por Yeison Esneyder Bustos Gomez hace 2 años
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El trabajo del proyecto apoya la navegación de la incertidumbre, la ambigüedad y la complejidad; y equilibra sus impactos con las otras restricciones del proyecto.
Proporciona el entorno para que las reuniones del equipo de proyecto, las interacciones y el compromiso de los interesados sean eficaces.
El trabajo del proyecto permite y apoya la planificación, entrega y métricas eficientes y efectivas.
Conocimiento Tácito y Explícito:
El conocimiento tácito es difícil de expresar, ya que no se puede codificar.
El conocimiento tácito se comparte vinculando a las personas que necesitan el conocimiento con las personas que tienen ese conocimiento. Esto se puede lograr a través de creación de relaciones de trabajo (networking), entrevistas, observación del trabajo, foros de discusión, talleres u otros métodos similares
El conocimiento explícito puede codificarse fácilmente mediante palabras, imágenes o números.
El conocimiento explícito se puede distribuir utilizando herramientas de gestión de la información para vincular a las personas con la información, tales como manuales, registros, búsquedas web y bases de datos.
Gestión del Conocimiento
Durante los proyectos se aprende mucho. Parte del aprendizaje es específico del proyecto, tal como una manera más rápida de realizar un trabajo específico
el equipo de proyecto puede reunirse para determinar qué pueden hacer mejor en el futuro (lecciones aprendidas) y cómo pueden mejorar y cuestionar el proceso en las próximas iteraciones (retrospectivas).
En proyectos predictivos, el equipo de proyecto gestiona activamente los cambios en el trabajo para garantizar que en la línea base del alcance solo se incluyan cambios aprobados.
El director del proyecto trabaja con el dueño del producto para gestionar las expectativas en torno a la adición de alcance, las implicaciones para el presupuesto y la disponibilidad de los miembros del equipo de proyecto
En los proyectos adaptativos, existe la expectativa de que el trabajo evolucionará y se adaptará.
Contratación
El tipo de medio de contratación depende del tamaño de la compra, la estabilidad del alcance del trabajo y las tolerancias al riesgo de las organizaciones.
Una vez seleccionado el proveedor, los planes y documentos del proyecto son actualizados para incorporar las fechas, los recursos, los costos, los requisitos de calidad, los riesgos, etc.
las partes llegan a un acuerdo y celebran un contrato
Proceso de Licitación
incluye el desarrollo y la publicidad de los documentos de las licitaciones, conferencias de oferentes y selección de un oferente.
Solicitud de cotización
Este documento de las licitaciones se utiliza cuando el precio es el principal factor decisivo y la solución propuesta está fácilmente disponible.
Solicitud de propuesta
Este documento de las licitaciones se utiliza en el caso de un alcance complejo o complicado donde el comprador está buscando que el proveedor proporcione una solución.
Solicitud de información
Una solicitud de información se utiliza para recopilar más información del mercado antes de enviar los documentos de las licitaciones a un conjunto de proveedores seleccionados.
Las adquisiciones pueden cubrir todo, desde materiales, equipos de capital y suministros hasta soluciones, mano de obra y servicios.
Los objetivos desde la perspectiva de los recursos físicos son los siguientes
Promover un ambiente de trabajo seguro
Minimizar los desechos y los desperdicios
Eliminar los tiempos de espera para los materiales
Reducir o eliminar el manejo y almacenamiento de materiales en el sitio
Un plan de logística describe la manera en que se implementará la política de la empresa en el proyecto
Algunos proyectos requieren materiales y suministros provenientes de terceros
Planificar ordenar, transportar, almacenar, rastrear y controlar estos recursos físicos puede implicar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo
En el día a día, hay solicitudes ad hoc de información, presentaciones, informes y otras formas de comunicación.
La comunicación implica comunicación formal e informal, además de la comunicación verbal y escrita
. La información se puede recopilar en reuniones, conversaciones y extrayendo información de repositorios electrónicos. Una vez recogida, se distribuye como se indica en el plan de comunicaciones de la dirección de proyectos.
