DOCUMENTOS FINANCIEROS
Hablar de los documentos en el mundo comercial es permitir la construcción de una contabilidad que brinda información de hechos económicos organizados de forma cronológica. Así mismo, posibilita organizar todos los procesos financieros en una empresa con ánimo o sin ánimo de lucro.
DOCUMENTOS NO CONTABLES
REMISION
Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
PEDIDO
Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
COTIZACION
Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
TÍTULOS VALORES
UTILIZADOS
BONOS
Títulos valores que representan inversiones en emisiones realizadas por el Estado para financiarse, son inversiones de carácter público.
FACTURA CAMBIARIA
Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio
CHEQUE
Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
PAGARE A LA ORDEN
Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
LETRA DE CAMBIO
Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.
CLASES
AL PORTADOR
Son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la cláusula "al portador", y los que contengan dicha cláusula. La simple exhibición del título legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.
A LA ORDEN
Los títulos-valores expedidos a favor de determinada persona, en los cuales se agregue la cláusula "a la orden" o se exprese que son transferibles por endoso, o se diga que son negociables, o se indique su denominación específica de título-valor, serán a la orden y se transmitirán por endoso y entrega del título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 648.
NOMINATIVOS
El título-valor será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título. Solo será reconocido como tenedor legítimo quien figure, a la vez, en el texto del documento y en el registro de este.
DOCUMENTOS CONTABLES
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.
NOTAS DE CONTABILIDAD
También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO
NOTA CREDITO
Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.
NOTA DEBITO
Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.
RECIBOS DE CAJA MENOR
Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo
CONSIGNACION BANCARIA
Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.
EXTRACTOS BANCARIOS
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.
RECIBO DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS Y PAGOS INTERBANCARIOS
Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.
DECLARACION DE IMPUESTOS
Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.
PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES
Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.
NOMINA
Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.
COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO
Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datáfono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte.
COMPROBANTE DE INGRESO O COMPROBANTE DE CAJA
Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.
COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE PAGO
Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolso de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.
DOCUMENTOS EQUIVALENTES
Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar; una factura al contado se registra con un débito en la caja y un crédito en la cuenta comercio al por mayor y por menor (ingresos ordinarios), cuando es gravada la mercancía se debe reconocer la cuenta impuestos por pagar, acreditando.
FACTURA ELECTRÓNICA
Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
FACTURA CAMBIARÍA
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. *- Declarado Inasequible Corte Constitucional-.
