por Leslie Desiré Beltrán Contreras hace 3 años
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Si a los documentos ya no les corresponde ser almacenados, deben pasar a ser eliminados. El término preciso es eliminación en vez de desechar, porque no se trata simplemente de botarlos a la basura, sino que deben ser responsablemente eliminados. Por un tema de confidencialidad, todos los documentos deben destruirse antes de ser desechados permanentemente. Algunas empresas, de acuerdo a su política, fomentan la reutilización y el reciclaje.
En esta etapa se decide si los documentos continúan su ciclo de vida permaneciendo en el archivo o tienen que pasar a ser descartados. En este punto entran a tallar las restricciones legales y las políticas de la organización sobre este tema.
Se debe ubicar en qué parte de los tres posibles lugares de archivo se puede ubicar el documento que por diferentes razones queremos consultar (auditoría de SUNAT, demanda laboral de un trabajador, realizar una revista con la historia de la empresa). Una vez definido el lugar debe establecerse un modo de consulta del documento. El documento no se puede consultar indefinidamente, deben existir periodos específicos para que luego el documento se vuelva a proteger (almacenar, conservar o custodiar).
Archivo Central
Donde la mayoría de documentos se almacena y se elije cuáles se almacenan y cuáles se destruyen.
Archivo Periférico
Lugar de tiempo intermedio entre el archivo de gestión y el central.
Archivo de Gestión
Existe en el área donde se genera o remitió el documento.
Los documentos pasan por diversos estados de acuerdo a la etapa del trámite. Estos estados pueden ser: Recibido, indica que solo se ha recibido; asignado, indica que el documento ha sido designado a alguna persona del área; atendido, significa que lo solicitado en el documento se ha cumplido; y cerrado, indica que ese documento ya cumplió su objetivo y ahora pasa a ser guardado. Aquí se realiza el seguimiento de los docs. antes de declararse como cerrados
El documento se envía o remite al destinatario. Muchas empresas tienen sedes, por ello se realiza el transporte de documentos. Puede ser realizado por la empresa o algún proveedor contratado, en este último caso se debe adjuntar una constancia de notificación. La copia de la constancia de notificación (en caso exista) y el cargo del documento original enviado deben ser remitidos al emisor del documento.
Se define qué tipo de documento será el elegido, a quién se dirigirá, qué se pondrá exactamente en el cuerpo. Después se le debe asignar un correlativo si es posible. Finalmente debe firmarse. En caso de documentos físicos se deben crear dos originales, uno para el destinario y el otro como cargo. Una persona se encarga de crear los documentos.
Es un informe de gestión que tiene como fecha de inicio el primer día hábil del primer mes del año y como fecha de fin el último día hábil del último mes del año. Este informe es un balance de lo que se hizo durante ese año. Suele ser un insumo para la elaboración de la memoria anual de la empresa y la elaboración de los nuevos objetivos y metas para el siguiente año. Los informes de gestión pueden tener fecha de inicio y fin muy variados y tener una duración mayor o menor al año.
Cuerpo
Conclusiones
En este punto se compara lo que se recibió con lo que se tiene al terminar el periodo de la gestión analizada. Es en resumen, un balance corto acerca de si se hicieron bien o mal las acciones desde el punto de vista del que elabora el documento que, en este caso, sería el mismo que se está analizando.
Análisis de los resultados
Se identifican los factores externos e internos que afectaron el desempeño de las gestiones o dirección de la persona o cargo motivo del informe. Aquí debe explicarse cómo exactamente estos factores afectaron específicamente a los resultados (mencionados en el punto anterior).
Resultados (Cierre)
En este punto se incluye todo lo que se mencionó en la “situación de inicio o situación encontrada” y se menciona nuevamente su estado, pero esta vez el estado final que tenían, de acuerdo a la fecha de fin del informe de gestión.
Gestión
Debe colocarse solo las acciones de gestión más importantes que se realizaron, las que no hayan afectado el uso de recursos significativamente o el cumplimiento de las metas no se deberían mencionar.
Situación de inicio o situación encontrada
Aquí se consigna todo lo relacionado a la situación en la que se encontró o la situación de inicio del departamento, gerencia o la empresa. En esta parte se pondrá el inventario de todos los recursos, dinero y personas que existían al inicio del periodo a informar. Asimismo, se incluirá en qué situación estaban. También se deberá incluir el estado de los indicadores y el nivel de cumplimiento de las metas.
Antecedentes
Se debe colocar lo realizado, previo al inicio del informe, debe ser relevante para entender mejor el desempeño o algo que afecte directamente el desempeño.
Base legal o base normativa
La base legal es el conjunto de dispositivos normativos externos e internos que moldearán el desempeño de la gestión. Esta base legal no es igual para todos, se adaptará.
Alcance
Se debe elegir desde cuándo y hasta cuándo comprenderá el informe. Se debe elegir que incluir y qué no. La exclusión tiene que precisarse y sustentarse.
Objetivo
Se debe colocar para qué o en base a qué pedido se elabora el informe. La idea que se transmite es la esencia de la misma.
Elaborar el informe
Se repasa la estructura del informe.
Consolidar la información
Se generan reportes o resúmenes de información. Se pueden expresar en tablas o gráficos dentro del informe.
El nivel de detalle
A mayor detalle tomará más tiempo realizar el informe. Se debe tomar en cuenta a quién va dirigido el informe.
Recopilar Información
La información debe ser ubicable y verificable. Se debe recopilar: materiales, insumos, inventarios, etc.
Documento que presenta hechos objetivos y que es elevado a un inmediato superior. Informa al superior acerca de todo lo que se ha hecho durante la gestión (el periodo de tiempo) de una persona determinada en un cargo de responsabilidad.