Liderar con el objetivo de maximizar el valor total entregado implica centrarse en la producción (entrega de valor)
y proteger la capacidad de producción del equipo de proyecto (salud y satisfacción del equipo de proyecto).
Liderar el equipo de proyecto incluye equilibrar la carga de trabajo y evaluar si los miembros del equipo de proyecto están satisfechos con su trabajo para que permanezcan motivados
Los directores de proyecto tienen la responsabilidad de evaluar y equilibrar el enfoque y la atención del equipo de proyecto.
Esto implica evaluar las proyecciones a corto y largo plazo del progreso hacia los objetivos de entrega.
Equilibrar estas restricciones cambiantes, al tiempo que se conserva la satisfacción de los interesados, es una actividad continua en el proyecto
Las restricciones pueden adoptar la forma de fechas de entrega fijas, cumplimiento de los códigos regulatorios, un presupuesto predeterminado, políticas de calidad, consideraciones del triple resultado final, y así sucesivamente
Formas de optimizar los procesos para el entorno
¿Cuál es la siguiente mejor inversión?
Hacer esta pregunta puede ayudar a los equipos de proyecto a determinar si deben continuar con la tarea actual o pasar a la siguiente actividad para optimizar la entrega de valor.
Retrospectivas o lecciones aprendidas.
Estas reuniones brindan una oportunidad para que el equipo de proyecto revise la forma en que funciona y sugiera cambios para mejorar el proceso y la eficiencia
Métodos de producción Lean
utiliza técnicas tales como el mapeo del flujo de valor para medir la proporción de actividades que agregan valor y las actividades que no agregan valor.
El director del proyecto y el equipo de proyecto establecen y revisan periódicamente los procesos que el equipo de proyecto está utilizando para llevar a cabo el trabajo.
Capacidad mejorada del equipo gracias al aprendizaje continuo y la mejora de los procesos
Gestión eficaz de las adquisiciones
Gestión eficiente de los recurso físicos
Comunicación adecuada con los interesados
Los procesos del ´proyecto son apropiados para el proyecto y el entorno
Desempeño eficiente y efectivo del proyecto
Las actividades de planificación y los artefactos deben permanecer integrados a lo largo del proyecto.
Las métricas, líneas base y pruebas se utilizan como base para evaluar la variación del desempeño real como parte del Dominio de Desempeño de la Medición.
Las métricas asociadas con el cronograma y el desempeño del presupuesto a menudo están impulsadas por los estándares organizacionales y están relacionadas con una línea base o una versión aprobada del cronograma o presupuesto contra la que se comparan los resultados reales.
El establecimiento de métricas incluye establecer los umbrales que indican si el desempeño del trabajo es el esperado, si se aleja positiva o negativamente del desempeño esperado, o si es inaceptable
Habrá cambios a lo largo del proyecto. Algunos cambios son el resultado de un evento de riesgo que ocurre o un cambio en el entorno del proyecto, algunos se basan en desarrollar una comprensión más profunda de los requisitos, y otros se deben a solicitudes de los clientes u otras razones.
la planificación inicial ayuda a establecer expectativas que aseguran que el proceso de adquisición se lleve a cabo sin problemas.
Las adquisiciones pueden ocurrir en cualquier momento durante un proyecto
La planificación de los recursos físicos incluye tener en cuenta el plazo para la entrega, movimiento, almacenamiento y disposición de los materiales
La planificación de los recursos físicos implica estimación, así como la cadena de suministro, la logística y la gestión.
Recursos físicos se aplica para cualquier recurso que no sea una persona. Pueden incluir materiales, equipos, software, entornos de prueba, licencias, etc.
Puede haber diferentes categorías de información, tales como interna y externa, sensible y pública, o general y detallada
La planificación de la comunicación se superpone con la identificación, análisis, priorización e involucramiento de los interesados
La planificación de la comunicación para el proyecto implica considerar
¿Quién dispone de la información necesaria?
¿Cuándo y con qué frecuencia se necesita información?
¿Cuál es la mejor manera de proporcionar información?
¿Por qué se debería compartir la información con los interesados?
