Guía para el mejoramiento institucional
SEGUNDA ETAPA: LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Es recomendable que el plan se elabore con un horizonte de tres años, con metas anuales y teniendo en cuenta que:
3.En ciertos casos, los procesos y sistemas del establecimiento educativo serán modificados, lo que implica la ejecución de fases de análisis, diseño e implementación.
2.Algunos resultados del establecimiento educativo son anuales y, para observar su evolución, necesitan contrastarse entre un período y otro.
1.La realización de algunas acciones significará un cambio profundo en las prácticas y la cultura institucional.
¿que es? es un conjunto de medidas establecidas por el rector o director y su equipo de gestión para producir, en un período determinado, cambios significativos en los objetivos estratégicos de la institución.
PASOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Paso 7: Divulgación del plan de mejoramiento a la comunidad educativa.
2.elaborar y enviar boletines electrónicos a todos los integrantes que dispongan del servicio de Internet.
1. plasmar el plan de mejoramiento en carteleras ubicadas en los principales sitios de la institución educativa.
Resultados esperados: se contará con un plan de mejoramiento totalmente elaborado, conocido y respaldado por la comunidad educativa.
Herramientas: Se puede elaborar una síntesis del plan de mejoramiento en un formato como el siguiente. En el Anexo No. 4 se presenta un ejemplo de un fragmento de plan de mejoramiento elaborado con el formato sugerido.
Actividades: Socialización del plan de mejoramiento.
¿Para qué? Para dar a conocer el plan de mejoramiento a la comunidad educativa y lograr su compromiso con la ejecución, los avances y el logro de los resultados esperados.
¿Por qué? Es necesario que toda la comunidad educativa lo conozca, se apropie de él, acompañe su ejecución y sea informada oportunamente sobre sus resultados.
Paso 6: Definición de los recursos necesarios para la ejecución del plan de mejoramiento.
2. la elaboración de los cálculos puede ser encomendada a alguno de los integrantes del equipo de gestión o a otra persona que tenga habilidades para manejar hojas electrónicas en computador.
1. Es aconsejable que el presupuesto se realice colectivamente.
Resultados esperados: contará con el presupuesto para la realización de las actividades previstas en el plan de mejoramiento que requieren financiación.
Herramientas: para elaborar el consolidado del presupuesto del plan de mejoramiento que incluye las fuentes de financiación se puede emplear el siguiente formato:
Actividades: Elaboración del presupuesto del plan de mejoramiento.
¿Para qué? Para establecer qué actividades del plan de mejoramiento requieren recursos y prever su consecución oportuna.
¿Por qué? la puesta en marcha de los planes de mejoramiento requiere la asignación de recursos ordinarios y extraordinarios para alcanzar las metas y lograr los objetivos a tiempo.
Paso 5: Elaboración del cronograma de actividades.
4.contemplar aquellos períodos en los cuales no se podrá trabajar en la ejecución del plan de mejoramiento.
3. tener en cuenta la duración de cada actividad, así como la interdependencia entre algunas de ellas.
2. Se aconseja hacer en un primer momento este ejercicio en subgrupos y posteriormente socializar los cronogramas a los demás miembros del equipo.
1.La definición del cronograma y de las actividades puede realizarse simultáneamente.
Resultados esperados:contará con un cronograma para poner en marcha su plan de mejoramiento. En él se consignarán las actividades, sus fechas de iniciación y terminación y los momentos en los cuales se realizarán.
Herramientas: Para la definición del cronograma de actividades se puede utilizar un formato como el que se presenta a continuación:
Actividades: Elaboración del cronograma de actividades para dar cumplimiento a cada una de las metas y objetivos del plan de mejoramiento.
¿para qué? Para establecer los plazos y momentos de ejecución de las actividades y tareas de cada objetivo y meta del plan de mejoramiento.
¿Por qué? Los planes de mejoramiento buscan avances específicos en un lapso de tiempo determinado. Para tal efecto, se establecen metas, actividades y responsables.
Paso 4: Definición de las actividades y de sus responsables.
3.Socializar la clasificación a los demás miembros del equipo para lograr consensos y articulaciones entre las mismas, de manera que su impacto sea mayor.
2. Solicitar a cada subgrupo la clasificación de las acciones de acuerdo con su potencial para el alcance de las metas.
1. Distribuir el trabajo de definición de las actividades entre diferentes subgrupos, de acuerdo con los objetivos y las metas establecidas.
