Acuerdo 060 (30 Octubre 2001)
Artículo 6°
Numeración de actos administrativos
(Consecutiva, bajo controles, no reserva numérica ni enmendaduras).
Artículo 7°
Comunicaciones internas
Las entidades deberán establecer controles y procedimientos; la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente
Artículo 8°
Control de comunicaciones oficiales
Las unidades de correspondencia elaboran planillas, las cuales permiten la certificación de documentos
Se dispondrá de servicios de alerta para
el seguimiento de tiempos de respuesta.
Artículo 9°
Conservación documental
Las entidades deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimiento , pautas que aseguren la integridad de los documentos.
Cuando hay información generada o guardada en medios magnéticos, deben
seguirse las instrucciones para
su preservación
Artículo 10°
Comunicaciones oficiales recibidas
Las comunicaciones oficiales deben ser verificadas por competencias, anexos, destino y datos de origen.
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable se su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar
Artículo 11°
comunicaciones oficiales enviadas
se elaborarán en original
y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario,
Segunda copia: Reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia.
Primera copia: Dirigida
a la serie respectiva de la oficina que genera el documento
Artículo 12°
Comunicaciones oficiales vía fax
Se debe tener en cuenta la información que forma parte integral de las series, establecidas en las tablas de retención documental.
Artículo 13°
Comunicaciones oficiales por correo
electrónico
Las entidades que cuentan con Internet y correo
electrónico, deben reglamentarán su utilización.
Artículo 14°
Imagen corporativa
Propósito : reflejar una buena imagen corporativa.
Las entidades establecerán en sus manuales de Procedimiento.
Artículo 15°
Horarios de Atención al Público:
Las unidades informarán los horarios de atención en un lugar de fácil acceso para los ciudadanos
Artículo 16°
El presente acuerdo rige a partir de su
expedición.
Artículo 5°
Procedimiento radicación comunicaciones oficiales
Velar por la transparencia de la actuación administrativa
Se utilizan sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
Se entrega al usuario una copia radicada
No se admite reserva de números, repeticiones, enmendaduras, correcciones
Artículo 4°
Firma responsables, manuales de procedimientos frente a los cargos de funcionarios autorizados para firmar la documentación externa que genera la institución.
Artículo 3°
Unidades de correspondencia
Se debe contar con el personal suficiente y capacitado (Reciben, controlan y envían trámite de comunicados oficiales).
Regionales: Unidades de correspondencia en cada sede
Contribuye al programa de gestión documental y su conservación
Gestiona de manera centralizada servicios de: recepción, radicación y distribución de comunicaciones.
Artículo 2°
DEFINICIONES
Registro comunicaciones oficiales: Procedimiento por el cual las entidades ingresan en sus sistemas, comunicaciones producidas o recibidas.
* Tiempo responsable
* Anexos
* Nombre funcionario responsable
* Número de radicación
* Nombre o código de dependencias
* Nombre persona/entidad
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por el cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas (Fecha-hora de recibo -envío)
Documento público: Producido por el funcionario público.
Documento original: Fuente primaria de información (auténtico e integral)
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos.
Correspondencia: Comunicaciones privadas que llegan a las entidades a título personal
Comunicaciones oficiales: Recibidas y producidas asignadas legalmente.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos privados y tratados archivísticamente.
Artículo 1°
Establece lineamientos y procedimientos para las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas con funciones públicas,
Cumplir con programas de Gestión documental
Decreto 2150/1995
Suprime y reforma regulaciones o trámites innecesarios
Agenda de conectividad
POLITICA DEL ESTADO
Objetivo
Masificar uso de tecnologías en Colombia
Modernizar instituciones públicas
Ley 527/1999
Reglamenta acceso y uso de mensajes de datos
Normativa de datos del Comercio electrónico y firmas digitales
Acuerdo 07-29/1994
Norma regulada del que hacer Archivistico
Ley 80/1989 (Funciones del A.G.N)
Fija políticas y establece reglamentos necesarios
Se establecen puntos para la Administración de comunicaciones oficiales
Entidades públicas
Entidades privadas que cumplen con funciones públicas
