von GINETH SOLARTE Vor 2 Jahren
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Las zonas de trabajo archivístico, de consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de condiciones ambientales.
Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como, las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
Deben garantizar el desplazamiento seguro y la adecuada manipulación de la documentación.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales y considera aspectos como: estantería, mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes y las unidades de conservación.
El ACUERDO No. 037 del (Archivo General de la Nación, 2002) considera los siguientes aspectos sobre la capacidad de almacenamiento:
Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material documental en distintos soportes (Archivo General de la Nación, 2002):
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.
Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso.
El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantería.
Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.
Estantería
Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad.
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2 en el caso de utilizar estantería de 2,20 mts de alto; esta cifra se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo —que rechaza la combustión— de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas también deben poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
El terreno donde se ubique el depósito no debe esta afectado por problemas de humedad subterránea o con posibilidad de inundaciones, además de ofrecer gran estabilidad
En lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o de peligros por atentados, debido a objetivos bélicos cercanos.
Prever el área suficiente para albergar la documentación en condiciones de seguridad, regulación de condiciones ambientales y de ventilación.
Se utiliza para las series documentales que son numéricas y a su vez cronológicas. Ejemplo: Resolución 001 2016-01-10 Resolución 002 2016-01-15
se ordena las series documentales utilizando los dos, alfabético y numérico cronológico. Ejemplo: 100 GARCIA LOPEZ, Laura 101 BUITRAGO DEVIA, Luis
Se ordenan las series alfabéticamente por el contenido temático o nombres de las series. Ejemplo: Actas - Informes - Resoluciones
Se ordena la serie documental de manera alfabética, según los nombres de lugares. Ejemplo: Arauca - Boyacá - Cauca
Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos de largo tiempo. Ejemplo las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Estudiantes o alumnos.
Consisten en colocar un documento detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el documento, teniendo en cuenta primero el año luego el mes y por último el día.
Consisten en la colocación de los documentos en forma consecutiva y de forma progresiva.
