GESTION DOCUMENTAL

Proceso destinado a la manipulacion de los documentos
con vistas a asegurar la economia y eficacia de las operaciones desde la creacion, mantenimiento y utilizacion; hasta la afectacion total de los documentos.

Archivos de Primera Edad

Tambien denominados archivos activos

Se ordenan directamente en el
puesto de trabajo.

Es provisorio.

Se fijan tiempos máximos de
permanencia.

Archivos de Segunda Edad

Tambien denominados archivos semi-activos

Se conserva en material procedente
del archivo activo.

Estan ubicados cerca de los pedidos de
consulta.

Archivos de la Tercera Edad

Tambien denominados archivos inactivos
Otra denominacion es "Definitivos"

Escasa frecuencia de consulta

Por diversos motivos debe
permanecer en la empresa

Incorporacion

Engloba todas las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al sistema de gestion de archivo.

Organizacion

Estructurar la documentacion de forma tal que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos fueron creados

Clasificacion

Signaturación

Sellado como medida de seguridad

Descripcion

Almacenamiento

Acciones ymedidas que deben establecerse para garantizar:

Uso

Consulta

Proteccion

Conservacion

Consulta

Cuando se necesite, hacer procesos para su consulta, dependiendo del tipo de usuario, estos pueden ser: Inernos o Externos.

Transferencia

Proceso de Traspaso periodico de la documentacion de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos, delimitando asi, responsabilidades, custodia y propiedad del mismo.

Disposicion Final de los Documentos

Destino sucesivo inmediato de los documentos y series documentales dentro del sistema de gestion de archivos.