Ley 594-2000

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Ley 594-2000

TITULO 7

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 31. Documentos históricos. Solo el archivo general de la nación tiene permitido darles salida a dichos documentos, el jefe del archivo debe tomar las medidas necesarias que garantice la integridad, seguridad y reintegro de este documento, procederá dicha autorización en los siguientes términos: - Motivos legales -Procesos técnicos -Exposiciones culturales.

ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo

TITULO 8

CONTROL Y VIGILANCIA

Subtopic

ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El archivo general de la nación establece unas normas y todo aquel que incumpla con estas será sancionado -Si se da el caso y emiten las ordenes de las normas podrá ser sancionado con multas según el caso, hasta con 20 salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento -Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995

ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el archivo general de la nación establece las normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTÍCULO 33. Órgano competente. El estado general de la nación tiene el control y vigilancia de los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. Las visitas de inspección pueden ser inesperada con el fin de asegurarse que todo está funcionando bien en las entidades del estado, si hay alguna irregularidad se le pide que haga los respetivos correctivos según el caso, con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

TITULO 9

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales que tengas más de 30 años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al archivo general notarial del respectivo círculo.

ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas ejercen un contrato con personas naturales o jurídicas, se le es permitido darles una copia de dicho acuerdo siempre y cuando no incumpla las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.

ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Este archivo tiene restricciones donde si son incumplidos deberán pagar la multa estipulada por la ley - Trasladarlos fuera del territorio nacional - Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos

ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El gobierno establecerá y reglamentara un régimen para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías

ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso

ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas jurídicas o naturales deberán inscribir sus documentos al archivo general de nación, las personas de archivos privados declarados de interés cultural continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas de derecho privado

TITULO 10

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación: Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

ARTÍCULO 44. Donaciones: El archivo general de la nación y los históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos, legados de documentos históricos.

TITULO 11

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos: El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.

ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes: El Archivo General de la Nación debe dar pautas y normas técnicas, sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 46. Conservación de documentos: Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes: Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

TITULO 12

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTÍCULO 50. Estímulos: El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país.

TITULO 13

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control: La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley

TITULO 6

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos ya están deteriorados físicamente y es imposible tener acceso a la información, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento ni su autenticidad.

ARTICULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así. “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”.

ARTICULO 27. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos públicos, se puede pedir una copia de dichos documentos, siempre y cuando no sean privados, porque la ley protege la información personal y honra de estos.

TITULO 5

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 26: inventario documental: están obligados a elaborar inventarios del documento que produzcan ejercicio de sus funciones

ARTICULO 25: de los documentos contables, notariales y otros: el ministerio de la cultura es el encargo de organizar y conservar las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales, estos documentos son producidos por las entidades privadas que prestan este servicio.

ARTICULO 24: obligatoriedad de las tablas de retención: estas entidades deben elaborar y adoptar las respetivas tablas de retención

ARTICULO 23: formación de archivo: se clasifican en: -archivo de gestión: este comprende la utilización de la consulta administrativa por las oficinas productoras -archivo central: se encarga de agrupar los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión -archivo histórico: es aquel que transfiere el archivo de documentos de conservación permanente

ARTICULO 22. Proceso archivístico: comprende procesos la producción, recepción, distribución de los documentos

ARTICULO 21. Programa de gestión documental: estas entidades deberán formular programas de gestión documental usando nuevas tecnologías y soportes, en los procesos archivísticos

TITULO 4

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

ARTICULO 19. Soporte documental: son entidades del estado que pueden incorporar tecnología avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empelando un medio técnico como, electrónico, informativo, óptico o telemático; Hay que tener en cuenta los aspectos de la conservación física, ambientales, la seguridad y la perdurabilidad y reproducción de esta información.

ARTICULO 18. Capacitación para funcionarios de archivo, esta entidad tiene la obligación de capacitar y actualizar los programas y áreas relacionada con los archivos.

