TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD

Es un listado de series documentales donde estipula el tiempo de permanencia en cada una de las diferentes faces del ciclo vital del documento, que permiten su respectiva conservación o eliminación.

avalado por el sistema de archivo general de la nacion

Date and place of birth

Requisitos de Presentación de las TR

El Archivo General de la Nación ha establecido como requisitos para la presentación de Las Tablas de Retención Documental los siguientes:

-Organigrama actual.
-Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y Cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones).

- Propuesta de tablas de retención documental (la TRD debe presentar una introducción Donde se explique cuál fue la metodología utilizada para elaborarla).

- Manual de Procesos y Procedimientos.

-Acta del Comité de Archivo de la entidad avalando las TRD.

-Comunicación de la entidad remitiendo las TRD al Secretario del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.

Diseño de las TRD.

Title

Transferencias primarias y secundarias de las TRD.
Se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro.

El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

Aplicación de las TRD.
Se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD”.

CODIGOS

RETENCION

Retención en Años.
Este campo está constituido, por:

CODIGO

Este campo está constituido por:

Código de Serie y Subserie:
Indica el número de serie y subserie, de acuerdo con la descripción establecida en el Cuadro de Clasificación .

Series, Subseries y Tipos Documentales:
Constituido por el nombre de la respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido en el cuadro de clasificación y en las Tablas de Retención Documenta

Archivo de Gestión
Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado en años.Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central
Determina el tiempo de permanencia de los expedientes y/o unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios de la información. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la SDDE, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las dependencias y los usuarios externos en general

Topic principal

Original / Copia
Indica la tradición documental. Si el documento de la oficina productora es Original o es una copia.

Disposición Final

Determina el tratamiento que se le debe dar a cada serie,subserie y tipo documental, como última etapa del ciclo vital de los documentos;este campo está constituido por:

S:Selección.

Indica la disposición que se le concede u otorga al expediente bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.

M:Microfilmación.

Proceso que se realizará a los expedientes, que conforme al análisis documental deben quedar como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura, al tiempo que se van a conservar, preservar y asegurar.

D:Digitalización:

Técnica de reproducción de información que se le realizará alos expedientes o unidades documentales que resulten del análisis documental como soporte para la investigación, la ciencia y la cultura. Definidos como Patrimonio Documental.

E:Eliminación.
Señala qué expedientes se destruirán, por perder su valor primario y secundario, debido a que no poseen valor histórico.

CT:Conservación Total.

Establece qué expedientes y/o Unidades Documentales se conservarán permanentemente, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia y se convertirán en patrimonio documental para la investigación, la ciencia, la tecnología y la memoria histórica.

Procedimientos

En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, microfilmación, digitalización,eliminación y o conservación.

En esta columna también aparecerán determinados los valores y el marco legal y el muestreo.

Valoración

En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de los expedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Archivo de Gestión, Archivo Central y en el Archivo Histórico.

Marco Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia directa de los expedientes y/o unidades documentales. en cada una de las dependencias;es la base para argumentar las disposiciones finales.

Muestreo.

Operación por la cual se conservan ciertos expedientes y/o unidades documentales de carácter representativo o especial durante la selección, criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros, con el fin de conservarse permanentemente.

Líder de la dependencia:
Firma del jefe o Director de la Dependencia.

Aprobó Comité de Archivo:

Número de Acta de aprobación por el Comité de Gestión Documental y Archivo.

Fecha de Aprobación:

Fecha de Aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte del Comité de Gestión Documental y Archivo.

Fecha de Actualización:

Fecha de actualización de las Tablas de Retención Documental.