Los Sistemas de Información Funcionales

Es el área de la empresa que mayor cantidad de información posee del exterior, sobre todo de clientes y mercados, y la que más necesidad tiene de procesarla para mejorar su competitividad.Los sistemas de información de marketing o mercadotecnia (siim) poseen cierta ventaja sobre la investigación de mercados tradicional, pues operan de forma continua y en tiempo real, actúan como prevención de posibles problemas y manejan a la vez información interna y externa.La investigacion de mercados trabaja con datos subjetivos y cualitativos, lo cual siempre supone una barrera para el procesamiento y análisis, creando problemas en el momento de tratar estos datos para obtener resultados óptimos.

Subsistema de Entrada

Están orientados a la consecución de la información necesaria para adoptar las
decisiones de marketing, los datos provienen de la base de datos corporativa de la empresa (estrategia, necesidades), los subsistemas propios de recogida de datos del área (precios, clientes, modelo) y el subsistema de inteligencia utilizado (informes de rechazos, estudios e investigación de mercados).

Los principales recursos que utiliza son:
Data mining:
Sistema que analiza la información de manera multidimensional, se utiliza para predecir futuras tendencias y comportamientos, permite tomar decisiones proactivas a través de sistemas de información conductores de
conocimiento experto (knowledge-driven).
Data warehouse:
Concentra toda la información en una sola fuente integrada, una base de datos integrada en el área de marketing que recoge el enfoque de los clientes (preferencias de compra, ciclos, cantidad...) y ayuda a tomar decisiones como qué productos hay que retirar, adecuar el producto al perfil del cliente, identificar frustraciones y oportunidades..

Subsistemas de Salida

Su fin es integrar las técnicas
de información punteras para proveer al
marketing de las técnicas y la capacidad de funcionamiento para diseñar, probar e implantar nuevos productos y servicios. En estos subsistemas de salida se da una combinación de tipologías de sistemas de
información, tanto tps, mis, dss, junto con los sistemas basados en el conocimiento,
en todas sus etapas de decisión.

Subsistema de producto
Desarrolla las estrategias y tácticas adecuadas a cada fase del ciclo de vida del producto y nuevos productos, puede procesar con diversos programas para mejorar la eficacia de los productos o crear otros nuevos (Customer Relationship Management).

Subsistema de promoción
Es un área donde resulta complicado utilizar sistemas de información.Las nuevas plataformas informáticas como la arquitectura orientada a servicios (soa), sirven para la conexión entre empresas y clientes. Esto les permite segmentarse por módulos con funciones concretas y específicas.

Subsistema de distribución.
Los canales de distribución de una empresa son un instrumento estratégico que debemos valorar través del marketing mix. La importancia del canal de distribución queda reflejada en la integración de los sistemas de información de los si de proveedores y clientes. Los sistemas enfocados en la cadena de valor se conocen como Supply Chain Management o sistemas de gestión de la cadena de suministros.

Subsistema de precios
La empresa debe utilizar diferentes sistemas según fije el precio.

Subsistema de mezcla integrada.
Las empresas desarrollan modelos de simulación.
Estos sistemas dss ayudan a los directivos a tomar decisiones estratégicas en situa-
ciones cambiantes, con modelos de simulación y escenarios.

El uso de ordenadores en el área de producción se considera como un recurso
fundamental en todas las actividades que se desarrollan desde el almacén hasta la
salida y diseño del producto.
La informatización y programación de los procesos productivos ha dado lugar a
una mejora en la eficiencia, tanto en los rendimientos, como en la producción significativa de los costes, por el mejor ajuste de los inputs al producto, y en la entrega a tiempo.
Este menor uso de recursos, adecuación de la producción a la demanda y reducción en coste, han dado como resultado un significativo incremento de la productividad.

Subsistemas de Entrada

Recogen las necesidades de información de la planificación estratégica (Enterprise Resource Planningerp), datos internos (información contable de costes y de ingeniería industrial), mientras que el subsistema de inteligencia de fabricación recoge las necesidades, tendencias, etc., de proveedores, mano de obra, maquinaria,
tecnología, componentes y materiales.
Estos sistemas permiten un feed-back continuo y una adaptación mayor a la estrategia empresarial, tanto en eficacia (consecución de los objetivos) como en el uso eficiente de los recursos disponibles.

Subsistemas de Salida

Subsistemas de Producción: El uso de los programas de producción y asignación de recursos asistidos por or-
denador, se ha generalizado en las empresas por medio de modelos matemáticos informatizados.También aparecen técnicas de gestión informatizadas para la gestión de proyectos, centradas en la creación de presupuestos y planificación de actividades con los recursos disponibles (distintos modelos de planificación, programación lineal, pert, modelos de asignación de recursos).

