L’arxiu clínic

Gestió de l’arxiu de la documentació sanitària

Només es generarà HC "escrita" a aquells pacients que són admesos a l'hospital en
règim d'internament o de consultes externes

Normalitzar els document que componen la HC
Hi ha de recollir dades minimis(Identificació de la institució/Nombre d'Història Clínica/ Cognoms i nom del pacient/SIP/ Nota indicativa de les característiques de confidencialitat)

El circuit hospitalari d'acces a la HC per par de diferents identidades externs i intern. i del pacient

Subtopic

El sistema de classificació de documentació
• Classificació alfabètica
• Classificació cronològica
• Classificació per diagnòstic o codi de malaltia
• Classificació per data de naixement
• Per dígit terminal:

Perspectives de futur

Seguretat i confidencialitat de la informació

Legislació aplicable

Custòdia

Preservació

És el conjunt de procediments i mesures destinades a la prevenció de possibles alteracions físiques en els documents i a la restauració d'aquests quan l'alteració s'ha produït.

Conservació

A causa de limitacions d'espai i recursos. s'està optant a la subcontractació d'empreses externes que s'encarreguen de la conservació de l’arxiu passiu i de l'històric.

Concepte de l’arxiu clínic

Segun el Consell Internacional d'Arxius (1988), organisme internacional de caràcter no
governamental que promou l'ús, el desenvolupament i la conservació del patrimoni
arxivístic mundial),

Segun La Llei 41/2002 de 14 de novembre, bàsica reguladora de l'autonomia del pacient
i de drets i obligacions en matèria d'informació i documentació clínica

Segun L'article 59 de la Llei de Patrimoni Històric espanyol,

Organització i jerarquia

Els AHC son una part de les UDCA les quals són responsables de l'organització i custòdia, i estan
dirigides pel metge documentalista.

Regulació i legislació de l’arxiu clínic

La Llei 41/2002 de 14 de novembre defineix el concepte d’HC i regula L'autonomia del pacient i els drets i obligacions en matèria d'informació i
documentació clínica

Gestió eficient de l’arxiu clínic

Ha de garantir com a mínim els circuits de circulació ,la incorporació progressiva de document, su fácil localización y maneig , i la incorporació de noves tecnologies I un reglament consensuat al centre per la gestió de HC

Característiques de l’arxiu clínic

Fons documental Productor Gènisi Informació Conservació Tractament arxivístic

Objectius de l’arxiu clínic

Garantir una unica HC per pacient,
Custodiar i conservar-la
Garantir la confidencialitat
La disponibilitat de la documentació clínica
Assegurar els dret del pacient respecte a la historia clínica
............etc

Funcions (diàries i generals)

Diàries:
Préstec i devolucions d'històries clíniques
Manteniment de registres
Recuperació de la informació
Manteniment de la Història Clínica única
Indicadors de qualitat d'un arxiu
Disposició de peticions del SAP (Servei d'Atenció al Pacient)

Generales
Disseny i normalització de la Història Clínica
Elaboració de la "Normativa de la Història Clínica“
Elaboració de la "Normativa del Funcionament de l'Arxiu“
Elaboració de la "Normativa de l'Arxiu per a les secretaries Assistencials“
Consecució d'un Arxiu Centralitzat
Consecució de la Informatització de la Gestió de Arxiu
Garantia de la confidencialitat de la informació
Recerca de solucions al problema d'espai
Creació i manteniment de la "Comissió d'Històries Clíniques“
Control de qualitat de la història clínica
Recerques de Sistemes d'Accés ràpid a la informació

Requisits essencials de tota UDCA

Recursos humans amb formació necessaria
Mitjans tècnics que facilitin el treball
fitxer índex mestre de pacients (FIMP) informatitzat
manual d'ús de la història clínica

Diagrama de flux

El AHC conté tota la informació que els professionals necessiten per l'atenció dels pacients, a més d'un altre tipus de valors com el legal.

Centre de consulta d'informació

Els problemes més greus són:
-Manca d'espai
-l suport dels equips de direcció, no sempre és continu
-La transformació que estan patint alguns arxius respecte al suport dels seus documents.

Tipus d’arxiu d’HC

A. centralitzats (són els que ocupen un únic espai o departament)
A. mixtes (són els que combinen característiques dels arxius
centralitzats i dels arxius descentralitzats)
A. descentralitzats (són els que no es troben unificats en un únic
espai físic, sinó que estan dividits entre els diversos departaments d’un centre.)

L’espai i les instal·lacions

un espai físic

Hi ha 3 sistemes d’arxius:
*Arxiu horitzontal o pla
*Arxiu vertical.
*Arxiu suspès.

No hi ha normativa específica sobre construcció d'edificis d’AHC,

Hi ha recomanacions per part de Ministeri de Cultura i les publica la Direcció General d'Arxius Estatals de 1992.

un espai virtual

El suport d'emmagatzematge ja no
sigui el paper.

El personal

*Professionals que treballen a la UDCA:
Cap mèdic.
Metge documentalista.
Tècnics en documentació sanitaris.
Auxiliars administratius
Zeladors
Els torns de treball de la UDCA dependran de les necessitats de cada centre hospitalari. Ara bé, la informació cínica ha d’estar disponible les 24h del dia.