SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MATERIALES

FORMATO O SOPORTE QUE CONTIENE INFORMACIÓN
SUSCEPTIBLE DE SER GUARDADA, RECUPERADA Y
OFRECIDA A CUALQUIER USUARIO

LITERATURA GRIS

PUBLICACIONES GENERADAS
O PRODUCIDAS POR LA
INSTITUCIÓN

INFORMES

PROYECTOS

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

TESIS

PONENCIAS

OBRAS DE REFERENCIA

ESTA COMPUESTA
POR

DICCIONARIOS

MANUALES ESPECIALIZADOS

ESTADISTICAS

REVISTAS

RESUMENES

DOCUMENTOS TÉCNICOS

ENTRE ESTOS PODEMOS
CONSIDERAR

NORMAS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

PATENTES

NORMAS NACIONALES
O INTERNACIONALES

MATERIALES AUDIOVISUALES

SU SOPORTE NO ES
PAPEL

CD´S

VIDEOS

DISQUETE

DVD

RECURSOS EN LINEA

PRINCIPALMENTE INTERNET

BASES DE DATOS

CATALOGOS

SITIOS ESPECIALIZADOS

WEB

Es el proceso mediante el cual se decide qué documentos se incorporan a la colección y cuáles no.

FACTORES

PRESUPUESTO

TIPO DE BIBLIOTECA Y USUARIOS

AVANCES Y NOVEDADES

ENTORNO INFORMATIVO

FUENTES PARA LA
SELECCIÓN

LIBROS A EXAMEN

ES PONER EN EXPOSICIÓN NOVEDADES EDITORIALES QUE PERMANECEN EN LAS ESTANTERÍAS DE SELECCIÓN DURANTE UN TIEMPO ESTIPULADO.

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

CATALOGOS COMERCIALES

LIBROS Y DOCUMENTOS EN VENTA

FUENTES COMPLEMENTARIAS

PRINCIPIOS Y POLÍTICAS DE SELECCIÓN

ORIENTACIONES CUANTITATIVAS

SON LAS NORMAS Y LAS DIRECTRICES QUE ESTABLECEN EL TAMAÑO DE LA COLECCIÓN EN FUNCIÓN CON LAS MATERIAS Y LA PROFUNDIDAD

PRINCIPIOS CUALITATIVOS

PARA ESTO SE DEBE TENER EN CUENTA LA NECESIDAD DE INFORMACIÓN DEL USUARIO.

EXPURGO

CONSISTE EN HACER UNA EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA COLECCIÓN A PARTIR DE CRITERIOS MATERIALES E INTELECTUALES QUE NOS PERMITA RETIRAR DE MANERA TEMPORAL O DEFINITIVA UNA PARTE DE LOS FONDOS CON EL OBJETIVO DE REORGANIZAR LOS
CONTENIDOS DE LA BIBLIOTECA Y OFRECER UN SERVICIO MEJOR

PARA ESTE PROCESO TENEMOS
TRES MECANISMOS

COMPRA

ES EL PROCEDIMIENTO PRINCIPAL DE
ADQUISICIÓN, POR LO QUE PARA QUE
SEA BUENO ES NECESARIO CONOCER LA
FUENTES DE INFORMACIÓN SOBRE LOS
EDITORES, DISTRIBUIDORES, COSTOS
DE LOS PROVEEDORES.

ESTAS PUEDEN SER:

DIRECTA

LA COMPRA DIRECTA NO PERMITE TENER COMO VENTAJA
LA RAPIDEZ EN LA ADQUISICIÓN E INCLUSO EL PRECIO,
TENIENDO SIEMPRE EN CUENTA EL PRESUPUESTA, LA
REALIZACIÓN DEL PEDIDO Y DICHA FACTURACIÓN.

CORPORATIVA

POR OTRO LADO, ESTA NOS PERMITE, TENER COMO VENTAJA UN AHORRO IMPORTANTE EN LA
GESTIÓN DE LA ADQUISICIÓN, PERO PUEDE SUPONER RETRASOS EN LA RECEPCIÓN DEL MATERIAL Y CIERTO ENCARECIMIENTO, ESPECIALMENTE EN DOCUMENTOS EXTRANJEROS.

LA ADQUISICIÓN POR COMPRA DEBE ASEGURAR LA PERTINENCIA Y ACTUALIDAD DE LOS CONTENIDOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SELECCIONADO PARA COMPRA, TENDRÁ EN CUENTA LAS NECESIDADES Y SUGERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS DE LA ACADEMIA, INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN, CON EL OBJETIVO DE QUE EL ACERVO BIBLIOGRÁFICO RESPONDA DE MANERA EFICAZ COMO SOPORTE A CADA UNO DE PROGRAMAS EXISTENTES Y VENIDEROS EN LA UNIVERSIDAD O EN EL LUGAR DONDE ESTE SITUADA LA MISMA, CON EL FIN DE CUBRIR LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS, YA CON LA INFORMACIÓN QUE PREVIAMENTE HEMOS OBTENIDO SE PROCEDE A REALIZAR LA SOLICITUDES DE COTIZACIÓN CON PROVEEDORES LOCALES Y NACIONALES.

DONACION

ES UNA FORMA DE ADQUISICIÓN GRATUITA EN LA BIBLIOTECA, PERO EL PROCESO DEL MATERIAL PARA SU PUESTA A DISPOSICIÓN DEL PÚBLICO IMPLICA UNA SERIE
DE COSTES EN RECURSOS HUMANOS Y PROBLEMAS DE ALMACENAMIENTO, POR LO TANTO SE HACE NECESARIO ESTABLECER UNAS CONDICIONES MÍNIMAS PARA LA
ACEPTACIÓN DE DONACIONES.

