PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
SE DIVIDEN EN
ORGANIZACIÓN
Proceso, que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de fondo.
CLASIFICACIÓN
Operación archivistica que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica de fondo
¿Hasta dónde llega?
Este proceso comienza determinando
la agrupación documental más grande(fondo) y finaliza determinando las más pequeñas.
La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, dice cuáles son las de cada unidad administrativa.
ORDENACIÓN
Operación archivística dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación
¿DÓNDE COMIENZA?
Se puede decir que la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, es decir, se aplica a las
series documentales.
PROCESO
Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional.
1. EL PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite.
La experiencia permite observar que en nuestro medio no siempre se ha respetado el Orden Original en el tránsito administrativo, surgiendo de esta manera la desorganización.
Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes:
.Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.
.Ausencia de manuales de procedimientos.
.Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual
.Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series ficticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).
El Principio de Orden Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN
Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales,en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos).
NÚMERICOS
ORDINALES
Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma
consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica
CRONOLÓGICOS
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes, y al final el día.
ONOMÁSTICO
La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo.
Toponímico
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc
Temático
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.