ORDENACIÒN DE ARCHIVOS

Mere som dette

CONCILIO DEL VATICANO II

af ALEJANDRO GALLEGUILLOS

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

af Maria Villamil

PRINCIPALES ÁREAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES

af Jessica Ramirez

Acuerdo 042 de 2002

af Maria Camacho

ORDENACIÒN DE ARCHIVOS

LA SERIE DOCUMENTAL Esta integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, y están formados por el mismo tipo documental, estas están integradas por documentos agrupados en series.

EL EXPEDIENTE Es una un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto producido a medida que se desarrollan los tramites, cada tipo documental individual e indivisible , es un eslabón en cadena, los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los tramites y están unidos por la relación causa-efecto y deben ser ordenados de acuerdo con esa secuencia.

DOCUMENTALES COMPLEJOS Están conformados por unidades documentales complejas comúnmente llamados expedientes, y esta compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionados en razón de un tramite determinado.

DOCUMENTALES SIMPLES Es donde cada uno es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie y son suficientes en si mismas respecto al contenido aunque comparten entre si los mismos rasgos estructurales o formales.

SISTEMAS DE ORDENACION

ORDENACIÓN ALFANUMÉRICO Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológicamente. los datos que se cruzan no serán separables, siempre estaran asociados

ORDENACIÓN ALFABÉTICO Consiste en la ordenación de los documentos por letras del alfabeto, y se puede de tres formas que son: Onomástico Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanece abiertos por lapsos grandes de tiempo, TOPONIMICO Este tipo de ordenación se puede basar en el país, el departamento el municipio, la localidad, el barrio, etc. teniendo en cuenta siempre el criterio que se ajuste a la documentación. TEMÁTICO se ordena las series y subseries documentales por el tema de su contenido.

ORDENACIÓN NUMÉRICO Son sistemas de ordenación fácil de comprender, pero su aplicación del todo no ha sido adecuada, se debe es aplicar a series documentales y no a agrupaciones documentales grandes porque resulta incorrecto ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL No se producen todos los documentos de una sola vez, sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión. es necesario esperar un tiempo prudencial y los documentos se producen uno después de otro. El principio de orden original se refiere a la reflexión sobre los hechos o sobre las actividades y pasos relacionados que se deben cumplir para la resolución de un tramite o problema.

MANUALES DE PROCEDIMIENTO Lo mas recomendable es consultar los manuales de procedimientos, y estas son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función, ademas se involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre si, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto, todo proceso se caracteriza por tener un principio y un fin.

EL PROCESO DE ORDENACION

Es un proceso de disposición física a los documentos. La ordenación determina que documento va primero y cuales van después en este proceso se unen y se relacionan las unidades documentales de una serie, la ordenación documental no es solo una disposición física coherente de documentos. se contribuye en primer lugar a la organización administrativa a disposición de la organización documental y en segundo lugar al conocimiento histórico institucional.

LOS PROCESOS DE ORGANIZACION

DONDE COMIENZA LA ORDENACIÓN Comienza donde ha terminado la clasificación quiere decir que se aplica a las series documentales. Es como tener todas las piezas pero sin ensamblar donde se pueden tener bien clasificadas o desorganizadas internamente es decir sin secuencia determinada.

HASTA DONDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN. Son agrupaciones documentales diferenciadas comienza determinando la agrupación documental mas grande (fondo) y finaliza determinando las mas pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman.

Son tres que son: clasificación, ordenación y descripción. consiste en determinar cada uno de ellos y ademas requiere atención por parte de los encargados de archivos. en nuestra vida diaria siempre usamos los términos organizar y ordenar y esto no nos representa ninguna dificultad, para hacer lo que nos proponemos, pero si de la misma manera lo decimos para ordenar un archivo tendríamos algunas dificultades pues no son palabras equivalentes cuando se trata de archivos.