USO DE EXCEL Y ACCESS PARA ADMINISTRAR DATOS
Access y Microsoft Excel poseen muchas similitudes, lo que puede dificultar la decisión del programa que
debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar
potentes consultas y herramientas de análisis para segmentar y desglosar esos datos, y realizar cálculos
sofisticados que devuelvan los datos que necesite.
OBJETIVO
es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios
usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos
complejos que desea analizar en profundidad.
usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos
complejos que desea analizar en profundidad.
Cuándo usar Access
En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando tiene que realizar un seguimiento y grabar
datos regularmente y, a continuación, mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los
formularios de Access proporcionan una interfaz más cómoda que una hoja de cálculo de Excel para
trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los
informes de Access le permiten resumir datos en forma impresa o electrónica. Access proporciona más
estructura para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos se pueden escribir, qué valores
se pueden escribir y especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los de otras tablas. Esta
estructura le ayuda a garantizar que solo se escriban los tipos de datos correctos.
Access almacena datos en tablas que tienen un aspecto muy parecido al de las hojas de cálculo, pero las
tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas en relación con los datos
almacenados en otras tablas.
Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas,
dependiendo del tipo de datos que estés administrando y de lo que quieras hacer con esos datos.
UTILIZADO
se pueden utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito al que se
adapta mejor. En general, Access es mejor para administrar datos: lo que le ayuda a mantenerlos
organizados, fáciles de buscar y disponibles para varios usuarios simultáneos. Excel es generalmente
mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de
alta calidad. Si usa Access para almacenar sus datos y Excel para analizarlos, puede obtener las ventajas
de ambos programas.
Cuándo usar Excel
Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que
contienen una o más hojas de cálculo. Sin embargo, en lugar de servir como un sistema de administración
de bases de datos, como Access, Excel está optimizado para el análisis y el cálculo de datos. Puede usar
este programa flexible para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas simples y complejas para
realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos como desee y presentar datos en una variedad de
gráficos de aspecto profesional.
Requiera una vista plana o norelational de los datos en lugar de una base de datos relacional que use
varias tablas y cuando los datos son principalmente numéricos.
Ejecute cálculos y comparaciones estadísticas con frecuencia en los datos.
Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.
Planee crear gráficos con regularidad y desee usar los nuevos formatos de gráficos que están disponibles
en Excel.