El Acta de Reuniones
Concepto
Es un tipo documental que registra
y deja constancia de lo ocurrido en
una reunión de un órgano
colegiado.
Aspectos Estéticos Generales
La información se debe presentar
de manera clara y ordenada.
La mayoría de actas son el
resultado de una
deliberación y posterior
toma de desiciones.
Es necesario que contenga
todos los elementos que se
requieren para su autenticación.
El acta es de caracter legal y
probatorio, esta herramienta
proporciona mucho más
transparencia.
Son elaboradas por un
secretario(a) de actas, y deben ser
firmadas por todos los miembros
presentes en la reunión.
Tipo de redacción
Se debe hacer un resumen de
todos los temas tratados y colocar
todas las desiciones tomadas.
Redactar en tercera persona del
singular para lograr indentificar los
diferentes sujetos que intervienen
en la reunión (el presidente / la
presidenta).
La intervención del secretario de
actas también se coloca en tercera
persona, aunque soea quién
redacta, es conveniente utilizar la
tercera persona para mencionar
sus intervenciones.
Se elabora utilizando el presente
indicativo, aunque el acta haya
sido redactada después de la
reunión.
Tipos de Acta
Acta de Reunión de
Trabajo
Acta de Reunión
del Comité de Empresa
Acta de Reunión de Socios
Formato
Tamaño de Papel: Tamaño
carta (21,5cm x 28cm)
Tipografía: Times New
Roman 12, Arial 10,
Courier New 12, Calibri 10
Espaciado: Interlineado
doble
Márgenes: Todos los
márgenes 3cm, al margen
izquierdo se le agrega el
espacio de la
encuadernación, que
equivale a 1,3cm
Alineación: Justificada, sin división de palabras al final del renglón.
Partes del Acta
Membrete
Identifica a la empresa, entidad o institución que realiza la reunión.
Título del Documento
Se coloca la palabra "ACTA", el número de sesión y el año.
Encabezado
Párrafo inicial del acta, se registran todos los datos relevantes (fecha, hora, lugar, etc).
Registro de miembros presentes y ausentes
Se debe registrar el nombre completo de todas las personas que se encuentran en la reunión, ya sean parte del cuerpo colegiado, o invitados.
Firma de los responsables
Debe ser firmada por el presidente y secretario
Orden del día
Lista o cronograma de asuntos que serán tratados en la reunión.
Nombre de quien preside y del secretario (a) de actas
Se debe indicar el completo de la persona que dirige la reunión; es decir, quién funge como secretario (a) de actas.
Cuerpo del acta
Desarrollo del documento, se recopilan todo lo sucedido en la reunión.
Párrafo de cierre
Se redacta de manera sencilla, se debe indicar la hora en la que finalizó la sesión.
Distribución de Espacios
Después del membrete, se dejan
seis líneas para colocar la fecha.
Se bajan tres espacios verticales y
se coloca el tipo de sesión con su
correspondiente número.
Se bajan dos espacios verticales y
se expresa el nombre del
documento con la palabra "Orden
del Día", se escribe en mayúscula.
Se aplican tres espacios verticales y
se comienzan a enumerar los
puntos tratados.
Al enumerar se debe aplicar la
sangría francesa.
Se utiliza el interlineado doble para
que cada punto de la numeración
esté separado, y se utiliza el
interlineado simple entre cada
párrafo.