IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

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A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales.

Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.

Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.

Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos.

Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo.

Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad.

Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.

Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

CATEGORIZACIÓN

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:

Organización del estado

Territorialidad

Archivo General de la Nación

CLASIFICACIÓN

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

Según su Ciclo Vital

Archivo Histórico

Archivo Central

Archivo de Gestión

Según su Naturaleza

Privado de Interés Público

Privado

Público

Según su Uso

Inactivo

Semiactivo

Activo

Según la Organización

Centralizado con Control Descentralizado

Descentralizado con Control Descentralizado

Descentralizado

Centralizado

CUALIDADES

El sistema archivístico puede presentar ciertas ventajas para cualquier organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

Técnicos

Exactos

Funcionales

Simples

Económicos

EVOLUCIÓN

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

Arcadios, Sumerios y Babilonios

Los Romanos y los Griegos

Los Egipcios

ORIGEN

Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura y tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad.