.

- Expresar necesidades.

- Hacer llamados de atención.

- Regular, o aclarar una situación.

- Impugnar una situación o corregirla.

¿Qué es?

es el documento legal y comercial que acredita una operación de compraventa de bienes o servicios. La factura es útil como prueba de la operación, tanto para el cliente como para el profesional o empresa que la emite.

Caracteristicas

La factura de venta incluye también los apellidos y nombre o razón social y NIT- como se denomina en el contexto colombiano- del vendedor o de quien presta el servicio: en toda factura se debe identificar claramente quien es el vendedor o prestador del servicio. Si es una persona natural, que por la naturaleza de su actividad está obligada a emitir facturación debe indicar sus nombres y NIT. Si se trata de una empresa debe quedar registrada su razón social y número de identificación tributaria.

Elementos caracteristicos de la factura

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Esta numeración es aprobada por la autoridad correspondiente.

Fecha de expedición de la factura.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Para efectos tributarios, deben emitir factura las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales – como se denomina en Colombia- en otros contextos hablamos de los autónomos. Se entiende que la obligación de expedir factura es independientemente de la calidad de contribuyentes o no de los impuestos. En Colombia además, acorde con la normatividad expedida por la dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN, deben expedir factura:

Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo

Litógrafos y tipógrafos

Valor total de la operación