Subsistema de inventarios
Los sistemas de información aplicados a los inventarios han tenido un gran desarrollo en los últimos años, reduciendo su coste de mantenimiento de forma eficaz.
El modelo de planificación de necesidades de materiales (mrp) desarrolla para laproducción de productos más o menos estandarizados.
El modelo de planificación de recursos productivos (mrpii) da lugar a un uso eficiente de estos recursos, mejora la planificación de prioridades y la coordinación entre departamentos.
Ssitema justo a tiempo (jit), que mantiene el flujo de materiales necesarios en cada fase del proceso, evitando
costes de almacén innecesarios. La automatización de los procesos de tiempo continuo en la gestión de almacenes,
con programas de software de gestión de almacenes (sga), representan un elemento básico como herramienta de control y reducción de costes.

Subsistema de calidad
El objetivo tqm es «cero defectos», para ello se utilizan sistemas informáticos que previenen y detectan la aparición de defectos en el producto.

Subsistema de costos.
Se utiliza para mantener controlados los costes del proceso productivo. Permite estudiar quiénes participan y cuánto aporta a las tareas cada elemento de la empresa (costes hora/máquina, costes hora/hombre, etc.).

La función financiera en la empresa es la encargada de buscar los recursos económicos necesarios para poder realizar los objetivos de la empresa.
La administración de los recursos se realiza en todos los departamentos, y estas unidades administrativas se relacionan con la administración general de la empresa, donde se centralizan las operaciones.

Subsistemas de Entrada

Subsistema de contabilidad. Estas herramientas de gestión administrativa se encargan de recoger la información desde el momento que entra en la empresa (pedidos) hasta su salida y entrega, realizando todos los trámites necesarios, como facturación, contabilidad de la factura, asignación de crédito al cliente, etc.

Subsistema de control interno. El control interno es un proceso que realiza la administración para supervisar y
evaluar el riesgo de sus operaciones, y comprobar el nivel de eficacia y eficiencia
operacional desarrollado, el cumplimiento contable de la información financiera, las auditorías de calidad y el ajuste a la normativa legal imperante.

Subsistemas de herramientas de gestión. Son todos los sistemas, aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una empresa. Otra herramienta de gestión es la aplicación «gestión de portafolios de proyectos», utilizada en la empresa para analizar cada proyecto y ver su encaje en la estrategia.

Subsistemas de Salida

Subsistema de previsiones
La gerencia debe establecer previsiones para las necesidades financieras que se van generando en la empresa. Estas decisiones son semiestructuradas o no estructuradas, por lo que necesitamos un sistema dss para su análisis.

Subsistema de administración de fondos
Sirve para realizar el seguimiento de los flujos monetarios de la empresa y su
posible inferencia sobre los mismos, y ofrece la posibilidad de realizar distintas
alternativas ante cualquier problema o desviación que se presente.

Subsistema de control
Es uno de los aspectos más importantes para la empresa, representa las previsiones realizadas para ejecutar la estrategia a través de un presupuesto operativo correspondiente a un año fiscal y su ejecución.

Subsistema de servicios
El sistema de administración y financiero es el que mayor número de servicios
otorga a la gerencia de la empresa; utiliza para ello las herramientas de gestión que
generan resúmenes e informes de forma continua, facilitando el seguimiento y el
posicionamiento de la empresa en todo momento.

El área de recursos humanos se encarga de buscar empleados que se ajusten tanto a la actividad que los requiere como a la filosofía de la empresa, así como crear una
bolsa de trabajadores por especialidades que se adecúen a las necesidades futuras,
en función de los proyectos que vaya a desempeñar la empresa.
Además de la búsqueda de nuevos trabajadores, una de las tareas más importante es la formación de los empleados nuevos y antiguos, para adaptarlos a la evolución tecnológica que se desarrolla en la empresa.

Subsistemas de Entrada

La base de datos corporativa ofrece los datos para calcular las nóminas, ilt
(incapacidad laboral transitoria), cuotas de la Seguridad Social, etc., según la legislación vigente.
Las necesidades de búsqueda de nuevos empleados que se adapten a la organización buscando el perfil óptimo a las habilidades que se requieren.También se encarga de la amortización de puestos de trabajo y de tener previsto cubrir las va
cantes que se vayan a producir y, por último, recoge las quejas de los empleados
y analiza sus razones.

