LAURA YURANY ARCILA ACOSTA ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)
ARTICULO DECIMO
Comunicaciones oficiales recibidas
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
ARTICULO NOVENO
Conservación documental
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. " Cartuchos de disco
flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y
magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2
,libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las
tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir
acidez al soporte.
ARTICULO OCTAVO
Control de comunicaciones oficiales
Las unidades de
correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte
de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTÍCULO SÉPTIMO
Comunicaciones internas
Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y
sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o
automatizados.
ARTICULO SEXTO
Numeración de actos administrativos
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con
la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTICULO QUINTO
Procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas
manuales, mecánicos o automatizados.
ARTICULO CUARTO
Firmas responsables
Toda entidad debe establecer en
los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para
firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
ARTICULO TERCERO
Unidades de Correspondencia
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia
en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá
unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter
oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo
electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que
rigen la administración pública.
ARTICULO SEGUNDO
Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del
cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la Ley.
ARTICULO PRIMERO
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
