Capacitación SharePoint Online

iso 45001

por valetina huila

DIFERENTES ROLES Y FUNCIONES DE UN DBA

por Adriana Avila

ARIADNA: Red de programas y proyectos del IES Miguel Catalán

por Marta Delgado

Nomina.

por María Camila Wilches Parra

DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO

SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ANALÍTICA

SUBDIRECCIÓN DE METODOLOGÍAS E INSTRUMENTOS DE SUPERVISIÓN

Grupo o proyecto

4. recursos

3. Taller práctico

4. asignación de permisos

3. Crear la estructura

2. Agregar aplicaciones o vinculos personalizados

1. crear un sitio de SharePoint desde Teams

1. Planificación y Estructuración Inicial

• Comprender las Necesidades del Usuario: Antes de crear bibliotecas, listas o carpetas, entiende cómo los usuarios buscarán y accederán a la información.

• Hacer un mapa de Información: Crea un mapa de la estructura de la información que refleje los procesos y las necesidades organizacionales.

2. Creación de sitios:

Se deben crear sitios oficiales por dependencias y no por proyectos (esto optimiza los recursos y facilita la organización y búsqueda de información)

3. Uso de Bibliotecas de Documentos

• Crea Bibliotecas por Función o Proyecto: Organiza las bibliotecas en función de departamentos, proyectos o tipos de documentos.

• Limita el Número de Bibliotecas: Evita crear demasiadas bibliotecas pequeñas; en su lugar, utiliza metadatos para categorizar documentos dentro de una biblioteca más grande.

• Metadatos en Lugar de Carpetas: Utiliza metadatos para etiquetar y clasificar documentos en lugar de crear una estructura profunda de carpetas, lo que facilita las búsquedas y la clasificación.

2. Conceptos claves

¿Qué es?

Software de Colaboración

¿Qué nos permite hacer?

3. Buscar eficientemente

2. Interactuar

1. Uso compartido

Monitoreo y auditoria de actividades

1.Informes de Actividad de SharePoint

• Informes de Uso: Revisa los informes de uso de SharePoint en el Centro de Administración de Microsoft 365 para entender cómo los usuarios están interactuando con las bibliotecas y documentos. Estos informes te pueden ayudar a identificar patrones inusuales o accesos no autorizados.

• Tendencias de Acceso: Monitoriza las tendencias de acceso a documentos sensibles para detectar actividades fuera de lo normal.

2. Monitoreo de Permisos y Roles

• Revisiones Regulares de Permisos: Implementa revisiones periódicas de los permisos de usuarios y grupos en bibliotecas y sitios críticos para asegurarte de que solo las personas autorizadas tienen acceso.

3.Microsoft Purview: Una familia de aplicaciones de gobierno de datos, seguridad de datos, riesgos y cumplimiento que le ayudarán a controlar y proteger su estado de datos

1. Temas

Gestión de permisos y accesos: Cómo configurar y gestionar los permisos de acceso a documentos y carpetas para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información.
Monitoreo y auditoría de actividades: Herramientas y métodos para auditar y monitorear el uso de SharePoint, con el fin de identificar posibles riesgos de seguridad.
Integración con otras herramientas de Office 365: Cómo integrar SharePoint con aplicaciones como Teams, OneDrive y Outlook entre otras, para optimizar el flujo de trabajo.
Recuperación y restauración de datos: Procedimientos para la recuperación de documentos eliminados o versiones anteriores en caso de incidentes de seguridad o errores.
Buenas prácticas en la organización de la información: Consejos sobre cómo estructurar bibliotecas de documentos, listas y carpetas para facilitar la navegación y la búsqueda eficiente de información.
Colaboración en tiempo real: Uso de herramientas colaborativas dentro de SharePoint, como la coautoría de documentos y la administración de versiones.