GESTIONE
DOCUMENTALE
E DEMATERIALIZZAZIONE
DPCM 13 novembre 2014 -
Regole per la formazione archiviazione
e trasmissione di documenti con strumenti
informatici
Switch off dal cartaceo al digitale nella P.A.
12 agosto 2016
CAD-Codice dell'Amministrazione Digitale
D.Lgs n 82/2005 aggiornato, da ultimo, con le modifiche apportate dal D.Lgs. 18 maggio 2015, n. 102, dal D.L. 19 giugno 2015, n. 78, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 125 e dal D.L. 27 giugno 2015, n. 83, convertito, con modificazioni, dalla L. 6 agosto 2015, n. 132.
Conservazione
processo disciplinato che consente
di conservare i documenti in formato
digitale consentendo di distruggere
l'originale cartaceo o di non procedere
con la sua stampa
Gestione Informatica dei Documenti
Conservare sia documento analogico che digitale significa:
Formati dei documenti digitali idonei per la conservazione
La conservazione deve essere tale che il documento deve assumere caratteristiche di immodificabilità e staticità
il formato deve possedere specifiche tecniche pubbliche e non in formato proprietario
Responsabile della Conservazione
(es nella scuola è il D.S.)
Gestisce i Flussi documentali
può scegliere un suo delegato (responsabilità in eligendo e vigilando)
la delega deve essere formalizzata con le specifiche
funzioni e competenze
attesta il corretto processo di conservazione
applicando la propria firma digitale e il riferimento
temporale sul documento conservato o da conservare
Definisce e realizza il processo per la lavorazione dei
documenti che devono essere conservati a norma
pdf/A
ampliamento di pdf, ha le seguenti caratteristiche:
assenza di collegamenti esterni
assenza di codici eseguibili quali Javascript
assenza di contenuti crittografati
consente la conservazione digitale per lungo termine
pdf
formato creato nel 1993 da Adobe si basa sullo standard
ISO 32000 e può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSIPAdES
Razionalizzazione dei Flussi
Gestione Protocollo Informatico
DMS (Document Management Sistem)
sistemi per la gestione documentale
Sistemi software che servono a organizzare
e facilitare la creazione collaborativa di
documenti e altri contenuti eseguendo operazioni
massive di catalogazione e indicizzazione
Fasi
consentono di
Ricezione
Gestisce le attività connesse
alla gestione della corrispondenza
sia dei documenti cartacei che informatici
Autenticazione
Verifica dell'identità del soggetto
e integrità del documento
Classificazione e Protocollazione
Assegnazione
Identificazione della persona fisica
a cui si attribuisce la responsabilità
anche temporale del procedimento
Fascicolazione
Collocazione di un documento
all'interno di un aggregato di documenti
ad esso correlato
Trattazione
Attività amministrative che devono
essere compiute in corrispondenza
al procedimento innescato alla ricezione
del documento
Comunicazione
Il risultato è portato a conoscenza
dell'utente interessato dopo formale registrazione
della sua produzione
Archiviazione e Conservazione
organizzazione logica dei contenuti
attestazione formale dell'Ufficio della ricezione/spedizione
assegnazione, trattazione ed esito
i documenti sono sottoposti
a processo di conservazione
per mantenerne inalterate nel
tempo integrità e valore probatorio
verifica dell'integrità dei documenti
Supportare l'archiviazione dei documenti informatici
e delle copie
(Conservazione Accreditata)
Dematerializzare il trattamento dei
flussi documentali sia in ingresso che
in uscita
Automatizzare la fase di registrazione dei
documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità
organizzative
(Flussi documentali e protocollo)
Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione
e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia dei documenti
Disposizioni Obbligatorie
Conservazione del Registro di Protocollo Informatico
"Invio entro la giornata lavorativa successiva al sistema
di conservazione digitale, garantendone l'immodificabilità
del contenuto
il mancato adempimento implica la violazione
dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di
protocollo informatico di cui risponde personalmente
il responsabile preposto alla gestione documentale
(nella scuola è il D.S.)
(art 7 del DPCM 3/12/2013)
Redazione del manuale di gestione del Protocollo Informatico
Elaborazione
(comma 1 art 3 DPCM 13 nov 2014
Tutelare e valorizzare la memoria storica
Consentire l'accesso controllato a dati documenti e informazioni
Verifica dei diritti dell'utente e dei criteri di assegnazione
Livelli di riservatezza
predisporre idonee misure per la qualità e la
sicurezza fisica, logica e tecnologica dei sistemi
Garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti
proteggere nel tempo gli archivi digitali
impedendone il danneggiamento, la perdita
o la distruzione
Acquisizione
Immodificabilità
Forma e Contenuto non devono
essere alterabili durante le fasi di Tenuta
Conservazione e Accesso
Quali forme di controllo possono essere applicate?
Duplicati copie ed estratti di documenti analogici e digitali
CAD modificato dal D.lgs 235/2010
Impronta digitale=documento informatico
L'IMPRONTA E' LA RAPPRESENTAZIONE DIGITALE DEL
DOCUMENTO STESSO
(art 53 comma 1lettera f del testo unico
DPR 28 dic 2000 n 445)
è un algoritmo che calcola per ciascun documento
informatico che viene registrato al Protocollo Informatico
Redazione attraverso l'utilizzo di specifici software
Acquisizione per via telematica
o su supporto informatico
o tramite scansione
Registrazione informatica da transazioni
o attrverso la compilazione di Moduli
o formulari online a disposizione dell'utente
Generazione o raggruppamento anche in via
automatica di un insieme di dati o registrazione
provenienti da uno o più database anche interoperanti
(es.:estrapolazione dell'elenco di una classe)
firme elettroniche qualificate tipologie
Firma elettronica semplice
Insieme dei dati in forma elettronica allegati oppure connessi ad altri dati utilizzati come metodo di identificazione informatica
(es credenziali di accesso portale SIDI, Piattaforma Gestione PON, Firma sul registro elettronico
il valore probatorio del documento informatico su
cui è apposta questa tipologia di firma è rimessa alla decisione del giudice che, caso per caso, terrà conto delle caratteristiche oggettive di qualità sicurezza, integrità e immodificabilità