SE DEBE TENER EN CUENTA

VALORACIÓN DE LA DONACIÓN

POLÍTICAS DE ACEPTACIÓN:
CLARIDAD PARA CON LOS
DONANTES Y PARA CON LA
UNIDAD DE INFORMACIÓN.

MECANISMO POR EL CUAL SE RECEPCIONA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA LA BIBLIOTECA, DONADO POR PERSONAS NATURALES Y/O JURÍDICAS PARTICULARES DENOMINADAS “EXTERNAS” O CON ALGÚN TIPO DE VÍNCULO CON LA BIBLIOTECA (ESTUDIANTES, DOCENTES, FUNCIONARIOS, INVESTIGADORES Y/O EGRESADOS), DENOMINADAS “INTERNAS”.

PARA RECIBIR LAS DONACIONES
SE REALIZA UNA EVALUACIÓN CON BASE EN:

EL USO POTENCIA QUE TENDRÍA LA COLECCIÓN A RECIBIR.

COSTO DE SU PROCESAMIENTO

COSTO DE MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE LA COLECCIÓN

CANJE

PARA ESTABLECER EL INTERCAMBIO CON OTRAS INSTITUCIONES SE TIENEN EN CUENTA LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR PÚBLICAS O PRIVADAS QUE OFREZCAN MATERIAL BIBLIOGRÁFICO QUE CORRESPONDA A LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS DEL INSTITUTO, DE TAL FORMA QUE LAS PUBLICACIONES INTERCAMBIADAS CORRESPONDAN A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS.

LA RESPONSABILIDAD DE ESTA ACTIVIDAD ES LA PROFESIONAL ESPECIALIZADA RESPONSABLE DE BIBLIOTECA Y EXTENSIÓN CULTURAL

A TENER EN CUENTA EN EL CANJE

PUBLICACIONES:
VISIBILIDAD,
POSICIONAMIENTO,
INTERCAMBIO

DEPOSITARIOS

OTROS MECANISMOS DE ADQUISICIÓN

OPEN ACESS

CONVENIOS COOPERACIÓN

DEPOSITO LEGAL

BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA

PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ADQUIERE EL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO QUE NECESITA UNA INSTITUCIÓN

SELECCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A PARTIR DE

NECESIDADES

SUGERENCIAS

OFRECIMIENTOS DE DONACIONES

OFRECIMIENTOS DE OBSEQUIOS

RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD

LISTADO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A ADQUIRIR

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL SOLICITADO

SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL MONOGRÁFICO

EVALUACIÓN TÉCNICA DE BASES DE DATOS

REGISTRO Y CONCEPTO TÉCNICO DE BASES DE DATOS

ENVIÓ DE RESPUESTA Y DEL CONCEPTO TÉCNICO

SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL MONOGRÁFICO O SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE REVISTAS Y BASES DE DATOS

DEFINICIÓN FORMA DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

TITULO PUBLICADO EN EL EXTERIOR

PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA

PUBLICACIÓN NACIONAL

PRODUCCIÓN ACADÉMICA

PUBLICACIÓN RECIBIDA EN CANJE

RECURSOS DE ACCESO LIBRE EN INTERNET

COMPRA SUSCRIPCIÓN DEL MATERIAL MONOGRÁFICO Y PUBLICACIONES SERIADAS IMPRESAS

UNIDADES ACADÉMICAS

COMPRA O SUSCRIPCIÓN DE PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS Y BASES DE DATOS

SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMULAR ORDENES COTRACTUALES MENORES

SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMULAR ORDENES CONTRACTUALES SUPERIORES

SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMULAR CONTRATOS

ADQUISICIÓN POR DEPOSITO LEGAL

SE SOLICITA EL MATERIAL A TRAVÉS DEL DEPOSITO LEGAL

ADQUISICIÓN POR DEPOSITO INSTITUCIONAL

LAS PUBLICACIONES DE LA INSTITUCIÓN SERÁN REMITIDAS A LA BIBLIOTECA DE LA INSTITUCIÓN

ADQUISICIÓN POR CANJE

SE ESTABLECE UN CONTACTO CON LA ENTIDAD PRODUCTORA Y SE ESTABLECE UN CANJE

RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

SE REVISARA EL MATERIAL ADQUIRIDO ESTE EN CONCORDANCIA CON EL MATERIAL SOLICITADO

RECEPCIÓN DE DONACIONES

SE DEBE TENER EN CUENTA EL CONCEPTO TÉCNICO Y EL CONCEPTO ACADÉMICO

VERIFICACIÓN DE MATERIAL RECIBIDO

SE VERIFICA QUE EL MATERIAL RECIBIDO CORRESPONDA CON LOS SOPORTES ENTREGADOS

REGISTRO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO

SE IDENTIFICA EL MATERIAL

SE INCLUYE DATOS DEL PROVEEDOR

SE GENERA EL REGISTRO DE LA FACTURA

GENERACIÓN DE ACUSE DE RECIBIDO

SE HACE UN ACUSE DE RECIBIDO COMO CONSTANCIA DE LA RECEPCIÓN

LEGALIZACIÓN DE ADQUISICIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

SE NOTIFICA POR CORREO ELECTRÓNICO COPIA DEL FORMATO DE ADQUISICIÓN

NOTIFICACIÓN DE RECIBIDO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

SE INFORMA POR CORREO ELECTRÓNICO A LA PERSONA QUE HIZO LA SOLICITUD