FONDO ACUMULADO

Conservación total
se inventariará la totalidad
de la serie que cumplió la retención en su segunda etapa de vida y se transferirá al archivo histórico de la entidad

Eliminación Documental
se revisará como en el caso anterior la sustentación de la eliminación.

Selección Documental
se revisará el procedimiento indicado

será inmediata si la documentación cumple con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas.

listado
de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final.

como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos

preservación
de los documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico

valoración debe conservar

todas las decisiones respecto
a la valoración de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de Valoración Documental (TVD).

cambios administrativos

la historia institucional debe ser una actividad permanente durante todo el proceso de organización documental

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental
(TVD)

DIVIDIDO EN ETAPAS

1
el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia
institucional

2
elaboración de un Plan Archivístico Integral
nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico.
El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación
del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

debe revisarse aquella información relacionada con cada una de las columnas del último formato tales como: número de depósitos, entidades que produjeron la documentación, dependencias, asuntos,
fechas extremas de la documentación producida por cada una de ellas, volumen documental en metros lineales para cada entidad productora.

Subtopic

nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico

n= N* p*q*z
n=
d2*(N-1) + p*q*z2

n = cantidad total de unidades del depósito.

p = proporción de unidades desorganizadas que siempre va a
tener un valor constante que es igual a 0,5.

q = proporción de unidades organizadas en el depósito que
también constante para el caso es 0,5.

z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la
desviación de la media de los datos.