(estudo) Questões - Arquivologia
(2009 - CESPE) TRE - GO
Técnico Judiciário - Área Administrativa
(correta) alteração do suporte da informação em arquivos
Qualquer proposta de alteração de suporte das informaçõesarquivísticas deve levar em consideração as questões legais,garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões dequalidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessárioconsiderar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizarestudos de viabilidade econômica.
A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentospermanentes após sua reprodução por meio dos processos demicrofilmagem ou digitalização, desde que garantida aautenticidade da cópia.
Apesar de ser um processo de reprodução de documentostradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve serrealizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois talprocesso não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.
As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo,incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornardesnecessária a organização dos documentos; facilitar ointercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso àsinformações em redes; reduzir a ocupação e melhorar oaproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.
(correta) definição de documento de arquivo.
Qualquer documento considerado autêntico e preservado em velinopor causa dos fatos sociais ou históricos registrados por seuconteúdo.
Toda informação gerada por atividades de órgãos públicos, fixadaem suportes e reunida intencionalmente por características culturaiscomuns.
A informação textual gerada oficialmente no decurso de açãoadministrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não emsuporte.
Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física oujurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades epreservado como prova de tais atividades.
(correta.) princípios arquivísticos e a legislação a respeito daavaliação e da eliminação de documentos públicos
Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo dodocumento, a fim de verificar a importância e a veracidade dasinformações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundolegislação específica. É nessa etapa que se identificam quais osdocumentos originais e autênticos, de acordo com as normas devalidação, sendo responsável por determinar a eliminação dosdemais documentos.
A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valorpermanente ou considerados como de interesse público e socialficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, naforma da legislação em vigor.
O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogoseletivo, que indica os documentos selecionados para a guardapermanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais deacesso a cada documento ou informação.
A eliminação de documentos produzidos por instituições públicase de caráter público somente será realizada após autorização dapresidência do órgão, e sancionada em instância superior: sefederal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual,pelo Gabinete do Governador.
(correta) rotinas de tratamento documental em arquivos
As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documentopara verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê,agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem seracondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, deve-se registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentose os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentrodo dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamentepelo nome das pessoas que os assinam.
As atividades que compõem as rotinas de classificação são asseguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documentoidentificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e oassunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificaçãobibliográfica; anotar o código no verso do documento; preenchera(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s)responsável(is).
Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fasecorrente as seguintes atividades: verificar se os documentos aserem destinados estão organizados de acordo com os conjuntosdefinidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram oprazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a seremeliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação;elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária;operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.
As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receberdocumentos enviados por outras instituições; despachardocumentos enviados por setores do órgão; armazenar osdocumentos em fase corrente; emprestar os documentos aossetores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlaro prazo para devolução do documento; prestar informaçõescontidas nos documentos; estabelecer procedimentos de condutados arquivistas com relação à prática e à ética profissional.
processos de passagem de documentos denominam-se
do arquivointermediário para o permanente
Recolhimento
do arquivocorrente para o intermediário
Transferência
(correta) idades documentais
Chama-se ciclo vital o sistema de registro dedocumentos que permite controlar a produção e atramitação na fase corrente e a passagem para aintermediária por meio de listagens, repertórios, índicese planos de arquivamento.
Ciclo Vital
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guardapermanente ou eliminação. (teoria das três idades)
Os documentos considerados correntes sãocaracterizados por estarem ativos, ou em curso; emmuitos casos, mesmo quando não há mais amovimentação dos documentos, eles são alvo deconsultas frequentes.
A legislação determina que todos os documentosproduzidos e acumulados por órgãos públicos einstituições de caráter público devem ser identificadoscomo correntes, intermediários ou permanentes e devemreceber tratamento adequado.
A teoria das três idades é aquela que afirma que osdocumentos passam por diferentes fases, determinadas,por um lado, pela frequência de uso dos documentospela entidade produtora ou acumuladora e, por outrolado, pela identificação dos valores primário esecundário presentes ou não nos documentos.
(correta) preservação da integridade dos documentos
Preservação
= Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Conservação
= Promoção da preservação e da restauração dos documentos.
Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam àpreservação dos documentos, isto é, ações realizadas com oobjetivo de desacelerar os processos de degradação por meio decontrole ambiental e de tratamentos específicos, comohigienização, acondicionamento, reparos e outros.
Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peçadocumental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais avácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando napolimerização do documento.
A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos.Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização delâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiaçãoultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para mantera temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, osaparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o riscode incêndio.
A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar aproliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com panoumidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substânciasbactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem serlimpas com a mesma mistura.
(correta) - princípio teórico-metodológicofundamental da teoria arquivística
gestão de documentos.
respeito à pertinência territorial.
Territorialidade
Conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou arquivos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos.
destino dos arquivos públicos = destino do territorio
respeito à proveniência.
Proveniencia
Significa reunir os documentos provenientes da administração de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica determinada sem mesclá-los a outros fundos.
agrupar arquivos provenientes de uma admin. - estabeleci/to - pessoa física ou moral
arranjo estrutural funcional.
Arranjo de ARquivos
Arranjo de arquivos é a seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
“Ordenação de grupos de documentos, uns em relação aos outros, visando ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos”. (R. T. Schellenberg).
(correta) - prática arquivística - esfera pública - Brasil
Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos eoperações técnicas realizados na fase corrente e na intermediáriae que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, istoé, determinando a eliminação ou recolhimento para guardapermanente.
A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjuntoformado exclusivamente por documentos textuais oficiais,produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funçõesadministrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições decaráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas dagestão de serviços públicos.
A gestão da informação é o conjunto de procedimentosautomatizados por meio dos quais é feita a indexação e oarmazenamento dos documentos eletrônicos, obedecendo aprincípios específicos, uma vez que tais documentos não sãoregidos pela legislação arquivística.
O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicosinformações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamenteparticulares, contidas em documentos de arquivo, quandoautorizado pelo judiciário. Outras informações sãooriginariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir asegurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honrae da imagem de outras pessoas.
(correta) o que indica a destinação dos documentos
instrumentos de pesquisa.
Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas.
Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.
catálogo, guia, índice, inventário, listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.
plano de classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
Codigo de Classificação
deriva de um plano de classificação
tipologia documental
= Tipo Documental
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exem-
plos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras
tabela de temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte de documentos.
