EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Conjunto de documentos relacionados entre sí
ELEMENTOS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Documentos electrónicos de archivo.
Contiene información
Foliado electrónico.
Asociación de un documento electrónico a un índice
electrónico
con el fin de
Garantizar su integridad,
orden y autenticidad.
Gestión de copias
Proceso que permita indizar
Enlace o un indicador
Documento sujeto al de mayor retención y a la disposición final.
Índice electrónico.
Identificación de los doc. electrónicos
Con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación
Estructura índice eletrónico
Índice Contenido
Fecha Índice Contenido
Documento Foliado
Nombre Documento
Tipología Documental
Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo
Fecha Incorporación Expediente
Valor Huella
Función Resumen
Orden Documento Expediente
Página Inicio
Página Fin
Formato
Tamaño
Origen
Expediente Foliado
Firma de índice electrónico
Metadatos
Firma del índice electrónico.
Metadatos o información virtual contenida en ellos.
Conforman series o subseries
Simples o compuestas
CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Apertura
A partir de CCD Y TRD
Gestión
Principios archivíticos (procedencia y orden original)
Cierre y archivo del expediente electrónico
cerrar
el expediente, actualizar el índice y firmarlo.
Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos
Mediante PGD, TVD y TRD
Normatividad
Decreto 1080 de 2015 Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura.
Artículo 2.8.2.7.12. Del expediente
electrónico
Expediente: reflejo de la secuencia de un trámite
TIPOS
Expediente Electrónico o Expediente Electrónico de Archivo
Expediente digital o digitalizado
Expediente híbrido
Expediente virtual