ARTICULO 17. Responsabilidad general del funcionario de archivo. Deben trabajar respetando y siguiendo los códigos de ética laboral, previsto en el artículo 15

ARTICULO 16. Obligación de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades publicas Los secretarios generales, funcionarios administrativos, o entidades públicas, que estén a cargo de los archivos públicos tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad veracidad y fidelidad de aquella información de documentos de archivo.

ARTICULO 15. Responsabilidad especial y obligación de los servidores públicos, los servidores al desvincularse de las funciones tituladas estos deberán entregar los documentos y los archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos que se establecen en el archivo general de la nación

ARTICULO 14: Propiedades. Manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, los documentos de administración pública son producto del estado, los archivos públicos por ser uso público no son susceptibles a la enajenación Acuerdos generales de la nación 08/2014 *párrafo 1. La administración publica puede contar con personas naturales o jurídicas conservando los documentos y los archivos *párrafo 2. Se podrá contar con administración de archivos históricos con reconocida solvencia académica e idónea *párrafo 3. El archivo general de la nación establece requisitos y condiciones que deben cumplir con las personas naturales o jurídicas que prestan servicio como depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de estos documentos

ARTICULO 13 Instalaciones para los archivos, esta deberá garantizar espacios para instalaciones necesarias de un correcto funcionamiento de los archivos, tener en cuenta las especificaciones técnicas existentes del área de archivo.

ARTICULO 12 Responsabilidad: la administración publica es responsable de la gestión de documentos y de archivos.

ARTICULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, están obligados a la creación organización, preservación de control de los archivos.

TITULO 3

CATEGORIZACION DE LOS ARVIVOS PUBLICOS

ARTICULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. Son archivos contemplados de los articulo 80 y 90 de los organismos de control y autónomos de carácter obligatorio

ARITULO 9. Archivo según la organización del estado. -archivo de la rama ejecutiva - archivo de la rama legislativa - archivo de la rama judicial - archivo de los órganos de control - archivo de los organismos autónomos

ARTICULO 8. Archivos territoriales Se clasifican en: -archivo de entidades del orden nacional -archivo de entidades de orden departamental -archivo en entidades de orden distritales - archivo en entidades de orden metropolitano - archivo en entidades de orden municipal - archivo en entidades de orden local -archivo de las nuevas entidades territoriales que se crean por la ley -archivo de los territorios indígenas que se crearan cuando la ley lo desarrolle

ARTICULO 7. Categorización de archivos públicos Son archivos de vista jurídica se clasifican en: -archivo general de la nación -archivo general del departamento -archivo general del municipio -archivo general del distrito

TITULO 2

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO, ORGANO ASESORES

ARTICULO 6. Son entidades del sistema nacional de archivo que cumple con funciones que llevaran a cabo planeación, programación que desarrollaran acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, el cual las entidades públicas y privadas presente este servicio conforme a la ley y sus normas reglamentarias

ARTICULO 5. El sistema nacional de archivo es una entidad que promueve el desarrollo de estos centros de información la salvaguarda del patrimonio documental a los ciudadanos a la información, actuando conforme a las políticas, planes generales para el efecto del ministerio de la cultura.

TITULO 1

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 4. Principios generales, rigen la función archivística que son los siguientes: -Fines de los archivos: -Importancia de los archivos --Institucionalidad e instrumentalidad -Responsabilidad -Dirección y coordinación de la función archivística -administración y acceso -Racionalidad -Modernización -Función de los archivos -Manejo y aprovechamiento de archivos -interpretación

ARTICULO 3. -ARCHIVO -ARCHIVO PUBLICO -ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO -ARCHIVO TOTAL -DOCUMENTO DE ARCHIVO -FUNCION ARCHIVITICA -GESTION DOCUMENTAL -PATRIMNIO DOCUMENTAL -SOPORTE DOCUMENTAL -DOCUMENTO ORIGINAL

ARTICULO 2. Es un ámbito de aplicación que comprende la administración publica en sus diferentes niveles, y cumple funciones públicas a los demás organismos regulados por la ley.

ARTICULO 1. Tiene como objetivo establecer las reglas y principios generales de la función archivística del estado.