por Ayala Caya Jhon Deyvid hace 12 meses
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El mayor enemigo del orden es que varias personas accedan al mismo sistema y cada uno haga la guerra por su cuenta. Debe Haber un método común.
Habrá quien piense que queda “poco serio”, pero es una ayuda muy eficaz para encontrar más rápido lo que estés buscando.
Primero el año, luego el mes y finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el listado saldrá ordenado automáticamente.
Pon la fecha, el tema, las personas o empresas implicadas… todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad de perder el tiempo en abrirlo
Huye de la tentación de meterlo todo en el mismo sitio, porque es la garantía de que ese documento concreto que estás buscando se te perderá en medio del caos
Este paso es opcional, porque, si no tienes problemas de espacio, quizás quieras conservarlo como copia de seguridad.
Los metadatos son etiquetas que se añaden a los archivos digitalizados y que aportan información extra sobre aspectos como el origen de los documentos
Es la parte más laboriosa: el proceso de escaneado propiamente dicho y conversión del material en papel a archivos digitales. Algunos documentos
Una vez tengas claro cómo se va a organizar tu archivo, busca un gestor documental adecuado
¿Qué criterios vas a utilizar para ordenar tus archivos? ¿Por temática, por fecha, por tipología (textos, imágenes, etcétera)? ¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa? Saber esto condicionará dónde guardarás después cada cosa.
Quizás no te haga falta digitalizar absolutamente todos los documentos. Puede que haya algunos con poco valor, o que ya hayan quedado obsoletos. Elegir bien cuáles vas a incluir te ayudará tanto a ahorrar costes y tiempo en el proceso como a tener después un archivo más claro y manejable, sin materiales superfluos que te confundan.
Por qué y para qué vas a crear tu archivo digital. ¿Será solamente para uso interno en tus oficinas? ¿Darás acceso a clientes o colaboradores externos? ¿Pretendes incluir los documentos nuevos que generes a partir de ahora o también todo el archivo histórico?
La excusa de “yo entiendo mi desorden” que le ponías a tus padres cuando te mandaban limpiar tu habitación ya no vale. Porque sí, puede que en el caos de tu ordenador tú sepas dónde está todo lo importante
Subtopic
Si has establecido un sistema de clasificación eficaz y necesitas una factura o un contrato en concreto, tardarás muy poco en localizarlo