¿Qué información necesita cada interesado?
¿Quién necesita la información?
Al planificar para el equipo de proyecto, el director del proyecto toma en cuenta la capacidad y la necesidad de que el equipo de proyecto trabaje en el mismo lugar
La composición del equipo de proyecto comienza con la identificación de los conjuntos de habilidades requeridos para cumplir con el trabajo del proyecto.
Esto implica evaluar no solo las habilidades, sino también el nivel de las competencias y los años de experiencia en proyectos similares.
Presupuesto
El presupuesto del proyecto debería incluir fondos de reserva para contingencias con el fin de tener en cuenta la incertidumbre
La línea base de costos a menudo es distribuida a través del cronograma del proyecto para reflejar cuándo se incurrirá en los costos
El presupuesto del proyecto evoluciona a partir de las estimaciones acordadas para el mismo.
Cronogramas
Dependencias
Dependencia interna
Relación entre una o más actividades del proyecto. Este tipo de dependencia puede ser modificable
Dependencia externa
Relación entre las actividades del proyecto y aquellas que no pertenecen al proyecto. Este tipo de dependencia generalmente no se puede modificar
Dependencia discrecional
Relación que se basa en las mejores prácticas o en las preferencias del proyecto. Este tipo de dependencia puede ser modificable
Dependencia obligatoria
Relación que es requerida por contrato o inherente a la naturaleza del trabajo. Este tipo de dependencia generalmente no se puede codificar
Los enfoques predictivos siguen un proceso gradual
Ajustar la secuencia, las estimaciones y los recursos hasta que se logre un cronograma convenido.
Asignar personas y recursos a las actividades en función de la disponibilidad.
Estimar el esfuerzo, la duración, las personas y los recursos físicos necesarios para completar las actividades.
Secuenciar las actividades relacionadas.
Descomponer el alcance del proyecto en actividades específicas
Un cronograma es un modelo para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones, dependencias y demás información de planificación, puede utilizar enfoques predictivos o adaptativos.
Estimación
La planificación implica desarrollar estimaciones del esfuerzo laboral, la duración, los costos, las personas y los recursos físicos.
La fase del proyecto en el ciclo de vida tiene impacto sobre cuatro aspectos asociados a la estimación
Ajuste de estimaciones por incertidumbre.
Estimación basada en flujo
Estimación absoluta y relativa
Estimación determinista y probabilística.
Confianza
Precisión
Exactitud
Rango
Entrega
La planificación comienza con la comprensión del caso de negocio, los requisitos de los interesados y el alcance del proyecto y del producto.
Las variables que influyen en la forma en que se lleva a cabo la planificación del proyecto incluyen
Restricciones legales o regulatorias
Las agencias reguladoras o los estatutos pueden requerir documentos de planificación específicos antes de otorgar una autorización para proceder o con el fin de obtener aprobación para liberar el entregable del proyecto en el mercado.
Condiciones del mercado
Los proyectos de desarrollo de productos pueden llevarse a cabo en un entorno altamente competitivo.
Requisitos organizacionales
La gobernanza, las políticas, los procedimientos, los procesos y la cultura organizacionales pueden requerir que los directores de proyectos produzcan artefactos de planificación específicos
Entregables del proyecto
A menudo, los entregables del proyecto requieren planificación de un modo específico
El enfoque de desarrollo puede influir en cómo, cuánto y cuándo se lleva a cabo la planificación.
La cantidad de tiempo dedicado a la planificación, tanto por adelantado como durante todo el proyecto, debería estar determinada por las circunstancias.
El equipo de proyecto elabora progresivamente documentos iniciales del proyecto, como una declaración de visión, un acta de constitución del proyecto, un caso de negocio o documentos similares para identificar o definir una ruta coordinada para lograr los resultados deseados.
El propósito de la planificación es desarrollar proactivamente un enfoque para crear los entregables del proyecto
La información de planificación es suficiente para gestionar las expectativas de los interesados
El tiempo dedicado a la planificación es adecuado para la situación
Se elabora información evolutiva para obtener los entregables los resultados para los cuales se emprendió el proyecto
Existe un enfoque holístico para entregar los resultados del proyecto
El proyecto avanza de manera organizada, coordinando y deliberada.
