INSTRUCTIVO DE LIMPIESA
ARTICULO 2
Para los afectos del presente Acuerdo, se define los siguientes conceptos asi
ACHIVIO ELECTRONICO
COMUNICACION OFICIALES
DOCUMENTO ORIGINAL
CORRESPONDENCIA
DOCUMENTO PUBLICO
SERIE DOCUMENTAL
REGISTRO DE COMUNICACION OFICIALES
REDICACIONES DE COMUNICACION OFICIALES
ARTICULO3
Unidad de correspondencia
personal capacitado
Recibe, envía, capacita, controla
REQUERIMIENTOS GENERALES
. Elementos de protección personal
- Overol o Bata manga larga de color blanco (recomendable manga ajustable)
ARTICULO 5
PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán revisar. números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO 6
Numeración de actas administrativa
deben ser consecutiva
oficinas encargadas realizan
controles, consultas, reportes necesarios
ARTICULO 7
COMUNICACIONES INTERNAS
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias.
ARTICULO 8
CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
Las unidades de correspondencia, elaboración plantillas, formatos y controles manuales o automatización que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios dé alerta para seguimiento a los tiempos de respuestas de las comunicaciones recibidas
ARTICULO 1
Establece lineamientos y procedimientos de entidades publicas o privadas
ARTICULO 15
HORARIOS DE ATENCION AL PUBLICO
Todas las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos
ARTICULO 14
IMAGUEN CORPORATIVA
Entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar Oficios, cartas, memorandos con las normas INCONTEC.
ARTICULO 11
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papeles, se elaboran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera capia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento.
ARTICULO 10
COMUNICACIONES RECIBIDAS
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verifica la competencia, los anexos, el destino a los datos de origen de ciudadanos o entidad que remite, dirección donde se debe enviar respuestas y asuntos correspondiente, so es competencia de la entidad.
ARTICULO 9
Conservación documental
NTC 4436 - PAPELES
NTC2676 Soportes digital
Cartuchos de disco de 90mm ( 3.5 pulgadas)