Manejo de la correspondencia
Recepción de la correspondencia
En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivos asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo y lo leen, excepto aquellos sobres marcados con "confidencial o personal".
Además, en lo que se refiere a la correspondencia, las asistentes o sus secretarias deben:
Archivar la copia
Colocar la copia en "pendientes" para su seguimiento.
Separar y repartir las copias.
Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a la firma.
Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.
Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.
Sinterizar la información de la otra.
Contestar y mecanografiar la que nosotros entendemos.
Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender su jefe.
Leerla y verificar que sea para la oficina.
Sellarla y registrarla.
Organización de la correspondencia
En qué forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los títulos utilizados dependerán de la información que requiere el negocio. Un medico esta interesado principalmente en la información sobre sus pacientes; por lo tanto, los títulos serán los nombres, y los documentos que pertenezcan a ellos deberán ser guardados juntos.
Sin embargo un agente de compras, estará interesado primordialmente en los artículos que compra. Es probable que emplee un sistema por asunto. Los titulos serán los nombres de los productos y todos los documentos que pertenezcan a un artículo serán conservados juntos.
Definición de correspondencia
Ésta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en:
Interna
Es la que incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma empresa.
Enviada
Es aquella que se remite a individuos o compañías externas; se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una copia o fotocopia del original.
Recibida
Es la que llega de empresas externas.