Una vez finalizada la carga o registro de los documentos es necesario verificar si es que todos los documentos fueron registrados correctamente y si es que los datos que se registraron se pueden consultar exitosamente. Si es que todo está de acuerdo a lo que se dispuso inicialmente, entonces se finalizó satisfactoriamente el registro de información.
Una vez definida la forma de registro se inicia el trabajo. El periodode tiempo que esto pueda tomar dependerá de varios factores, entre ellos: la cantidad de documentos que la empresa acumuló en el paso 1, y la cantidad de datos que se registrarán de cada documento definido en el paso 3.
El tercer paso es definir los criterios que se tomarán en cuenta como principales para el registro de la información. Esto va a ser muy importante, porque a partir de estos criterios nosotros clasificaremos los documentos y realizaremos las búsquedas.
En el segundo paso se debe elegir alguna técnica de registro, la que se adecue mejor a su empresa, va a depender si es grande o pequeña.
El primer paso es tener los documentos que se van a registrar. Luego se necesita que estos documentos cumplan con una serie mínima de requisitos: deben estar disponibles para su registro, deben estar íntegros en su totalidad, deben ser legibles , y en la medida de lo posible deben ser los documentos originales.
Cuando ya se elaboran los documentos dentro de un sistema(informático) de gestión documental, el sistema informático genera toda la información necesaria. Basta con que el destinatario abra el documento remitido para que de forma automática el sistema informático o software almacene la fecha en que fue emitido determinado documento.
Forma de registro de información que cuenta con un sistema informático que permite llevar a cabo no solo el registro de la información, sino que va más allá de eso, lo que permite la gestión documental de la organización. Los documentos que se registran son físicos.
Uso de programas de Ofimática
Este medio consiste en realizar el registro, al igual que en la modalidad anterior, solo que los datos se guardan en un hoja de cálculo, en una computadora. Un ejemplo común es Excel. También es recomendable que solo haya una persona encargada y que se realicen copias de respaldo por cualquier error.
Cuaderno de Registro
Se puede utilizar un cuaderno o un libro para registrar todos los documentos que en la empresa se emiten y se reciben. Tomar en cuenta los aspectos de registro mencionados anteriormente. Todo es anotado a mano y de preferencia debe haber solo una persona que cumpla la función de hacer el registro.
Lo más recomendable no será mezclar todos los documentos, sino separarlos de acuerdo a tipo de documentos.
Una primera forma de abarcar este punto es si el documento es externo o interno. Si el documento ha sido emitido dentro de la organización, un punto importante es tomar en cuenta qué área o departamento lo generó.
Todos los documentos tienen fecha de emisión, esta fecha puede ser una fuente de datos sumamente importante que nos puede permitir identificar un documento de otro, en caso no exista correlativo.
Es un número único que debe identificar a un documento de otros. En los documentos de comunicación el correlativo es una buena práctica que usan las empresas en la mayoría de sus documentos.
Documento sustenta que la factura emitida por el proveedor fue efectivamente pagada o cancelada a través de una transferencia interbancaria o transferencia entre cuentas de un mismo banco.
Documento firmado por el propietario de una cuenta en un banco que habilita al que lo recibe a disponer de una cantidad determinada de dinero sobre una cuenta bancaria.
Documentos que permite a las empresas (clientes) ordenarse mejor, ya que realizan un enorme número de compras a una diversidad de proveedores.
Comprobante de pago, emitida si el proveedor pertenece al al régimen tributario denominado como régimen único simplificado (RUS) a consumidores finales. No permiten ejercer derecho al crédito fiscal ni podrán sustentar costo ni gastos para efecto tributario, salvo en casos especiales.
Comprobante de pago formal, es una acreditación de una transferencia de un producto o servicio tras la compra del mismo. Tiene validez legal y fiscal.
Documento que sustenta el traslado de la mercadería, quién envía, quién recibe, fecha de traslado, exactamente qué mercancía o bienes se están trasladando y el punto de entrega. La persona que recibe el producto debe firmarla como señal de conformidad.
Documento mediante el cual el cliente formaliza su pedido de determinados productos y servicios al proveedor. Entre los datos que contiene siempre debe estar el plazo exacto del pago acordado y el lugar de entrega de productos o ejecución de servicios.
Documento personalizado que remite el proveedor al potencial cliente si este ha solicitado información sobre productos o servicios de su interés, brindándole la información específica y necesaria.
Carta
Documento oficial informativo, interno o externo que comunica aspectos internos de la empresa. Se envía a cargos jerárquicos del mismo nivel o superiores.
Correo Electrónico
Cuenta asignada por la empresa, permite flexibilidad y rapidez en las comunicaciones empresariales. Se remite a personas de igual, menor o mayor jerarquía.
Comunicado
Documento de comunicación masivo y unidireccional, interno o externo. Comunica información genérica y no tiene destinatario específico y no requiere que el receptor confirme su recepción.
Circular
Documento de comunicación masivo y unidireccional. Requiere que el receptor comunique que recibió el mensaje. No es solo informativo, puede generar una orden o instrucción general.
Memorándum
Documento de uso interno, emitido a personas de nuestro cargo o cargos de menor nivel jerárquico. No solo informa, buscar algún tipo de acción de parte de la persona que lo recibe.
Informe
Documento realizado por un área y con un tema específico que sea de interés para el receptor. Siempre se envía al cargo superior o de mayor jerarquía.
Registro
Es cualquier tipo de documento que sustentó la ocurrencia de un hecho o la característica. No posee una estructura formal.
