Que es la gestión documental?

• Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.

• Archivo de Gestión: “Archivo de oficinas que reúnen documentación con vigencia administrativa y jurídica, de uso continuo.

• Segunda edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor [para la institución] y son consultados con mucha frecuencia por la administración o los ciudadanos. Forman el archivo Intermedio.

• Archivo Central: “El archivo central es la unidad responsable de la gestión de documentos archivísticos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas, y que permanecen en él hasta su destino final.

• Tercera edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el archivo histórico.

• Archivo Histórico: “El archivo histórico es la unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos archivísticos

• Incorporación: Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por las unidades productoras de documentos hacia el sistema de gestión de archivos.

• Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, en miras de garantizar su oportuna recuperación.

• Almacenamiento: Acciones orientadas a gestionar los depósitos documentales junto con el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

• Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. • Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

• Transferencia de documentos: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema o fuera de éste, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al Archivo Nacional.

• Disposición final de los documentos: Conjunto de actividades orientadas a la selección de los documentos en los archivos de gestión y/o central, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.