por José Adelmo Ferreira Júnior hace 3 años
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A ação que gerou os documentos serve de base para o agrupamento dos mesmos na classificação funcional.
O documento reflete a relação orgânica da entidade quando agrupado.
Todas as funções, desdobradas em atividades, e estas, em atos administrativos que geram os documentos.
Os documentos são uma consequência inevitável de qualquer administração e a formação de arquivos é natural em uma organização. Entretanto, para que possam atender às necessidades de seus produtores, não basta tê-los; é fundamental que esses documentos sejam completamente controlados, mantidos e armazenados ao longo do tempo.
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BITTENCOURT, Paola Rodrigues; SILVA, Natasha Hermida Pereira Castro da. Gestão de documentos: notas iniciais. In: MARIZ, Anna Carla Almeida; RANGEL, Thayron Rodrigues (Orgs.). Arquivologia: temas centrais em uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: FGV Editora, 2020. Cap. 3, p. 49-64.
Embora sejam muitos os procedimentos que devem ser implantados para uma boa gestão de documentos, a adoção de instrumentos técnicos, como o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos, é fundamental para obter sucesso. Entretanto, é preciso ressaltar que são instrumentos dinâmicos e precisam ser revistos e atualizados com frequência para que não deixem de refletir a produção de documentos de uma organização.
A utilização de procedimentos próprios associada ao uso de recursos tecnológicos terá como consequência a melhoria dos serviços arquivísticos, assim como aumentará a eficiência e eficácia da instituição, garantindo economia de recursos e promovendo melhor suporte nas decisões político-administrativas.
In the conclusion section, you should have a brief summary of your main arguments.
A avaliação é a função que permite armazenar apenas o que efetivamente interessa para prova ou para pesquisa, assim como é a avaliação que possibilita uma eliminação segura dos documentos que já não são mais necessários à administração. É a função que identifica os valores nos documentos de arquivo.
O valor secundário presente em alguns documentos é definida a partir da identificação do valor de prova para a organização produtora ou valor informativo, por ter interesse de pesquisa para a sociedade.
O valor primário é relativo ao uso administrativo do documento, razão pela qual cada documento foi criado. Uma vez que todo documento é produzido para cumprir uma função específica, todo documento possui, inevitavelmente, valor primário.
Refere-se às fases ou idades dos arquivos e é uma referência para gerenciamento dos arquivos de acordo com a frequência de uso dos documentos, assim como por seus valores primários e secundários que demandam necessidades específicas de processamento técnico e guarda física.
A partir da avaliação, é identificado por quanto tempo cada documento deverá ser mantido no arquivo corrente ou no intermediário e quando será recolhido ao arquivo permanente.
É importante não confundir ciclo de vida dos documentos(produção, utilização e destinação) com as três idades dos arquivos.
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Também conhecido como de terceira idade ou histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor.
Também conhecido como arquivo de segunda idade ou semiativo. são documentos que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresentam pequena frequência de uso pela administração.
You can choose to argue from different perspectives. For example, you can choose to agree or disagree or remain objective of the main idea.
Também conhecido como de primeira idade ou arquivo ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. são muitos usados pela administração.
You can choose to argue from different perspectives. For example, you can choose to agree or disagree or remain objective to the main idea.
A opção pela alteração de suporte é uma iniciativa que requer uma análise fundamentada da legislação e, sobretudo, da relação custo-benefício para sua implantação.
Pontos Fundamentais:
As únicas possibilidades para a destinação são: eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Estas são as últimas atividades que compõem a gestão de documentos.
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O recolhimento ocorre quando os documentos ainda possuem valor de prova ou para pesquisa.
A eliminação ocorre quando o documento já cumpriu a função específica para a qual foi criado (valor primário) e não possui valor secundário.
A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos resultantes de uma mesma ação ou ato administrativo como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
O instrumento técnico responsável por registrar a estrutura em todos os níveis de classificação é o plano ou código de classificação de documentos, como definido pelo Arquivo Nacional (2011:9):
"O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades."
As atividades realizadas pelas organizações dividem-se em dois tipos:
É elaborada a partir da estrutura organizacional e suas unidades administrativas. É o menos aconselhável, já que estruturas administrativas podem sofrer alterações com alguma frequência, o que teria impacto direto na classificação dos documentos feitas a partir de um molde estrutural.
É elaborada a partir das funções e atividades desenvolvidas pela organização. É o que costuma ser o mais recomendado, uma vez que as funções e atividades possuem maior estabilidade ao longo do tempo e não sofrem transformações constantes.
Não há uma definição universal para a gestão de documentos, uma vez que esta depende de alguns fatores, como o contexto administrativo, normativo e até arquivístico de um país, pois tudo isso influencia o que cada tradição arquivística compreende como gestão de documentos. Entretanto, para o Brasil há definições já consolidadas e amplamente difundidas, como apresentada pelo Arquivo Nacional (2005:100), em que a gestão de documentos é assim entedida: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
De acordo com um estudo apresentado por Rhoads (1982:2), a gestão de documentos é dividida em três fases, cujos procedimentos irão conduzir o ciclo de vida dos documentos: produção, utilização e destinação final.
Este ciclo de vida é contado a partir da produção do documento, do encerramento do ato, ação ou fato que a motivou e da sua frequência de uso.
No conjunto de procedimentos que devem ser aplicados durante o processo de gestão dos documentos, dois têm especial relevância, uma vez que todos os demais dependem destes: a classificação e a avaliação de documentos. A classificação e a avaliação dos documentos compõem o conjunto de atividades da gestão de documentos, e suas aplicações garantem o controle e a racionalização da produção documental.
Fase em que os documentos são destinados para eliminação ou para guarda permanente.
Fase correspondente à tramitação e ao controle dos documentos produzidos.
Fase em que se define e administra a criação dos documentos para que eles não sejam produzidos além do necessário.
A gestão de documentos tem como principal objetivo garantir o controle sobre a totalidade de documentos arquivísticos produzidos em razão do desempenho das funções e atividades de uma organização.
Contribuir para a melhoria contínua e o bom funcionamento administrativo da organização.
Possibilitar a eliminação adequada dos documentos, que já não são mais necessários à administração;
Assegurar a preservação e o acesso aos documentos de guarda permanente;
Racionalizar a produção de documentos;
Garantir que os documentos sejam produzidos, utilizados e destinados de forma adequada e segura;
Otimizar o uso dos recursos humanos, materiais e financeiros;
Recebeu novas dimensões e perspectivas quando inserida em contextos e práticas arquivísticas distintas.
Delmas (2010)
Os documentos têm uma "existência definida"; eles são gerados, isto é, são produzidos para atender a uma finalidade específica e, a partir disso, transitam, instruem, somam informações, guardam, geram efeitos e encerram sua atuação principal, aquela para a qual foram criados.
Podemos concluir que as atividades de arquivos em uma empresa de qualquer natureza ou dimensão representam o apoio básico para seu desempenho e progresso.
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