Resultados esperados: contará con la definición de todas las actividades y sus responsables, en coherencia con las metas y los objetivos de mejoramiento.
Herramientas: Para el establecimiento de las actividades y sus responsables se puede utilizar una tabla como la siguiente:
Actividades: Definición de las actividades necesarias para dar cumplimiento a cada una de las metas y objetivos del plan de mejoramiento y definición de los responsables de la realización de cada una de las actividades.
¿Para que? Es importante establecer qué se requiere en cada meta del plan de mejoramiento, cuál es la secuencia de las actividades acordadas, así como quiénes están a cargo de las mismas.
¿Por qué? Para lograr los objetivos y las metas del plan de mejoramiento es necesario definir las actividades que permitirán obtener los resultados previstos.
Paso 3: Definición de los indicadores de resultados.
Recomendaciones: explicitar claramente el significado o la información que se pretende obtener. Asimismo deben ser:
Un apoyo para la toma de decisiones
Perdurables
Cotejables
Viables
Mensurables
Objetivos
Exactos y consistentes
Relevantes y pertinente
Resultados esperados: contará con un conjunto de indicadores de proceso y resultado para medir el grado de cumplimiento de las metas y objetivos.
Herramientas: Para la elaboración de las fichas de cada uno de los indicadores con los cuales se medirá el cumplimiento de las metas y los objetivos del plan se puede utilizar el formato expuesto anteriormente.
Actividades: Definición de los indicadores que se utilizarán para medir los resultados del plan de mejoramiento.
¿Para qué? Los indicadores permiten establecer la manera como se hará el seguimiento y la evaluación del logro de cada una de las metas y objetivos.
¿Por qué? se podrá identificar oportunamente las situaciones que presentan demoras y sus causas.
Paso 2: Formulación de las metas que parten de la equidad como principio.
2.Realizar una plenaria para poner en común las metas propuestas y llegar a consensos sobre su alcance.
1.Solicitar a cada miembro del equipo que realice el ejercicio de manera individual.
Resultados esperados: contará con un conjunto de metas elaboradas y consensuadas, correspondientes a cada uno de los objetivos de mejoramiento.
Herramientas: se puede utilizar una tabla como la siguiente:
Actividades: Planteamiento de las metas del plan de mejoramiento.
¿para qué? Para concretar el logro de los objetivos del plan de mejoramiento.
¿Por qué? un proceso sistemático de mejoramiento es esencial saber qué quiere lograr, a dónde quiere llegar, qué actividades se realizarán para obtener los resultados esperados.
Paso 1: Formulación de los objetivos teniendo en cuenta criterios de inclusión.
2.Realizar una plenaria para determinar los factores críticos que el establecimiento educativo puede y debe afrontar prioritariamente.
1.Solicitar a cada miembro del equipo que realice primero el ejercicio de manera individual.
Resultados esperados: el establecimiento educativo contará con un conjunto de objetivos escritos, sustentados en el análisis de las oportunidades de mejoramiento y en la priorización de los factores críticos.
Herramientas:el equipo de gestión y los representantes de la comunidad educativa pueden hacer un ejercicio de valoración de los criterios de urgencia, tendencia e impacto.
1 a 5 (1 significa “poco urgente”, “con tendencia a permanecer constante” o “menor impacto”; 5 “muy urgente”, “con tendencia a agravarse” o “mayor impacto).
2.Formulación de los objetivos del plan de mejoramiento.
1.Análisis y priorización de los factores críticos.
¿Para qué? el horizonte del plan de mejoramiento con base en las fortalezas y oportunidades de mejoramiento.
¿Por qué? Tener objetivos claros, concretos y factibles permite establecer hasta dónde quiere llegar el establecimiento y qué desea alcanzar en un determinado período.
PASOS PARA LA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Paso 4: establecimiento de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento.
Recomendaciones: Se recomienda establecer, como mínimo, cuatro oportunidades de mejoramiento, una por área de gestión.
Resultados esperados: el establecimiento educativo contará con una matriz en la cual estarán registradas las fortalezas y oportunidades de mejoramiento de las cuatro áreas de gestión.
Herramientas: Para identificar las fortalezas y debilidades se puede utilizar la matriz incluida en el Anexo No. 2. A su vez, se puede emplear una tabla síntesis como la siguiente.
