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Mere som dette
se guardarán en cajas de cartón tipo archivo definitivo de tamaño folio prolongado
Cuando la caja esté completa, se anotará en su lomo un número correlativo que deberá conservarse cuando se realice la transferencia.
camisas de papel.
para agrupar los documentos dentro de éste
carpetas de cartulina
para guardar los expedientes
o Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes académicos de alumnos)o Expediente (asunto): Antonio López Montalbán o Fecha de inicio/ fecha final del expediente o Resumen del asunto o Dígitos del Cuadro de Clasificación (si se conoce). o Relación de documentos con fecha y número de orden en el expediente.
dentro de esta se distinguen tres grupos
Correspondencia
implica las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades.
En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos documentales se ha de archivar en función de la información adjunta y no en correspondencia.
La que no forme parte de ningún expediente, de forma excepcional se organizará como serie correspondencia.
Series Documentales
Se entiende por serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se produce de manera continua
Se establecerá el criterio de ordenación de los expedientes dentro de la serie teniendo en cuenta su fácil localización y recuperación.
estos podrán ser de carácter cronológico, alfabético, numérico.
Cada serie documental debe identificarse e incorporarse al Cuadro de Clasificación de documentos administrativos
posee un carácter funcional que refleja las distintas funciones y actividades de la compañía
Identificar serie con procedimiento
Expediente administrativo
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados por una oficina en la resolución administrativa de un mismo asunto.
No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación hay que realizar fotocopias.
se abrirá un expediente para cada asunto
determinar el título oficial del expediente
Es aconsejable que el gestor antes de abrir un expediente consulte al archivo si ya se remitió en otro momento, en cuyo caso debe recuperarlo y activarlo.
se guardarán en su correspondiente carpetilla,
indicar en la carpetilla: o Unidad administrativa que lo produce, Nº de expediente,Serie documental a la que pertenece,Título del expediente,Fechas extremas o Índice de los documentos que se le van agregando.
(fotocopias de Boletines Oficiales, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, etc.).a
Una vez tramitado y cerrado el expediente, la documentación de apoyo informativo debe eliminarse en las oficinas y no ser transferida al Archivo Universitario.
Cuando la información se encuentra en un medio digital no sera necesaria su conservación en papel
Se aconseja elaborar dossieres temáticos de forma que queden los documentos ordenados por asuntos y que estén a mano para cualquier consulta rápida
La preparación de transferencias al Archivo
El servicio de consulta administrativa.
La elaboración de los instrumentos de control e información
(ficheros, bases de datos, etc.)
formación de los expedientes
la correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina
como base de la actuación administrativa.
Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos
de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Ser reflejo fiel de la actuación
Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas.
Los catálogos y publicaciones comerciales.
Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo
Los mensajes electrónicos que contengan comunicaciones no incluidas en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica.
(encuestas, cuestionarios y demás herramientas de recolección de información)
Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo.
Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estén bajo custodia del Área de Gestión Económica.
Las copias y los duplicados de documentos originales que estén perfectamente localizados
se divide en seis pasos
Transferencia de sellos
Aquellas unidades administrativas que tengan en su poder matrices de sellos ya inutilizados, deberán enviarlos al archivo.
Para ello cumplimentarán el Formulario de entrega de sellos con los datos siguientes:
Organismo remitente,Fecha de entrega,Modelo de sello,Cantidad,Observaciones.
Formalización de la transferencia
se proporcionara por correo un borrador de la Relación de Entrega cumplimentada para su posterior arovacion
El traslado se realizará de estantería a estantería y estará a cargo del organismo remitente
procederá al sellado y firma del documento y le asignará a la transferencia un número de Registro de Entrada.
Cumplimentación de la Relación de Entrega
es el documento que acompaña a toda transferencia de fondos.
La Relación de entrega consta de tres partes:
Diligencias de entrega y recepción: al implicar el traspaso de responsabilidad en la custodia de los documentos,
Descripción de la documentación a remitir:
Datos de Cabecera: donde se identificará el organismo remitente, fecha en que se realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite.
Preparación de las cajas
La documentación ya revisada se debe introducir en cajas de cartón de archivo definitivo.en caso de que su tamaño lo impida se recurrirá a emplear el formato mas adecuado.
El lomo de las cajas se rotulará con un número correlativo que se corresponderá con el número de orden señalado en la Relación de Entrega.
se debe preparar para su envío, cualquier instrumento de descripción relativo a la misma
Preparación de los documentos
Comprobar las características mínimas de organización
Revisar que la fracción de serie o el periodo cronológico de la misma que se va a enviar este completo
Ordenar los expedientes que conformen una serie según un criterio adecuado, criterio que dará la propia documentación.
Solicitud de espacio
A través de la Web del Archivo desde la unidad interesada se complementará la solicitud de espacio para transferir y se adjuntará por correo electrónico.
Los datos a cumplimentar serán: identificación del servicio y de la unidad administrativa,nombre y apellido de la persona que hace la solicitud, teléfono, e-mail, número de cajas a transferir y fecha en que realiza la petición.
Cuando la unidad ya no necesite el documento o expediente prestado, deberá enviar un e-mail al archivo solicitando la recogida del mismo.
En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recaerá en la persona peticionaria.
el archivo realizará la búsqueda del documento o del expediente solicitado y rellenará un formulario de préstamo por triplicado con datos referidos al documento que se solicita
Utilizará la solicitud de préstamos que aparece en la Web.La solicitud se remitirá como documento adjunto por correo electrónico a la dirección del Archivo
Trazas
modificaciones, accesos…
Metadatos
datos del documento sobre algunas de sus características
Firma electrónica
Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere.
Contenido
conjunto de datos en que se sustancia la información de un documento electrónico.