La empresa utiliza programas de shrm como
input del sistema de rrhh y pueden ser:
• Estructurados, que vienen dentro del módulo de la planificación dentro del software erp y sobre ellos se construye la función estratégica, como el softwareutilizado por sap-r3.
• Adaptables, enfocados a la gestión estratégica de rrhh, en función de variables que giran alrededor del perfil profesional, evaluación e identificación de habilidades, potencial, competencias, autogestión del empleado.

Subsistemas de Salidas

Tratan de identificar las necesidades de personal en función de los proyectos y objetivos que desarrollará la empresa, analizando los procesos y elaborando el orgaigrama más adecuado a cada uno. Una vez detectadas las necesidades, se realiza el reclutamiento a través de ofertas de empleo en medios de comunicación, bolsas de trabajo etc., o buscando en la propia base de datos de la empresa.

Subsistemas de remuneración
Son programas que tratan de la retribución salarial a los empleados, subsistemas
fáciles de automatizar y que recogen todos los derechos del trabajador en su nómina (antigüedad, horas extras, etc.), y junto con el subsistema de prestaciones
realizadas, complementa el resultado de la compensación.

Subsistema legislativo
Se dedica a proporcionar a la gerencia información sobre la evolución de las nor-
mativas de empleo gubernamentales y de la compañía, para obtener beneficios
fiscales o laborales (deducciones, exenciones, subvenciones, etc.).

Subsistemas integrados de aplicaciones
Las aplicaciones informáticas más comunes que utilizan las empresas se establecen en los subsistemas de compensación y prestaciones, donde hay una gran variedad de software en el mercado, adaptado a los sectores y tamaño de las empresas. Las aplicaciones informáticas más utilizadas son modulares, como saohr y navision de Microsoft, sage,
oracle, estas aplicaciones abarcan de forma integrada todas las áreas de la empresa.

Es una de las áreas que más se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a la importancia que tiene el manejo de información en las organizaciones, bien sea para reducir costes, obtener ventajas competitivas o adaptarse a la estructura del sector.
Para la correcta organización y gestión de los recursos informáticos, debe integrar a
los ejecutivos de la empresa, analistas de sistemas, programadores, administradores
de bases, especialistas en redes y ejecutores de tareas.

Subsistemas de Entrada

La gestión de la capacidad de las ti es uno de los principales objetivos para prever
la capacidad de los sistemas de información y las ti utilizadas, y comprobar que
su funcionalidad se adecúa a las necesidades actuales y futuras de la empresa conociendo
el coste soportado.

Subsistemas de Salida

Subsistemas de infraestructuras
Este subsistema es el encargado de gestionar los recursos materiales en si que
posee la empresa, unificando la administración del hardware en redes, recursos
informáticos, telemáticos y servidores web, así como su localización, realizando
una gestión del conjunto de los servicios de los sistemas críticos de la misma.

Subsistemas de software
Describe los programas informáticos que existen en la empresa, cuál es el nivel de
actualización de los mismos y sus necesidades, dónde están situados, las distintas
aplicaciones informáticas que se utilizan, cómo comunicarse con la base de datos,
y esto se realiza, generalmente, a través de informes periódicos que se distribuyen
a los usuarios.

Subsistemas de servicios al usuario
Indica los responsables del subsistema de recursos de información, y los especialistas
de programación, y analistas y diseñadores de sistemas, para ofrecer a los
usuarios información sobre el uso de las diferentes herramientas o programas de
software a los usuarios. Trata que el usuario tenga acceso a los servicios que se necesitan y solucionar los
problemas e incidencias que tengan, recoge las preferencias de presentación de datos y su configuración realizando encuestas de satisfacción sobre los soportes utilizados.

Subsistemas de gestión de seguridad
La seguridad se refiere a las políticas, procedimientos y técnicas usadas para evitar
accesos no autorizados, y la alteración, robo o daño físico al sistema. Salvaguarda
el hardware, software, redes de telecomunicaciones y datos.
Los datos solicitados a la base de datos corporativa, tienen una serie de procedimientos
para discriminar a los usuarios y qué datos se consultan, en función de qué órdenes realizan estas consultas. La bdc se estructura según las necesidades de los usuarios a los cuales va dirigida; se pueden ofrecer de forma general o se
restringe a usuarios no deseados.

Subsistemas de auditoría.
Auditoría se encarga de ofrecer el estado actualizado del hardware y software, y los recursos humanos disponibles a los directivos encargados de planificar la estrategia de la empresa, para mejorar la calidad de la información disponible y su mantenimiento, y la seguridad. Realiza un control continuado de los
equipos y programas frente a las necesidades y estrategias de la organización.