3.Identificación y selección de las oportunidades de mejoramiento prioritarias y susceptibles de trabajar en un plan a tres años.
2.Identificación y análisis de las debilidades institucionales.
1.Identificación y análisis de las fortalezas institucionales.
¿para qué? Para estructurar el plan de mejoramiento y centrarse en la superación de las debilidades más apremiantes, sin descuidar el fortalecimiento de aquellos componentes que tienen mayores niveles de consolidación.
¿Por qué? El entendimiento de las fortalezas, debilidades y oportunidades del establecimiento para la definición de un buen plan de mejoramiento.
Paso 3: elaboración de un perfil institucional.
2. concentrarse en los componentes y procesos que presentan avances para sostener y fortalecer lo que se ha hecho bien.
1.Centrarse en los aspectos que obtuvieron resultados poco satisfactorios.
Resultados esperados: contará con una matriz en la cual estarán registrados los niveles de desarrollo de cada uno de los procesos y componentes de las cuatro áreas.
Herramientas: Para organizar los hallazgos del proceso de autoevaluación de cada área puede utilizar el instrumento que aparece en el Anexo No. 2.
Actividades
2.Identificación visual de los aspectos críticos de los procesos y componentes de cada área de gestión.
1.Organización de los resultados de la valoración de los procesos y componentes de cada área.
¿para qué? Para identificar el estado de cada uno de los procesos y componentes de las áreas de gestión.
¿Por qué? La valoración del estado de cada uno de los procesos y componentes de las cuatro áreas de la gestión en pro a la calidad y la inclusión.
Paso 2: evaluación de cada una de las áreas de gestión teniendo en cuenta los criterios de inclusión.
Recomendaciones
2 consolidar y socializar los resultados.
1.diseñar, acciones que garanticen que en próximas oportunidades esta carencia será subsanada.
Resultados esperados: el establecimiento educativo contará con una valoración de los niveles de desarrollo de cada uno de los procesos y componentes de las cuatro áreas de gestión.
Herramientas: Para realizar la autoevaluación se puede utilizar el instrumento que está en el Anexo No.1. Que encontrara en la pagina 85.
Actividades: Estudio y apropiación de los procesos de la gestión institucional, conformación de equipos para evaluar cada una de las áreas de gestión y evaluación de los resultados.
¿Para que? Para identificar las fortalezas y oportunidades de mejoramiento de cada una de las áreas de la gestión institucional y del establecimiento educativo como un todo.
¿Por que? Esto permite conocer el estado de cada uno de los procesos, identificar y priorizar los objetivos y acciones del plan de mejoramiento considerando el componente de inclusión.
Paso 1: revisión de la identidad institucional.
Recomendaciones: garantizar la participaciones de los entes educativos, registrar los resultados, mantener la comunidad informada y divulgar los resultados.
Resultados esperados: el establecimiento educativo contará con: visión, misión, principios y valores .
Herramientas
4. Para establecer los acuerdos sobre la visión, la misión, los principios y los valores institucionales.
3.Para analizar la pertinencia del PEI con respecto al proceso de integración institucional.
2.Para analizar la pertinencia del PEI con relación al contexto.
1.Para comparar los planteamientos del PEI y el funcionamiento del establecimiento educativo.
Actividades: Comparación, análisis del PEI y definición de acuerdos sobre la visión, la misión y los principios.
¿para que? Para establecer qué tan explícitos, conocidos y consensuados son todo aquello que caracteriza la identidad del establecimiento.
¿por que? La identidad es el conjunto de rasgos propios que caracterizan a un establecimiento educativo y que lo diferencian de los demás.
PRIMERA ETAPA: AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Para que el proceso sea fructífero y sus resultados sean realmente útiles para la toma de decisiones, es fundamental que los participantes en el mismo compartan algunos principios básicos, que son:
•Legitimidad
•Coherencia
•Continuidad
•Participación
•Corresponsabilidad
•Veracidad
Objetivo: Esta permite a la institución identificar sus fortalezas y oportunidades,con lo que podrá definir y poner en marcha un plan de mejoramiento en la siguiente etapa.
¿Que es? El establecimiento educativo recoge, recopila,sistematiza, analiza y valora toda la información relacionada con el desarrollo de sus acciones y sus resultados en cada una de las cuatro áreas de gestión.