Un enfoque adaptativo, especialmente cuando se utilizan métodos ágiles, requiere más de un estilo de liderazgo servicial y puede tener equipos de proyecto autogestionados.
Un enfoque predictivo generalmente implica más énfasis en la planificación inicial, métricas y control.
La cadencia de entrega es uno de los principales impulsores de la entrega de valor en alineación con el caso de negocio y los planes de realización de beneficios
El enfoque de desarrollo y la cadencia de entrega son una manera de reducir la incertidumbre en los proyectos,
Ciclos de vida
Ciclo de vida adaptativo
Al final de cada iteración, el cliente revisa un entregable funcional.
ciclo de vida incremental
Ciclo de vida predictivo
Es donde una fase termina antes de que comience la siguiente
Fases de un ciclo de vida
Las fases del proyecto a menudo tienen una revisión de fase para verificar que los resultados deseados o los criterios de salida para la fase se hayan logrado antes de continuar a la siguiente
Cierre
Despliegue
Prueba
Construcción
Diseño
Viabilidad
Se pueden dividir en categorías del producto, servicio o resultado, del proyecto, y de la organización.
Proyecto
Las variables del proyecto que influyen en el enfoque de desarrollo se centran en los interesados, las restricciones de cronograma y la disponibilidad de fondos
Tamaño y ubicación del equipo de proyecto
Capacidad organizacional
Cultura
Estructura organizacional
Producto, Servicio o Resultado
variables a considerar al seleccionar el enfoque de desarrollo
Regulaciones
Requisitos de seguridad
Riesgo
Opciones de entrega.
Facilidad de cambio
Estabilidad del alcance
Certidumbre en los requisitos
Grado de innovación
Es el medio utilizado para crear y desarrollar el producto, servicio o resultado durante el ciclo de vida del proyecto.
Enfoque Adaptativo
Se establece una visión clara al comienzo del proyecto y los requisitos iniciales conocidos son refinados, detallados, cambiados o reemplazados de acuerdo con los comentarios del usuario, el entorno o eventos inesperados
Son útiles cuando los requisitos están sujetos a un alto nivel de incertidumbre y volatilidad y es probable que cambien a lo largo del proyecto.
Enfoque Híbrido
Es útil cuando hay incertidumbre o riesgo en torno a los requisitos, cuando los entregables pueden ser modularizados, o cuando hay entregables que pueden ser desarrollados por diferentes equipos de proyecto, a menudo utilizan un enfoque de desarrollo iterativo o incremental.
Es una combinación de enfoques adaptativos y predictivos
Enfoque Predictivo
El alcance, cronograma, costo, necesidades de recursos y riesgos pueden quedar bien definidos en las fases tempranas del ciclo de vida del proyecto, y son relativamente estables
Es útil cuando los requisitos del proyecto y del producto pueden definirse, recopilarse y analizarse al comienzo del proyecto
Se refiere al momento y a la frecuencia de los entregables del proyecto.
Entrega Continua
Es la práctica de entregar incrementos de funcionalidad a los clientes en forma inmediata, a menudo a través del uso de pequeños lotes de trabajo y tecnología de automatización.
Entregas Periódicas
Las entregas periódicas son similares a las entregas múltiples, pero están en un cronograma de entrega fijo, como mensual o bimensual.
Entregas Múltiples
Un proyecto puede tener múltiples componentes que se entregan en diferentes momentos a lo largo de todo el proyecto.
Entrega Única
Se hace una sola entrega al final del proyecto.
Un ciclo de vida del proyecto que consta de fases que facilitan la cadencia de entrega y el enfoque de desarrollo necesarios para elaborar los entregables del proyecto.
Un ciclo de vida del proyecto que consiste en fases que conectan la entrega de valor del negocio y el valor para los interesados desde el comienzo hasta el final del proyecto
Enfoques de desarrollo que son conscientes con los entregables del proyecto
