DIGITALIZACION CERTIFICADA DE DOCUMENTOS
Digitalización
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica
Digitalización Certificada:
Concepto: proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte
análogo
se hace con fines de...
Control y Trámite
Archivísticos
Continuidad del Negocio
proceso
Preparación de documentos
- Objetivos
– Beneficios
– Alcance
– Parámetros Técnicos
– Valor
– Cronogramas
Escaneo y captura
Plano
Automático
Cenital
Modelos especiales
Optimización de la imagen
Mejoras en la calidad de la calidad de la imagen que no afecte
la información: Brillo, Contraste, Tamaño, Color.
Control de Calidad
– La resolución del escaner utilizado
– La resolución del proceso de digitalización,
– El bit – depth o profunidad de color utilizado
– El material fuente a digitalizar,
– El control de calidad y las herramientas de mejora de
calidad utilizada
– El dispositivo final de reproducción (monitor o impresora).
Indexación o captura de metadatos
Los metadatos son datos altamente estructurados que describen
información.
Es “Información sobre Información” o “datos sobre los datos”.
Los metadatos pueden describir información de diferente tipo,
independientemente del medio en el que se encuentre.
Búsquedas por texto libre (O.C.R.)
Firma Electrónica
Captura
El SGDEA debe estar en capacidad de garantizar :
– Autenticidad
– Accesibilidad
– Integridad
– Portabilidad
– Confidencialidad
Identificación y Codificación:
Conformación
Contenido
• Metadatos
• Firma Electrónica
Consulta
Equipo individual
• LAN
• Intranet
• Vía Web
Mantenimiento
Back Ups
• Migración de medios
• Actualización de versiones del Software
• Actualización de equipos
Garantía de fidelidad
Expresar desde el momento de su creación los atributos.
• Definición de los procedimientos de protección.
• Atender lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999.
• Reglamentación en el contexto administrativo y documental.
• Autenticidad.
• Metadatos.
• Procedimientos de preservación a largo plazo.
Copia Auténtica
Borrador
Original
Copia
Copia Auténtica
Copia Electrónica Autenticada de
Documento en papel