Decreto 088 de 2022 : Digitalización y automatización de trámites en Colombia

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Decreto 088 de 2022 : Digitalización y automatización de trámites en Colombia

Requisitos para digitalizar y automatizar trámites:

Acceso inclusivo

Asegurar que los ciudadanos puedan gestionar sus trámites a través de la CAIP y recibir apoyo técnico en caso necesario.

Plazos

El proceso es gradual y varía según la entidad (nacional, territorial o especial), con plazos diferenciados para la digitalización y automatización.

Infraestructura

Las entidades deben disponer de recursos tecnológicos adecuados y mecanismos de acceso gratuito en sus sedes físicas para usuarios con dificultades tecnológicas.

Protección de datos

Respetar las normativas sobre privacidad (Ley 1581 de 2012) y garantizar la seguridad digital.

Gestión documental

Uso de sistemas electrónicos para garantizar que todos los documentos cumplan con estándares de autenticidad, fiabilidad y disponibilidad, integrándose al expediente electrónico.

Interoperabilidad

Los sistemas deben permitir la interacción y el intercambio de información entre las autoridades públicas para facilitar la gestión de trámites digitales.

Planificación

Las autoridades deben priorizar los trámites según su impacto y demanda (alta, media, baja). Esto incluye organizar en bloques para una implementación gradual: Bloque 1: 30% de trámites más demandados. Bloque 2: 30% de prioridad media. Bloque 3: 40% de menor prioridad.

Gestión Documental y Seguridad

Acceso a la Carpeta Ciudadana Digital

Se busca facilitar el acceso de los ciudadanos a sus trámites y documentos a través de plataformas digitales.

Las autoridades deben vincular los trámites con el servicio de carpeta ciudadana digital.

Normas de Seguridad y Protección de Datos

Se deben adoptar medidas para garantizar el tratamiento adecuado de datos personales recolectados.

Cumplimiento de normas de seguridad digital y protección de datos personales durante el proceso de digitalización.

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Se debe asegurar un adecuado tratamiento archivístico de la información digitalizada

Las autoridades deben contar con un sistema que garantice autenticidad, integridad y disponibilidad de documentos electrónicos.

Definiciones clave

Racionalización de trámites

Mejora la transparencia y participación ciudadana en la administración pública.

Implementación de acciones normativas y tecnológicas para simplificar y optimizar trámites existentes.

Conceptos Fundamentales

Interoperabilidad: Capacidad de las organizaciones para intercambiar información y Colaborar en procesos.

Cadena de trámites: Conjunto de trámites interrelacionados que requieren la intervención de diferentes autoridades.

esmaterialización: Conversión de documentos físicos a formatos digitales cumpliendo el principio de equivalencia funcional

Digitalización: Uso de medios digitales para gestionar trámites con intervención humana.

Automatización: Ejecución de tareas administrativas por sistemas digitales en lugar de humanos.

Trámite

CAIP (Carpeta de Acceso Integral para el Ciudadano):

Herramienta digital que centraliza y organiza los documentos y trámites de un ciudadano en un formato accesible y seguro, garantizando su autenticidad, integridad y disponibilidad.

OPA (Otros Procedimientos Administrativos)

Proceso establecido por una autoridad administrativa para que los ciudadanos accedan gratuitamente a beneficios específicos derivados de programas o estrategias gubernamentales. A diferencia de los trámites, los OPA no necesariamente implican la regulación estatal y pueden surgir de iniciativas institucionales.

Lineamientos para la digitalización

Integración politicas existentes

Se busca una alineación con estándares de seguridad y privacidad establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información

Los lineamientos deben implementarse en conjunto con la Política de Gobierno Digital y la racionalización de trámites.

Condiciones generales

Se requiere personal capacitado para guiar a los ciudadanos en el uso de plataformas digitales

Las autoridades deben asegurar acceso gratuito a medios electrónicos en sus sedes fisicas

Guia de Implementación

Facilitar el acceso a derechos y obligaciones a través de los medios digitales

Las autoridades deben asegurar acceso gratuito a medios electrónicos en sus sedes físicas.

Introducción

Importancia de la digitalización

Busca reducir tiempos y costos en la realización de trámites

Promueve la eficiencia en la administración pública y mejora el acceso de los ciudadanos a los servicios.

Marco legal

Establece principios de racionalización de trámites y el uso de tecnologías de la información.

Se fundamenta en la Constitución Política de Colombia y en la Ley 2052 de 2020.

Objetivo del decreto

busca regular la digitalización y automatización de trámites en línea en Colombia.