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ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE INTENDENCIA EN LA POLICÍA NACIONAL

Responsabilidades

Almacenistas: - Recibir los bienes adquiridos por la unidad, los remesados por otras unidades de Policía y los donados por otras entidades públicas o privadas. - Coordinar con contabilidad de la unidad, la conciliación de las cuentas que se generen por las entradas y salidas de bienes, dentro del mes siguiente. - Implementar el plan de distribución aprobado por el ordenador del gasto respectivo.

Subcomandantes administrativos: - Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas a nivel de la unidad, para la aprobación del ordenador del gasto. - Coordinar con la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, la inclusión en los planes de necesidades y posteriormente en el de compras, los bienes que se requieren para tener un adecuado funcionamiento de las unidades de Policía que se tiene en la jurisdicción. - Hacer seguimiento de las políticas sobre el manejo de bienes de intendencia, que son implementadas a nivel central en la Policía Nacional.

Jefatura del Grupo de Intendencia: - Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad, con el propósito de adquirir los elementos que se distribuyen en el Grupo Intendencia. - Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas para la aprobación del director. - Notificar a las unidades policiales el plan de distribución y el cronograma de entregas debidamente aprobado. - Monitorear hasta el consumidor final la entrega adecuada y oportuna de los bienes descritos en este manual.

Ordenadores del gasto - Aprobar el plan de distribución y cronograma de entrega de los elementos de intendencia adquiridos, remesados o donados a la unidad . - Delegar a los funcionarios idóneos para que practiquen muestreo selectivo sobre los bienes entregados a los funcionarios de policía, con el propósito de verificar el plan de distribución implementado en la unidad.

Manejo y control de los bienes de intendencia

Útiles de escritorio, elementos de ofi cina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado

A nivel central se maneja la figura de "outsourcing” o tercerización para los servicios de suministro de papelería e insumos de impresión . se trata de un contrato global por un valor determinado y con referencia a un catálogo de productos, para que los usuarios de cada una de las dependencias realicen sus pedidos en iempo real y de acuerdo con sus necesidades

Raciones de campaña

Se debe elaborar un plan de distribución para las raciones, teniendo en cuenta las necesidades previamente planteadas por cada unidad. Este plan de distribución contará con la aprobación del ordenador del gasto.

Estandares de dotación logistica

Para los auxiliares de policía que laboren en la guardia de metropolitanas o departamentos se les entregara dotación de uniforme numero 2 o 3 con prendas blancas

Dotación para el personal uniformado y no uniformado de la Policía: La dotación que se entrega al personal uniformado y no uniformado que integra la Policía Nacional, se realiza con cargo a la partida anual de vestuario y equipo asignada a cada uno de los oficiales, suboficiales, miembros del Nivel Ejecutivo, agentes, alumnos, auxiliares de Policía y personal no uniformado según corresponda

Prendas de civil para personal no uniformado y especialidades de la policía: Las prendas de uso personal diferentes a los uniformes que deban entregarse al personal de la Policía Nacional, por ser bienes de consumo, se descargarán en forma definitiva del almacén cuando sean dadas al servicio, a través de la salida de almacén a nombre del usuario respectivo, el cual firmará registrando el número de identificación

Distribución: para los elementos de vestuario se elabora un plan de distribución a nivel central, aprobado por el señor(a) Director(a) Administrativo y Financiero, de acuerdo con las necesidades que previamente han sido planteadas por las diferentes unidades del país y teniendo en cuenta el presupuesto asignado para la compra de estos elementos en cada vigencia, así mismo deben estructurar un cronograma para la entrega de la dotación a las diferentes unidades

Almacenamiento

Las unidades policiales descentralizadas no deben tener un stock de inventarios de elementos de intendencia

Unidades ejecutoras

Todas las unidades policiales pueden adquirir elementos de vestuario si reunen las siguientes condiciones: Los bienes deben estar amparados por norma técnica Certificación expedida por el jefe de grupo de intendencia de la dirección administrativa y financiera

Baja de Bienes de Intendencia

Para la realización de las bajas de los bienes de Intendencia se debe seguir el procedimiento descrito dentro del proceso de “Logística y Abastecimiento”, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: - La dotación inservible devuelta por los funcionarios policiales, debe darse de baja por parte del almacenista de la respectiva unidad. Las bajas administrativas de uniformes deben ser autorizadas por los ordenadores del gasto. - Corresponde a los jefes logísticos o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus funciones, proyectar la baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió, procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, teniendo en cuenta las normas vigentes del medio ambiente, para que sea autorizada por el ordenador del gasto

Clasificación de Bienes de Intendencia

Elementos de consumo. Vestuario Útiles de escritorio y elementos de oficina Raciones de campaña Elementos de alojamiento y campaña. Elementos devolutivos.

Devolutivos en Bodega Devolutivos en Servicio

Alcance

Dar a conocer a Directores, Comandantes de Metropolitana, Departamentos de Policía, Directores de Escuela, Jefes de Dependencia, lineamientos para el manejo administrativo de los elementos de intendencia.

Fundamento Legal

- Ley 80 del 28/10/93 “por la cual se expide el Estatuto General de la contratación de la administración pública”. - Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación de recursos públicos”. - Ley 87 del 23/11/93 “por la cual se establecen normas para ejercicio del control interno de las entidades y organismos del Estado”. - El Decreto 4222 del 23/11/06 “por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional”.