VADEMECUM DEL PALAZZO

Punto 1

Il condominio - e per esso assemblea, amministratori, il
portiere o altri collaboratori - può trattare soltanto le informazioni personali pertinenti dei partecipanti o di terzi e soltanto nel rigoroso rispetto delle finalità.

Sono trattabili dati anagrafici e indirizzi (ai fini della
convocazione d'assemblea o per comunicazioni), le
quote millesimali e i dati accessori per calcolarle, i dati
necessari per il calcolo di specifici oneri.

Non possono essere trattati dati che non siano correlati
ad attività di gestione ed amministrazione delle parti
comuni o che non siano strettamente idonei a determinare entrate o uscite dei partecipanti al condominio.

È, ad esempio, vietato che in fogli cartacei o elettronici
condominiali siano riportate, vicino a nomi di condomini o
inquilini, annotazioni quali: single, capellone, calvo,
cugino dell'ex-portiere, non verrà all'assemblea, va in
vacanza a giugno, risponde sempre la segreteria

Nel caso in cui vengano utilizzati dati riferibili a soggetti
terzi rispetto ai condòmini, è importante non dimenticare
di informarli in particolare sugli scopi e sulle modalità del
trattamento dei dati, nonché sugli altri diritti riconosciuti
dal Codice della privacy

Punto 2

Nel condominio ciascun partecipante alle spese può
conoscere le spese altrui e può anche conoscere gli
inadempimenti altrui sia al momento del rendiconto
annuale sia previa richiesta all'amministratore.

Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza
circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui
ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo.

Al contrario non si possono divulgare spese o morosità
all'infuori di tale ambito. È quindi assolutamente vietato
portare a conoscenza del fornitore o di altri terzi i nomi o
altri dati di morosi. È vietato sia esporre tali dati in bacheca sia comunicarli a fornitori o altri terzi in qualunque forma e in qualunque circostanza.

Punto 3

I numeri di telefono fisso e di telefono cellulare e
l'indirizzo e-mail possono essere utilizzati da
amministratore o portiere solo
• se già indicati in elenchi pubblici
• oppure se l'interessato è stato consenziente

In ogni caso occorre sempre tener presente il principio di
proporzionalità circa l'uso di tali numeri, con particolare
riferimento a frequenze e ad orari, tenuto presente che il
loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed
urgenza (soprattutto per evitare danni incombenti)
mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie.

Punto 4

Per il trattamento dei dati personali di natura sensibile e
per il trattamento dei dati giudiziari occorre che esso sia
davvero indispensabile altrimenti è gravemente illecito.

Può sussistere tale ipotesi per i collaboratori, ivi
compreso il portiere (sussistendone i presupposti e
comunque previa informativa), oppure in altre specifiche
fattispecie come nel caso di delibera assembleare per
l'abbattimento delle barriere architettoniche.

Nel caso sia indispensabile trattare dati sensibili o
giudiziari devono essere adottate adeguate cautele al
fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Punto 10

Ciascun condomino o altro partecipante può presentare
istanza, ai sensi dell'art. 7 del Codice per la protezione
dei dati personali, all'amministratore per accedere ai propri dati e nel caso di mancato riscontro può ricorrere al Garante o al magistrato competente.

Per ogni trattamento dei dati non conforme alla
normativa o ai provvedimenti del Garante è possibile rivolgere allo stesso Garante reclamo, nelle modalità e forme previste, oppure una segnalazione, indicando comunque ogni elemento conosciuto.

Punto 9

I dati riferibili all'intera gestione condominiale possono
essere sempre conosciuti direttamente dall'amministratore o da altro rappresentante dei condomini (anche per le utenze: acqua, luce, gas…) e possono a questi essere richiesti da ciascun partecipante del condominio.

Punto 8

Gli spazi condominiali sono utilizzabili per avvisi a
carattere generale ma non per la trattazione di affari che
comportano il trattamento dei dati personali o comunque riferibili a singoli condomini.

Sono vietati pertanto avvisi quali: "per le quote per la
riparazione della colonna pluviale di Rossi passare in
portineria", oppure "si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel garage".

Punto 7

Tecnici o consulenti possono partecipare all'assemblea
per il solo tempo correlato agli specifici punti dell'ordine
del giorno attinente alla loro richiesta consulenza.

Soltanto con l'assenso di tutti i partecipanti è possibile la
videoregistrazione dell'assemblea condominiale.

Punto 6

Per salvaguardare la privacy occorre che la conservazione dei verbali assembleari e di prospetti contabili avvenga al riparo di intrusioni di terzi.

Punto 5

Soltanto in presenza di consenso dell'interessato ovvero
dei presupposti previsti dall'art. 24 del Codice per la
protezione dei dati personali può procedersi a
comunicazioni nel rispetto delle finalità e della dignità
dell'interessato.

Fuori dei casi predetti non possono essere comunicati a
terzi dati personali riferiti ai partecipanti. Né il condominio, né l'amministratore, né il portiere, né il singolo condomino od inquilino che (per ragione del ruolo, per la vicinanza, per la condivisione delle parti comuni o per semplice casualità) viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere a altro
partecipante del condominio o a terzo.