el ciclo de la vida de los documentos

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EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Topic principal

REQUERIMIENTOS LEGALES DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y MANEJOS DE ARCHIVO

También existen otros sectores específicos que pueden tener legislación o exigencias especificas de parte del estado, que les exija un periodo mínimo de conservación de los documentos de varios años.

Tambien se extiende a los documentos tributarios, como los comprobantes de pago, sus documentos de sustento y libros contables.

-Todas las empresas a nivel nacional están obligadas legalmente a conservar la documentación relacionada al aspecto laboral, por un periodo de 5 años , a partir del momento en que se utilizo el documento.

PROTECCIÓN

ARCHIVO CENTRAL: Se define que documentos se seguirán almacenando y cuales se destruirán, para ganar espacio , conforme las políticas de la organización.

-ARCHIVOS PERIFÉRICO: Estos tipos de archivos no siempre existen en todas las empresas , los documentos son remitidos desde los distintos archivos de gestión para ser almacenados temporalmente , hasta que pase un tiempo (que la organización misma define de acuerdo a los aspectos normativos y sus políticas)

- ARCHIVO DE GESTIÓN: Se podrá encontrar un mueble donde se acomodan los documentos de más reciente fecha a los mas importantes para la operatividad del área.

POLÍTICAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y MANEJO ARCHIVO

La empresa definirá un mayor periodo de conservación(protección) departe de la empresa estos documentos podrán ser muy antiguo pero tienen un valor importante legalmente o significativo, que pueda formar parte de la historia de la empresa.

De acuerdo a la política que defina, la destrucción o conservación de los documentos después de que estos cumplan con el plazo mínimo de conservación que exige la normativa

LOCALIZACIÓN Y USO

DISPOSICIÓN: Es eliminar en vez de desechar, no se trata simplemente de botarlos a la basura , si no que deben ser responsable-mente eliminados.

-EVALUACIÓN: Se decide si lo documentos continúan su ciclo de vida , permaneciendo en el archivo o tienen que pasar a ser descartados.

Se puede ubicar el documento que por diferente razones queremos consultar(auditoria de sunat , demanda laboral de un trabajador , realizar una revista con la historia de la empresa).El documento no se puede consultar indefinidamente, debe existir periodos específicos para que luego el documento se vuelva a proteger(almacenar, conservar o custodiar)

CREACIÓN

-TRAMITACIÓN:Los documentos dentro de un sistema de gestión pueden pasar por diversos estados de acuerdo , ala etapa de tramite. Pueden ser recibidos , asignado, atendido , cerrado.

- DISTRIBUCIÓN: Se entiende cuando tiene que ser enviado a varios destinatarios, en caso no quede en una misma sede, se tendrá que realizar el transporte de los documentos , este transporte puede ser realizado por la propia empresa o por un proveedor contratado para tales fines.

se define que el tipo de documento sera el elegido , a quien se dirigirá, qué se pondrá exactamente en el cuerpo.Debe asignarse el correlativo en caso corresponda (conforme al tipo de documento), debe firmarse físicamente o telefónicamente

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